项目会议计划安排及执行跟进表.docVIP

项目会议计划安排及执行跟进表工具说明

一、适用场景与价值

在项目管理中，会议是同步目标、协调资源、解决问题的重要载体。本工具适用于项目全周期内的各类会议场景，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、范围、分工及关键节点，统一团队认知；

阶段例会（如周会/双周会）：跟踪进度、同步风险、协调跨部门协作；

专题研讨会：针对技术难点、需求变更、资源调配等具体问题深入讨论；

项目复盘会：总结阶段性成果与不足，优化后续工作流程。

通过标准化会议计划与执行跟进，可避免“会前准备不足、会中讨论低效、会后行动落空”的常见问题，保证会议成果转化为实际进展，提升项目管理的透明度与执行力。

二、操作流程详解

（一）会前准备：明确目标与框架

确定会议核心目标

根据项目当前阶段需求，明确本次会议需解决的核心问题（如“确认Q3开发里程碑”“解决测试环境资源冲突”），避免目标模糊导致会议偏离主题。

示例：若项目进度滞后，会议目标可设定为“分析滞后原因，制定赶工计划并明确责任分工”。

锁定参会人员与角色

核心参会人：与会议目标直接相关的决策者、执行者（如项目经理、开发负责人、测试负责人）；

列席人员：需知晓信息但无需参与讨论的成员（如产品助理、文档专员）；

角色分工：明确主持人（控制流程、引导讨论）、记录人（实时记录要点与行动项）、时间管理员（提醒议程进度）。

制定会议议程与材料准备

按目标拆解议程，明确每个环节的讨论主题、时长及负责人（如“进度汇报（15分钟，开发组长）”“风险讨论（20分钟，项目经理）”）；

提前1-2天分发会议材料（如项目进度表、问题清单、方案草案），保证参会人预读并准备意见。

发送会议通知

通知内容需包含：会议主题、时间（起止时间+时区）、地点（线上会议/线下会议室）、议程概要、参会人员、需准备的材料，以及“请准时参加，无特殊情况不得请假”的提示。

（二）会中执行：聚焦讨论与产出

开场与目标重申（5分钟内）

主持人简要说明会议目标、议程及时长规则，提醒记录人重点记录“决议事项”与“行动项”，保证全员聚焦。

按议程推进讨论

针对每个议题，先由负责人汇报背景/现状，再引导参会人围绕“问题是什么、原因是什么、如何解决”的逻辑讨论；

避免冗长的背景重复，对偏离主题的发言及时引导（如“这个话题与当前目标关联度不高，可会后单独沟通”）；

关键分歧点需当场明确结论（如“需求优先级按用户价值排序，*产品负责人确认最终版本”）。

记录关键信息与行动项

记录人需实时记录：讨论要点（特别是不同意见）、最终决议、行动项（具体任务、负责人、截止时间）；

行动项需符合“SMART原则”（如“完成用户登录模块开发（*开发工程师，2024-08-15前）”而非“尽快完成开发”）。

会议总结与确认（5分钟内）

主持人总结本次会议成果（决议、行动项），逐条确认负责人与截止时间，记录人同步整理纪要初稿。

（三）会后跟进：闭环管理与进度跟进

整理并分发会议纪要（会后24小时内）

纪要内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议程回顾、讨论要点、决议事项、行动项列表（含负责人、截止时间）、后续跟进计划；

通过邮件或项目管理工具（如钉钉、飞书）发送纪要，抄送所有参会人及相关方，并标注“请确认收到，如有异议请在2小时内反馈”。

行动项跟踪与更新

责任人需按截止时间完成行动项，并在项目管理工具中更新状态（如“进行中”“已完成”“需延期”）；

若需延期，需提前说明原因及新完成时间，由项目经理评估对项目的影响。

定期回顾与闭环

主持人/项目经理每周检查行动项完成情况，在下次例会中通报滞后项及解决进展；

对已完成行动项，由记录人归档相关成果（如文档、代码、测试报告），保证“事事有闭环，件件有落实”。

三、模板表格示例

项目会议计划安排及执行跟进表

会议基本信息

会议主题

项目Q3里程碑评审会

会议时间

2024-08-0514:00-16:00

会议地点

线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

*项目经理

记录人

*项目助理

参会人员（核心）

开发组长、测试负责人、产品经理、运维工程师

参会人员（列席）

文档专员、UI设计师

会议议程

时长

负责人

讨论要点/目标

进度汇报

30分钟

*开发组长

Q3开发任务完成情况、滞后风险

测试计划评审

40分钟

*测试负责人

测试范围、资源需求、风险预案

资源协调

20分钟

*项目经理

开发/测试环境资源分配方案

下周计划确认

20分钟

全员

各模块下周任务优先级与交付节点

会议纪要

讨论要点

1.开发进度：用户模块完成80%，订单模块滞后5天（原因：第三方接口调试延迟）；2.测试计划：需增加2名测试工程师，8月10日前到岗；3.资源需求：测试环境需额外配置2台服务器，运维负责8月8日前部署。

决议事项

1.订单模块优先级提升，开发组长