会议纪要标准化撰写与存档模板.docVIP

会议纪要标准化撰写与存档模板

一、适用范围与常见场景

本模板适用于企业内部各类会议的纪要撰写与存档，包括但不限于：

项目例会：同步项目进度、解决跨部门协作问题、明确下一阶段任务；

部门协调会：对接资源分配、流程优化、目标对齐等跨部门议题；

决策会议：重要方案评审、预算审批、制度修订等需形成明确结论的会议；

专题研讨会：针对特定问题（如技术难点、市场策略）的深度讨论与方案输出。

通过标准化模板，保证会议信息传递准确、行动责任明确、历史记录可追溯，提升会议效率与管理规范。

二、标准化撰写流程（分步详解）

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心信息

提前与会议主持人确认会议主题、目标、议程、时间、地点、参会人员范围（含必到/可选人员）及需提前准备的资料（如项目数据、方案草案）。

准备记录工具与模板

电子版：本模板，提前填写“会议基本信息”部分（如会议名称、日期、地点等），预留空白区域供会中填写；

辅助工具：准备录音设备（需提前征得主持人同意）、思维导图软件（梳理讨论逻辑）或shorthand符号（提升记录速度）。

梳理会议背景与议题关联

若会议为系列会议（如项目周会），需回顾上次会议纪要中的“行动项完成情况”，保证本次会议讨论与前期工作衔接。

（二）会中记录：聚焦关键信息，避免遗漏

区分“讨论内容”与“结论/决议”

讨论内容：客观记录各方观点（如“*技术部认为当前方案存在数据兼容性问题，建议优先优化接口”），不添加个人判断；

结论/决议：明确最终确定的结论（如“会议决定暂不调整方案，由*技术部在3个工作日内提供兼容性测试报告”），需标注“决议”“最终确认”等关键词。

重点记录“行动项”（ActionItems）

行动项是会议纪要的核心，需包含“任务描述、负责人、截止时间、交付物”四要素，示例：

任务描述

负责人

截止时间

交付物

完成Q2营销方案初稿

市场部

2024-05-20

方案PPT（含预算明细）

协调研发部测试资源

项目经理

2024-05-15

资源协调确认单

若讨论中未明确负责人或截止时间，需当场提出确认，避免模糊表述（如“尽快完成”“相关负责人跟进”）。

实时标注“待确认事项”

对会议中暂未达成一致、需进一步讨论或核实的问题，单独记录“待确认清单”，会后及时跟进（如“*财务部需确认本次活动预算是否包含第三方服务费，下次会议前反馈”）。

（三）会后整理：24小时内完成初稿与审核

补充与核对信息

根据会议录音或笔记，补充遗漏的讨论要点、行动项细节，保证语言简洁（避免口语化，如“我觉得”改为“参会人员认为”）；

核对参会人员名单（含缺席人员及原因）、决议编号、时间节点等关键信息，与会议主持人交叉确认。

结构化排版与标注

按“会议基本信息-议程讨论要点-决议事项-行动项-附件-其他说明”顺序排版，使用加粗、编号（如“1.2.3.”）或符号（如“●”“-”）提升可读性；对重要结论或紧急行动项可添加“【重要】”“【紧急】”标签。

分发与反馈

初稿完成后，1小时内发送给会议主持人审核，标注“【请审阅】并补充遗漏信息”；

主持人反馈后，2小时内修订定稿，按参会范围分发（抄送需知悉的部门/人员，抄送领导需标注“抄送：*总经办”）；

分发时附言：“本纪要已由*经理审阅通过，如有疑问请在24小时内反馈，逾期视为确认”。

（四）存档管理：保证长期可追溯

电子存档规范

文件命名格式：“【会议纪要】-年份-月份-会议类型-序号”，如“【会议纪要】-2024-05-项目例会-001”；

存储路径：按部门/项目分类，例如“公司档案-市场部-2024年项目会议”或“公司档案-项目-周会纪要”；

版本控制：仅保留最终定稿版本，避免多版本混淆，若需修改需重新命名并注明“修订版-日期”。

存档期限与权限

常规会议纪要：保存期限不少于3年，到期前由部门负责人确认是否归档或销毁；

重大决策会议纪要（如战略调整、重大投资）：保存期限不少于10年，需至公司档案管理系统，设置“仅部门负责人及以上权限查阅”。

纸质存档（可选）

涉及合同签署、制度发布等需纸质确认的会议纪要，打印后由主持人签字，交行政部统一归档，标注“纸质归档编号-日期”。

三、会议纪要标准模板（表格版）

【会议基本信息】

项目

内容

会议名称

（例：项目Q2进度推进会）

会议日期

（例：2024年5月10日）

会议时间

（例：14:00-16:30）

会议地点

（例：3楼第一会议室/线上会议（腾讯会议ID：））

主持人

（例：*经理）

记录人

（例：*助理）

参会人员

（例：市场部、技术部、财务部、项目经理；共8人）

缺席人员及原因

（例：*主管——因客户拜访请假，已提前提交书面意见）

会议议程

1.项目进度汇报（技术部）；2.营销方案讨论（市场部）；3.资源协调（*项目经理）