会议组织与记录管理办法.docxVIP

会议组织与记录管理办法

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司各类会议的组织流程，提高会议效率与决策质量，确保会议记录的准确性、完整性和可追溯性，特制定本办法。本办法旨在为公司会议管理提供标准化指导，促进有效沟通与协作，保障各项工作顺利推进。

1.2适用范围

本办法适用于公司内部及与公司业务相关的各类正式会议，包括但不限于决策会议、工作例会、专题研讨会、项目推进会等。公司各部门及全体员工均应遵照执行。

1.3基本原则

会议组织与记录管理应遵循以下原则：

必要性原则：确有议题需要讨论、决策或信息同步时方可组织会议，避免不必要的会议。

效率性原则：精心规划会议议程，控制会议时长，鼓励言简意赅，确保会议高效进行。

规范性原则：会议组织流程、参会行为、记录格式等应符合本办法规定。

成果导向原则：会议应聚焦议题，致力于达成明确的结论或形成具体的行动计划。

保密性原则：对于涉及公司机密信息的会议内容及记录，相关人员应严格遵守保密规定。

二、会议组织职责

2.1会议发起者/召集人

会议发起者或召集人通常为部门负责人、项目负责人或相关议题的负责人，其主要职责包括：

评估会议的必要性与可行性。

明确会议议题、目标、预期成果。

初步拟定会议时间、地点、参会人员范围。

组织准备会议所需的背景材料、议案等，并提前分发。

若需，指定会议主持人和记录人。

2.2会议主持人

会议主持人负责会议的现场组织与引导，其主要职责包括：

确保会议按既定议程进行，控制会议节奏和时长。

引导参会人员围绕议题充分讨论，鼓励积极发言，平衡各方意见。

及时总结讨论要点，促成会议决议或共识的形成。

确保会议记录人准确记录会议关键信息。

宣布会议结束，并明确后续行动安排。

2.3参会人员

参会人员应履行以下职责：

提前阅读会议材料，做好参会准备。

准时参会，因故无法参会应提前向会议召集人或主持人请假。

积极参与讨论，发表建设性意见，遵守会议纪律。

对会议决议或形成的行动计划予以确认，并承担相应责任。

保守会议秘密，未经许可不得泄露会议涉密内容。

2.4记录人

记录人负责会议过程的客观、准确记录，其主要职责包括：

提前了解会议议题和议程，熟悉相关背景材料。

完整记录会议时间、地点、参会人员、缺席人员、会议议题、讨论过程、关键发言、决议事项、行动方案（含负责人及时限）等。

会议结束前，就记录的关键内容（尤其是决议和行动项）向主持人和参会人员进行确认。

三、会议组织流程

3.1会前准备

3.1.1议题与目标确认

会议发起者应首先明确会议要解决的核心问题和期望达成的目标，确保议题清晰、具体。对于复杂议题，可事先与相关人员进行预沟通。

3.1.2会议要素确定

时间：选择对主要参会人员均方便的时间段，避免与重要工作冲突，并预留必要的准备和缓冲时间。

地点：根据参会人数和会议需求选择合适的会议室，确保设施（如投影、音响、网络）正常。

参会人员：根据议题相关性和决策权限确定参会人员名单，避免无关人员参与，确保必要人员到场。

3.1.3会议材料准备与分发

会议发起者或相关负责人应准备好会议议程、背景资料、待审议文件等，并至少在会议前一个工作日（特殊紧急会议除外）分发给所有参会人员，以便其提前审阅和准备。

3.1.4会议通知

会议通知应包含会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题、需准备事项及会议材料等信息，可通过公司内部通讯工具或邮件等方式发送。

3.2会中管理

3.2.1签到

会议开始前，可进行简单签到，以掌握实际参会情况。

3.2.2议程宣导

主持人开场时，应简要介绍会议背景，明确会议议程和目标，重申会议纪律。

3.2.3议题讨论与引导

主持人引导参会人员逐一讨论议题，鼓励充分发表意见，对跑题或过长的发言应及时提醒和引导，确保讨论高效聚焦。

3.2.4时间控制

主持人应严格控制各议题的讨论时间，确保会议按计划进行，必要时可调整议程顺序或压缩个别议题时间。

3.2.5决议形成与确认

对于需要决策的议题，主持人应在充分讨论的基础上，引导形成明确的决议。决议应清晰、具体，避免模糊不清。

3.3会后跟进

3.3.1会议记录整理与分发

记录人应在会议结束后一个工作日内，整理完成会议纪要。会议纪要经主持人审核确认后，分发给相关参会人员及需要知晓会议结果的部门或人员。

3.3.2行动项跟踪与督办

会议决议的各项行动方案，由相关负责人按照会议要求组织落实。会议发起部门或主持人应负责对行动项的进展情况进行跟踪和督办，确保各项工作按时完成。

3.3.3会议资料归档

会议纪要、会议通知、参会签到表、会议材料等相关文件应按照公司档案管理规定进行整理、归档，以备查阅。

四、会议记录规范

4.1记录内容要求

会议记录应包含以下核心内容：

会议基本信息：会议名称、会议编号（如有