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文档归档及管理制度模板

一、总则

（一）目的与依据

为规范组织内各类文档的归档、保管与利用工作，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，提高管理效率，依据国家《档案法》及相关行业管理规范，结合组织实际情况，制定本制度。

（二）基本原则

文档归档及管理遵循“及时归档、分类规范、安全保管、高效利用”的原则，保证文档管理流程清晰、责任明确。

二、适用范围与场景

本制度适用于组织内部所有部门及员工在公务活动中形成的具有保存价值的各类文档，具体场景包括但不限于：

行政管理类：规章制度、会议纪要、请示报告、工作计划与总结、通知公告等；

业务管理类：合同协议、项目方案、招投标文件、客户资料、业务报表等；

人事管理类：员工招聘档案、劳动合同、绩效考核记录、培训资料、离职手续等；

财务管理类：财务凭证、账簿、报表、审计报告等（需符合财务专项管理规定）；

技术管理类：研发文档、技术图纸、专利资料、设备说明书等；

其他需长期保存的具有查考利用价值的文档。

三、职责分工

（一）档案管理部门

负责制定和完善文档归档及管理制度，指导各部门规范文档管理流程；

负责接收、分类、整理、保管、鉴定、销毁各部门归档的文档；

负责建立文档检索系统，提供文档借阅、复制等服务；

定期组织文档管理培训及监督检查。

（二）业务部门

指定专人（兼职文档管理员*）负责本部门文档的收集、初步整理及归档工作；

保证本部门形成的文档内容真实、准确、完整，符合归档要求；

配合档案管理部门完成文档移交及后续利用工作。

（三）档案管理员*

负责本部门文档的日常收集、分类、排序、编目，填写《文件归档登记表》；

按规定时间将整理完毕的文档移交至档案管理部门，办理交接手续；

跟踪本部门文档的借阅、归还情况，保证文档安全。

（四）部门负责人*

审核本部门归档文档的完整性及规范性，签署归档意见；

批准本部门文档的借阅申请，监督文档使用情况。

四、归档范围与分类标准

（一）归档范围

反映组织主要职能活动和基本历史面貌的文档；

在工作中形成的具有查考利用价值的各种形式（纸质、电子、声像等）的原始记录；

对组织未来发展具有参考价值的各类方案、报告、数据等；

其他按规定需纳入归档管理的文档。

（二）分类标准

按年度分类：以文档形成的自然年度为第一分类层级（如“2023年”）；

按部门分类：以文档形成或承办的部门为第二分类层级（如“行政部”“财务部”）；

按问题分类：以文档反映的内容属性为第三分类层级（如“行政管理类”“合同协议类”）；

保管期限分类：分为永久、长期（10年以上）、短期（10年及以下）三种。

五、文档归档操作流程

（一）文件收集

业务部门文档管理员*于每月月底前收集本部门当月形成的各类需归档文档，保证无遗漏；

对收集的文档进行初步筛选，剔除重复、无保存价值的文件（如草稿、临时通知等），仅保留正本或最终定稿。

（二）文件整理

检查核对：检查文档内容是否完整、字迹是否清晰、签批手续是否齐全，对缺失或不规范的文档及时补充完善；

去除金属物：纸质文档需去除订书钉、回形针等金属物，避免锈蚀文件；

装订成册：对需装订的文档采用线装或胶装方式，保证牢固、平整，每册文档厚度一般不超过2厘米；

编写页码：用铅笔在每页文档右上角编写连续页码，空白页不编号。

（三）文件分类与编号

按照前述“分类标准”对整理后的文档进行分类，确定档号结构为“年度-部门代号-类别代号-流水号”（如“2023-01-01-001”，其中“01”为行政部代号，“01”为行政管理类）；

档号应唯一且规范，避免重复或跳号，电子文档需同时标注电子档号及存储路径。

（四）填写归档登记表

每份归档文档需填写《文件归档登记表》（详见附件1），内容包含：文件名称、文号、形成部门、形成日期、页数、保管期限、档号、归档人、归档日期等；

登记表一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由归档部门备查。

（五）移交与接收

业务部门于每季度最后一个月的25日前，将整理完毕的文档及《文件归档登记表》一并移交至档案管理部门；

档案管理部门接收文档时，逐项核对登记表信息与实物文档是否一致，检查文档整理质量，符合要求的办理交接签字手续；对不符合要求的，退回业务部门重新整理。

（六）入库保管

档案管理部门对接收的文档进行入库登记，按分类顺序上架存放，纸质文档存放于符合档案保管要求的专用档案柜（防火、防潮、防虫、防盗）；

电子文档存储于专用服务器或加密存储设备，定期进行备份（双备份制，一主一备），防止数据丢失。

六、档案保管与利用

（一）保管要求

库房内温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，每日记录温湿度变化，保证符合档案保管标准；

定期检查档案柜及存储设备，做好防火、防虫、防霉、防盗措施，配备消防器材（如灭火器、烟雾报警器）；

对涉密或敏感文档（如财务数据、技术专利等