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费用申请与审批管理标准手册

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于公司内部所有因公产生的合理支出管理，涵盖员工日常办公、业务开展、项目执行等过程中的费用申请与审批流程。典型应用场景包括：

日常办公支出：如办公用品采购、快递服务、通讯费等；

差旅相关支出：如员工因公出差的交通、住宿、市内交通及伙食补助等；

会议与培训支出：如组织内部会议、外部培训的场地租赁、物料制作、讲师费用等；

业务开展支出：如客户接待（需符合商务规范）、市场调研、样品采购等；

项目专项支出：如特定项目所需的设备租赁、第三方服务费等。

二、费用申请与审批全流程操作指南

（一）申请前准备

明确费用性质与依据：确认费用属于因公支出且符合公司费用管理制度，提前知晓对应费用类型的报销标准（如差住宿上限、招待费人均标准等）。

整理支出证明材料：根据费用类型准备相关材料，例如：

办公用品采购：需提供供应商报价单或采购清单；

差旅费用：需附行程说明（含出差事由、地点、时间）；

会议/培训：需附会议通知、议程或培训方案。

填写《费用申请表》：参照本手册“三、标准费用申请表模板”逐项填写，保证信息真实、完整，金额计算准确。

（二）提交申请

线上/线下提交：通过公司OA系统或线下将填写完整的《费用申请表》及附件材料提交至部门负责人；如遇紧急事项（需提前说明），可同步抄送财务部门预沟通。

标注紧急程度：非紧急事项常规处理；紧急事项需在申请表“备注”栏注明“加急”，并简要说明紧急原因（如客户现场需求、项目节点要求等）。

（三）部门负责人审核

审核内容：

费用与部门工作计划的关联性（是否符合年度/月度预算）；

支出标准是否符合公司规定；

申请材料是否完整、逻辑是否清晰（如出差事由与岗位匹配度）。

审核结果处理：

符合要求：签署“同意”意见并提交至财务部门；

不符合要求：注明驳回原因（如“超预算”“事由不充分”）并退回申请人修改。

时限要求：常规事项需在2个工作日内完成审核；紧急事项需在1个工作日内完成。

（四）财务部门复核

复核内容：

表单填写规范性（如金额大小写是否一致、申请人签字是否完整）；

附件材料合规性（如采购报价单是否含供应商信息、行程说明是否有部门负责人签字）；

费用金额与报销标准的匹配度（如住宿费是否超标、招待费是否符合频次要求）。

复核结果处理：

通过复核：签署“同意复核”意见并提交至对应审批层级；

不通过复核：注明复核问题（如“附件缺失”“金额计算错误”）并退回申请人补充修正。

时限要求：常规事项需在3个工作日内完成；紧急事项需在1个工作日内完成。

（五）分级审批

根据费用金额划分审批权限，具体

费用金额（元）

审批人

以下（含）5000

部门负责人

5000-20000（含）

分管副总经理

20000以上

总经理

审批要求：审批人需重点关注费用的必要性、合理性及预算匹配度，签署“同意”或“不同意”意见并注明理由（如“建议优化方案”“另行专项申请”）。

（六）审批通过后执行与归档

付款安排：财务部门在收到最终审批通过的《费用申请表》后，按公司资金支付流程安排付款（如银行转账、备用金发放），预计到账时间为3-5个工作日（特殊情况除外）。

费用报销：若为预支款项，申请人需在费用发生后的10个工作日内，凭实际支出凭证（如合规收据、行程单等）完成报销冲补，多退少补。

档案归档：财务部门对审批完成的《费用申请表》及附件材料按月整理归档，保存期限不少于3年；部门可留存复印件备查。

三、标准费用申请表模板及填写说明

（一）费用申请表模板

申请编号

（系统自动）

申请日期

年月日

申请人

*某三

所属部门

市场部

联系方式

（内部短号）

费用类型

□办公□差旅□会议□其他

费用事由

参加行业展会，采购宣传物料

费用明细

序号

费用项目

金额（元）

备注

1

展会booth租赁

8000

3天展期

2

宣传册印刷

3000

500份

3

市内交通费

500

往返展会

合计金额

11500

大写

壹万壹仟伍佰元整

附件清单

1.展会邀请函；2.租赁报价单；3.印刷方案

部门负责人意见

签字：

日期：

年月日

财务审核意见

签字：

日期：

年月日

分管领导意见

签字：

日期：

年月日

总经理意见

签字：

日期：

年月日

备注

（二）填写说明

申请编号：由OA系统自动，无需手动填写；

费用类型：根据实际情况在对应方框内打“√”；

费用明细：需逐项列明，不得合并填写（如“交通费+住宿费”需拆分为两项）；

备注栏：可填写特殊说明（如“需提前支付定金”“与项目相关”等）；

签字栏：所有审批人需手写签字，不得代签或电子签（紧急事项可先通过OA审批后补签）。

四、操作要点与风险提示

（一）核心操作要点

信息一致性：申请人姓名、部门、费用事由等信息需与实际支出完全一