行业材料采购订单与合同管理模板.docVIP

一、行业应用场景概述

二、标准化操作步骤指南

（一）采购需求发起与审批

需求提报：采购部门收到使用部门（如生产部、项目部、行政部）提交的《材料需求申请表》，需明确材料名称、规格型号、数量、质量标准、期望交付时间及预算金额。

需求复核：采购专员核对需求合理性（如数量与生产/项目计划匹配度、预算是否符合公司财务制度），必要时与技术部门确认技术参数。

审批流转：需求表经部门负责人经理审批后，报至采购总监总监或分管领导*总审批，审批通过后正式纳入采购计划。

（二）供应商寻源与评估

供应商筛选：根据材料类型，通过招标、询价、合作供应商库推荐等方式收集至少3家合格供应商信息，需核查其营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证）、过往合作业绩及信誉。

比价议价：向供应商发出《采购询价单》，要求明确报价含税价、交付周期、运输方式、质保条款等，采购部门对比价格、质量及服务，形成《供应商比价分析报告》。

确定供应商：结合比价结果及战略合作关系，选定最终供应商，报采购负责人*经理确认。

（三）采购订单编制与确认

订单：采购专员根据审批后的需求及供应商信息，填写《采购订单模板》，注明订单编号、采购方与供应商全称、材料明细（名称、规格型号、单位、数量、单价、金额）、交付要求（时间、地点、验收标准）、付款方式、违约责任等核心条款。

内部审核：订单经采购部门自审、财务部门审核（重点核对价格、付款条款与预算匹配度），最终由采购总监*总监签署。

供应商确认：将盖章后的采购订单正式发送供应商，要求其在2个工作日内书面确认（如盖章回传），保证双方对订单内容无异议。

（四）采购合同拟定与审核

合同起草：基于采购订单，使用《采购合同模板》拟定正式合同，补充法律条款：如标的物所有权转移时间、质量异议期限（一般为交付后15天内）、不可抗力处理、争议解决方式（协商/仲裁/诉讼）等。

法务审核：合同提交公司法务部门或外聘律师审核，重点排查条款合法性（如违约责任是否合理、知识产权归属是否明确）、权利义务对等性及潜在风险点。

最终审批：审核通过后，合同由采购负责人经理、法定代表人总签字，并加盖公司公章，形成正式文本。

（五）合同签署与生效管理

双方签署：采购部门将合同正本（一式两份或三份）送达供应商，双方加盖公章（或合同专用章）后，正本由采购部门、财务部门、供应商各执一份，若涉及项目部使用，可增加一份现场留存。

生效备案：合同签署后1个工作日内，在《合同台账》中登记合同编号、签订日期、标的物金额、履行期限等信息，同步扫描电子版归档至公司管理系统，保证可追溯。

（六）履约跟踪与交付验收

进度跟踪：采购专员每周跟进供应商生产/备货进度，保证按订单约定时间交付，若可能延期，提前3天协调供应商并提供书面说明，同步调整内部计划。

现场验收：材料送达后，由使用部门、质检部门、采购部门共同验收：

数量核对：清点实物与订单数量是否一致，短缺部分当场记录并由供应商签字确认；

质量检验：依据合同约定的质量标准（如国标、行标或技术图纸）进行检测，出具《材料验收报告》，合格材料入库，不合格材料拒收并要求供应商在3天内更换或退款。

（七）付款结算与财务对接

单据提交：供应商凭合格《验收报告》、供应商开具的合规发票（需与合同主体一致）、采购订单复印件，向采购部门提交《付款申请单》。

财务审核：财务部门核对单据完整性（验收报告、发票、订单三者信息一致），确认无误后按合同约定付款节点（如预付款、到货款、质保金）办理付款。

质保金管理：合同约定质保金比例一般为5%-10%，质保期满（如交付后6个月）且无质量问题时，由使用部门出具《质保金解除通知》，财务部门向供应商支付尾款。

（八）资料归档与复盘优化

归档整理：采购订单、合同、验收报告、付款凭证等资料，在每笔采购结束后10个工作日内由采购专员统一整理，按“订单编号-合同编号-供应商名称”分类归档（电子版+纸质版），保存期限不少于合同终止后5年。

复盘优化：每季度对采购数据（如价格波动、供应商交付及时率、质量合格率）进行分析，针对高频问题（如验收不合格、延期交付）推动供应商改进或优化采购策略，持续提升管理效率。

三、核心工具模板清单

（一）采购订单模板

订单编号

PO-2024-X

订单日期

采购方信息

供应商信息

公司名称：

公司名称：

地址：

地址：

联系人：*联系人

联系人：*联系人

电话：*电话

电话：*电话

材料明细

序号

材料名称

规格型号

单位

1

钢材

Q235B20mm

吨

2

电子元器件

IC芯片STM32F103

个

合计金额（大写）

人民币伍万柒仟伍佰元整

合计金额（小写）

￥57,500.00

交付要求

交付时间：2024年X月X日前

交付地点：采购方工厂仓库

运输方式：供应商负责送货上门

付款方式

□预付30%□到货付70