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标准化采购申请及审批流程模板

一、适用范围与业务场景

二、标准化操作流程步骤

（一）采购需求发起

需求确认：申请人根据部门工作计划或实际工作需要，明确所需采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途及预算总额，保证需求描述清晰、具体。

填写申请单：登录公司采购管理系统（或使用纸质版模板），完整填写《采购申请单》（详见第三部分模板表格），相关需求说明（如技术参数、服务要求等附件），提交至部门负责人审核。

（二）部门负责人审核

必要性审核：部门负责人重点审核采购需求的合理性，确认该需求是否符合部门年度工作计划、是否为必备资源，避免重复采购或过度采购。

预算初审：核对申请预算与部门年度预算的匹配度，保证预算金额在部门可控范围内；若超预算，需在申请单中注明“超预算”及预算调整原因，并同步提交至财务部门预审。

签字确认：审核通过后，在《采购申请单》“部门负责人意见”栏签字，并注明审核日期，流转至下一环节（财务审核或领导审批）。

（三）财务部门审核

预算合规性审核：财务部门接收申请单后，重点审核：

预算金额是否符合公司财务制度及年度预算批复；

资金来源是否明确（如部门预算、专项费用等）；

超预算申请是否已履行预算调整流程。

价格合理性评估：对常规物品/服务，参考历史采购价格或市场均价，评估预估单价的合理性；对大额或特殊采购，可要求申请人提供至少3家供应商的报价对比。

反馈意见：审核通过后，在“财务审核意见”栏签字；若审核不通过，注明原因并退回申请人修改，重新发起流程。

（四）分级领导审批

根据采购金额及重要性，实行分级审批制度（示例，企业可根据自身规模调整）：

小额采购（预算金额≤5000元）：由部门总监审批，在“领导审批意见”栏签字确认。

中额采购（5000元＜预算金额≤50000元）：由分管副总审批，重点审核采购事项对业务的影响及成本效益。

大额采购（预算金额＞50000元）：需提交总经理审批，必要时召开采购评审会，综合评估需求必要性、供应商资质及价格竞争力。

（五）采购执行与反馈

采购执行：审批通过后，《采购申请单》流转至采购部门，采购专员根据申请单要求：

按公司《供应商管理办法》选择合格供应商（优先从合格供应商名录中筛选）；

完成询价、比价、谈判（如需），签订采购合同/订单，明确交付时间、质量标准及付款方式。

进度反馈：采购过程中，若遇供应商无法满足需求或需调整采购细节，及时反馈至申请部门及审批人，协商一致后更新申请单内容。

（六）验收与结算

物品/服务验收：采购物品到货或服务完成后，由申请部门牵头组织验收（可邀请技术、质量部门参与），对照采购申请单及合同要求，核对数量、规格、质量等，填写《验收确认单》。

结算处理：验收合格后，采购部门将《采购申请单》《采购合同》《验收确认单》等材料提交财务部门，财务部门审核无误后办理付款结算，完成全流程闭环。

三、采购申请单模板表格

申请基本信息

申请单号

（系统自动）

申请日期

年月日

申请人

*

所属部门

采购类型□物品采购□服务采购

预算总额（元）

大写：小写：

采购物品/服务明细

序号

名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

供应商建议（可选）

1

2

…

…

…

…

…

…

…

…

…

审批流程

审核环节

审核人

审核意见

签字

日期

部门负责人

*

年月日

财务审核

*

年月日

领导审批

*

（根据金额分级）

年月日

采购部门确认

*

已接收采购任务

年月日

备注信息|1.紧急采购说明（如需）：□是□否，原因：_________________________2.其他需说明事项：_________________________|

四、操作要点与注意事项

（一）预算与成本控制

申请前需确认部门可用预算，严禁无预算采购或超预算采购（特殊紧急情况需经总经理特批后，3个工作日内补办预算调整手续）。

大额采购（≥5万元）应至少提供2家供应商的报价对比，保证价格公允；对长期采购的物品，可与供应商签订年度框架协议，锁定价格优惠。

（二）信息准确性与完整性

采购申请单中物品名称、规格型号、数量等信息需与实际需求一致，避免因描述模糊导致采购错误或供应商无法匹配。

附件（如技术图纸、服务方案等）需完整，保证采购部门及供应商清晰理解需求，减少后续沟通成本。

（三）审批时效管理

各审批环节应在收到申请后1-2个工作日内完成审核（紧急采购标注后需4小时内反馈），若因故无法及时审批，需提前告知申请人及下一环节审批人。

全流程审批时限原则上不超过5个工作日（特殊情况除外），避免因审批延迟影响业务开展。

（四）合规与风险防控

采购需严格遵守公司《采购管理制度》，禁止向不合格供应商或存在关联关系的供应商采购（需提前申报并经合规部门审核）。