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采购验收流程标准化手册（验收标准到验收报告）

一、手册适用范围与核心目标

本手册适用于企业各类采购物资（包括原材料、设备、办公用品、服务等）的验收环节，旨在规范验收流程、明确验收标准、统一验收报告格式，保证采购物资符合合同约定、质量要求及企业使用需求，降低采购风险，保障生产经营活动的顺利进行。核心目标包括：实现验收流程标准化、验收结果可追溯、问题处理及时化、采购质量可控化。

二、验收全流程操作详解

（一）第一步：验收准备阶段

操作目标：明确验收依据，准备验收条件，保证验收工作有序开展。

资料收集与核对

采购专员*需提前向仓库/使用部门提供以下资料：

经审批的《采购订单》（含物资名称、规格型号、数量、单价、交付日期、供应商信息等）；

供应商提供的《送货单》（需与采购订单信息一致，注明批次号、生产日期等）；

技术协议、质量标准文件（如国标、行标、企标或双方约定的验收标准）；

特殊物资需提供检验报告、合格证、进口报关单等随行文件。

仓库管理员核对资料的完整性、有效性，如有缺失或信息不一致，需立即反馈采购专员联系供应商补充。

验收团队组建

根据物资类型确定验收参与人员：

常规物资：仓库管理员（负责数量、外观验收）、使用部门专员（负责功能、适用性确认）；

重要设备/精密仪器：需增加设备工程师、质量检验员参与，必要时可邀请第三方检测机构；

服务类采购：需使用部门负责人、项目负责人共同参与验收。

明确各验收人员职责，保证验收过程权责清晰。

验收场地与工具准备

仓库管理员*提前清理验收场地，保证物资存放空间充足、环境符合物资存储要求（如防潮、防尘、通风等）；

准备验收工具：如衡器（称重）、卡尺（测量尺寸）、万用表（检测功能）、测试软件（验证功能）等，保证工具在校准有效期内。

（二）第二步：实物核验阶段

操作目标：核对物资实物与单据信息的一致性，防止错发、漏发、混发觉象。

供应商与单据核对

供应商送货人员到达后，仓库管理员*需核对供应商身份信息，确认《送货单》与《采购订单》的供应商名称、订单编号是否一致；

清点送货物资外包装数量，检查外包装是否完好，有无破损、变形、受潮、泄漏等情况，如有异常需当场记录并拍照留存。

实物信息与订单核对

逐项核对物资名称、规格型号、颜色、品牌、批次号等是否与《采购订单》及《送货单》一致，保证“三单相符”（订单、送货单、实物一致）；

对于有序列号/唯一标识的物资（如电子设备、精密仪器），需逐一核对序列号是否与订单一致，保证可追溯。

（三）第三步：质量确认阶段

操作目标：依据约定的质量标准，验证物资的功能、参数、外观等是否符合要求。

外观质量检查

物资表面应无划痕、凹陷、锈蚀、褪色、毛刺等缺陷；

包装标识应清晰，包含物资名称、规格型号、生产厂家、生产日期、保质期（如适用）、安全警示等信息，符合国家或行业标签规范；

对于易碎品，需检查内填充物是否充足，包装是否牢固。

功能参数检测

根据技术协议或质量标准，使用专业工具检测物资的关键功能参数：

如设备需检测运行功率、噪音、精度、稳定性等；

如原材料需检测成分含量、强度、密度、PH值等；

如办公用品需测试书写流畅度、纸张克重等。

检测结果需记录在《采购物资验收记录表》中，与标准值对比，判断是否合格。

文件资料验证

核对供应商提供的《合格证》《检验报告》《保修卡》等文件是否齐全，内容是否与实物一致；

进口物资需核对报关单、原产地证明、商检报告等文件的合规性。

（四）第四步：数量清点阶段

操作目标：准确核对物资数量，保证与采购订单一致，避免数量差异。

全检与抽检原则

常规物资、低值易耗品可采用抽检方式，抽检比例不低于总数量的10%（或按合同约定），如抽检发觉不合格，则扩大抽检比例至30%，仍有不合格则全检；

贵重物资、关键原材料、设备等必须全检，保证数量准确。

数量清点方法

按物资包装单位（箱、件、个、kg、m等）逐清点，避免估算；

对于散装物资（如沙子、水泥），需使用衡器称重，保证重量符合订单要求；

对于以长度计量的物资（如管材、电缆），需使用卷尺测量实际长度。

数量差异处理

如发觉数量短缺，需当场与供应商送货人员共同确认，并在《送货单》上注明短缺数量，由双方签字确认；

如发觉数量溢余，需及时反馈采购专员*，确认是否为供应商多送，按企业流程办理入库或退货手续。

（五）第五步：问题处理阶段

操作目标：对验收中发觉的不合格问题进行分类处理，保证问题可追溯、解决及时。

不合格问题分类

轻微不合格：不影响物资使用功能，外观轻微瑕疵（如包装轻微破损、标签模糊等）；

严重不合格：影响物资使用功能、功能不达标、数量严重短缺、无合格证等关键文件。

处理流程

轻微不合格：由仓库管理员在《采购物资验收记录表》中备注问题，经使用部门专员确认可接收后，办理入库手续，同时通知采购专员*要求供应商后续改进