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文档撰写规范手册

前言

为统一组织内部文档的撰写标准，提升文档的专业性、可读性与规范性，保证信息传递准确高效，特制定本手册。本手册适用于各类正式文档的撰写过程，旨在为文档作者提供清晰的指引，降低沟通成本，保障文档质量的一致性。

一、手册的应用场景与价值定位

（一）适用文档类型

本规范手册覆盖组织内部及对外交流的各类文档，包括但不限于：

制度流程类：管理制度、操作规范、流程说明等；

项目报告类：立项报告、进度汇报、结项总结、可行性分析等；

产品技术类：产品需求文档（PRD）、技术方案、用户手册、API文档等；

商务协作类：合作方案、会议纪要、招投标文件、合同附件等；

培训材料类：培训课件、操作指引、知识库条目等。

（二）核心价值

统一标准：通过格式、术语、逻辑的规范，消除文档差异，避免理解歧义；

提升效率：标准化流程减少反复修改时间，加速文档审批与传递；

保障质量：明确撰写要点，保证内容完整、准确、专业，增强文档权威性；

知识沉淀：规范化的文档更易于归档、检索与复用，促进组织知识积累。

二、文档撰写的标准化操作流程

（一）阶段一：明确目标与受众

定位文档核心目的

撰写前需明确文档的核心目标（如“指导操作”“汇报进度”“规范制度”等），保证所有内容围绕目标展开；

示例：若为“操作规范”，需聚焦“步骤清晰、风险提示明确”；若为“立项报告”，需突出“市场价值、可行性分析、资源需求”。

分析受众特征

确定文档的主要阅读对象（如内部员工、管理层、客户、合作伙伴等），根据受众的知识背景、需求调整内容深度与表达方式；

示例：面向技术人员的方案需包含详细参数与逻辑说明，面向管理层的报告需侧重结论与数据支撑。

（二）阶段二：搭建文档结构框架

确定标准章节结构

根据文档类型选择基础框架，通用结构建议包含：封面、目录、（引言/背景、主体内容、结论/建议）、附录、版本历史；

示例：

制度流程类：封面→目录→总则（目的/适用范围）→具体内容（职责/流程/标准）→附则（解释权/生效日期）→版本历史；

项目报告类：封面→目录→项目背景→目标与范围→实施过程→成果与问题→总结与建议→附录→版本历史。

细化层级逻辑关系

采用“总-分”结构，章节标题需简洁明确，体现内容核心（建议不超过15字）；

层级编号统一为“一、→（一）→1.→（1）→①”，避免层级混乱。

（三）阶段三：规范内容撰写要求

内容完整性

保证文档包含核心要素，例如：

制度类需明确“目的、适用范围、职责部门、具体流程、奖惩措施”；

技术方案需包含“背景、目标、技术架构、实现步骤、测试方案、风险应对”。

表述准确性

数据需标注来源（如“根据2023年Q3销售数据”），避免模糊表述（如“大概”“可能”）；

术语统一：首次出现专业术语时需标注解释（如“API（应用程序接口）”），全文保持一致。

逻辑清晰性

段落间使用过渡句衔接，例如：“基于上述问题，本次优化重点从以下三方面展开……”；

复杂内容可采用分点、分表或流程图呈现（如“操作步骤共分为3步，如下表所示”）。

（四）阶段四：格式排版与视觉呈现

基础格式规范

字体：标题用黑体/宋体加粗，用宋体/微软雅黑，字号建议：一级标题三号、二级标题四号、五号；

段落：首行缩进2字符，行距1.5倍，段前段后间距0.5行；

页码：封面不显示页码，目录从开始用阿拉伯数字（如“-1-”），页脚居中。

图表与公式规范

图表需按“图1-1流程示意图”“表2-1项目进度表”格式编号，标题置于图表上方；

公式需用公式编辑器输入，编号右对齐（如“(1-1)”），并在下方注明变量含义。

（五）阶段五：审核修订与发布归档

三级审核流程

自审：作者对照规范检查内容完整性、逻辑性、格式一致性；

互审：由相关业务负责人审核内容准确性（如技术方案由技术主管审核）；

终审：由部门负责人/文档管理委员会审批，确认无误后定稿。

版本管理与归档

文档命名规则：“文档类型-主题版本号-日期”（如“管理制度-人事管理V2.0）；

定稿后至组织文档管理系统，标注“已发布”状态，并同步更新版本历史表（详见附录）。

三、标准化与示例表格

（一）文档封面页模板

[组织名称]文档封面

文档标题

（居中，二号黑体）

文档类型

（如：制度/报告/方案）

版本号

V[X.X]

编制部门

编制人

*

审核人

*

批准人

*

发布日期

YYYY年MM月DD日

密级

（如：内部公开/机密）

（二）章节结构模板（以“项目进度报告”为例）

一、项目背景

（一）项目立项目标

（二）当前阶段概述

二、进度完成情况

（一）已完成任务清单（详见表2-1）

（二）未完成任务及原因分析

三、存在问题与风险

（一）当前面临的主要问题

（二）风险应对措施

四、下一步工作计划

（一）核心任务与时间节点

（二）资源需求与协调