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采购审批及成本控制申请模板使用指南

一、适用情形与发起时机

常规物资采购：办公耗材、生产辅料、低值易耗品等日常运营所需物品的采购申请；

项目专项采购：新产品研发、市场活动、工程项目等专项任务中涉及的设备、材料或服务采购；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的采购需求；

供应商替换或新增：现有供应商无法满足需求或需引入新供应商时的采购申请；

成本优化类采购：通过替换高成本物品、批量采购等方式降低成本的采购方案。

发起时机：采购需求明确后、实际下单前，需通过本模板完成审批流程，未经审批不得执行采购。

二、全流程操作指引

第一步：申请人发起申请

操作人：采购需求提出人（如部门专员、项目负责人*）；

动作：

填写《采购审批及成本控制申请单》基础信息（申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购用途等）；

详细列出采购物品/服务的明细（名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、供应商信息等）；

附件准备：如需提供比价记录、市场调研报告、历史采购价格参考、项目需求说明等支撑材料，需一并或提交纸质版；

初审：确认信息无误后，提交至部门负责人审核。

第二步：部门负责人审核

操作人：申请部门负责人（如部门经理*）；

审核重点：

采购需求是否符合部门工作计划及实际需要；

采购物品/服务的规格、数量是否合理，是否存在过度采购；

附件材料是否齐全（如紧急采购需说明紧急原因）；

动作：

符合要求：签字确认后流转至财务部；

不符合要求：退回申请人并注明修改意见，申请人调整后重新提交。

第三步：财务部成本审核

操作人：财务部成本控制专员或财务经理*；

审核重点：

预算匹配性：采购申请是否在部门年度/月度预算范围内，预算外采购需说明资金来源；

成本合理性：预估单价是否与历史采购价格、市场均价一致，差异较大的需提供比价依据；

成本控制建议：对可优化的成本点（如批量折扣、替代方案）提出修改意见；

动作：

审核通过：签字确认后流转至管理层审批；

审核不通过：退回申请部门并说明理由，申请部门调整后重新提交。

第四步：管理层审批

操作人：根据采购金额分级审批（如：

金额≤5000元：部门负责人+财务部双审即可；

5000元＜金额≤20000元：分管副总*审批；

金额＞20000元：总经理*审批）；

审批重点：

采购事项是否符合公司战略及年度目标；

大额采购的必要性及成本效益分析；

特殊采购（如独家供应商、超预算采购）的合理性；

动作：

审批通过：签字确认，流程结束，申请单转至采购部执行；

审批不通过：退回申请人并注明意见，终止流程或重新申请。

第五步：采购执行与归档

操作人：采购部专员*；

动作：

接到审批通过申请单后，按照指定供应商、规格、数量执行采购；

采购完成后，将采购合同、订单、发票等材料与申请单一并交至行政部/档案室归档；

如实际采购金额与申请预估差异超过10%，需及时反馈财务部备案。

三、申请单模板及填写说明

采购审批及成本控制申请单

一、申请基本信息

申请单号

申请部门

申请人

*

联系方式

申请日期

预计到货日期

采购用途

（需详细说明，如“项目办公设备采购”“生产车间辅料补充”）

二、采购明细清单

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

1

2

3

合计金额（大写）

合计金额（小写）

三、预算与成本控制信息

预算科目

预算金额（元）

申请金额占预算比例

是否超预算

成本优化说明（如批量采购、替代方案等）

附件清单（可附后）

□比价记录□市场调研报告□项目需求说明□其他：

四、审批流程记录

审核环节

审核人

审核意见

签字

部门负责人审核

财务部成本审核

分管副总/总经理审批

填写说明：

“申请单号”由行政部/采购部统一编制，格式为“CG-年月-流水号”（如“CG-202405-001”）；

“规格型号”“供应商信息”等需填写完整，保证可追溯；

“预估单价”需提供市场询价或历史价格依据，避免随意填写；

“附件清单”勾选需提供的材料，未勾选但实际需补充的，审核环节有权要求补件。

四、关键要点与风险提示

信息真实准确：申请人需对填写信息的真实性、完整性负责，严禁虚报、瞒报采购需求或预估价格；

预算优先原则：未纳入预算的采购需提前提交预算调整申请，经审批后方可发起采购流程；

附件完整性：常规采购需提供至少2家供应商的比价记录，大额采购需附成本效益分析报告；

审批时限：各环节审核人需在2个工作日内完成审批，紧急采购可标注“加急”，审批时限缩短至1个工作日；

紧急采购处理：因突发事件无法走完常规流程的，需先通过电话/口头向分管副总及财务部报备，事后1个工作日内补全申请手续；

归档要求：采购执行完成后，申请单及附件需在3个工作日内交至档案室，保存期限不少于3年。

通过规范使用本模板，可有效实现采购事前控制、降低采购成本、提升采购透明度，