行政工作管理自动化平台工具.docVIP

行政事务管理自动化平台工具使用指南

一、核心应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及部门的行政事务管理，旨在通过数字化手段提升行政效率、规范流程、降低沟通成本。具体场景包括：

会议统筹：跨部门会议安排、资源协调、纪要自动归档；

物资管理：办公用品申领、库存实时监控、采购流程自动化；

资产运维：固定资产登记、调拨记录、维保计划提醒；

访客接待：预约登记、身份核验、接待流程标准化；

文档流转：制度文件、审批表单的在线发布、查阅与版本控制。

二、功能模块操作指南

（一）会议管理全流程

目标：实现会议从发起、通知到纪要归档的全流程自动化。

创建会议

登录系统后，进入“会议管理”模块，“新建会议”；

填写会议基本信息：主题（如“2024年Q3行政工作部署会”）、时间（起止日期及时区）、地点（会议室名称/线上）、主持人（*经理）、预计参会人数；

添加会议议程：按顺序输入议题（如“办公区安全隐患排查”“下半年预算规划”）、每个议题的预计时长；

勾选所需支持资源（如投影设备、茶歇、同声传译系统），系统自动检查资源可用性；

确认后提交，系统唯一会议编号（如“MTG20240915001”）。

参会人员管理

通过“添加参会人”功能，手动输入姓名或从部门通讯录批量导入；

对参会人设置角色（“必参”“可选”“列席”），系统自动发送会议通知至预留邮箱/企业，通知包含会议编号、议程及需提前准备的资料；

若参会人临时无法出席，可在系统内发起“请假申请”，主持人审批后系统自动更新参会名单。

会议纪要与归档

会议结束后，由指定记录人（*助理）在“会议纪要”模块录入关键决议、待办事项（明确内容、负责人、截止日期）；

会议相关附件（如PPT、签到表），系统自动关联会议编号；

纪要经主持人审核后发布，参会人可在“历史会议”模块查阅，系统同步待办事项提醒至负责人。

（二）办公用品申领与库存管理

目标：规范物资申领流程，实现库存动态监控与智能预警。

提交申领需求

进入“物资管理”模块，“办公用品申领”；

选择物品类别（如“办公文具”“设备耗材”“清洁用品”），在物品库中勾选所需物品（如A4纸、签字笔、打印机墨盒）；

填写申领数量、用途（如“行政部日常办公”）、紧急程度（普通/紧急），特殊需求说明（如定制规格）；

确认申领人信息（*某某）及所在部门，提交申请。

审批与库存核验

系统根据申领金额自动触发审批流程：500元以下由部门主管（主管）审批，500元以上需行政经理（经理）二次审批；

审批人可在“待办事项”查看申请详情，“同意”或“驳回”（驳回需填写原因）；

审批通过后，系统自动核验库存：若库存充足，“领用单”；若库存不足，触发“采购申请”并通知采购专员。

领用与库存更新

申领人凭领用单至库房领取物资，库管员扫码确认物品信息后，系统自动扣减库存；

库存低于安全阈值（如A4纸剩余5包）时，系统自动发送“补货提醒”至行政部；

每月首日《月度物资消耗报表》，按部门分类统计申领量，辅助分析使用趋势。

（三）固定资产全生命周期管理

目标：实现资产从入库到报废的全流程跟进，保证账实相符。

资产入库登记

新购资产到货后，进入“资产管理”模块，“新增资产”；

录入资产信息：名称（如“联想ThinkPadT14”）、型号（20NFA00QCD）、资产编号（由系统自动，规则为“ZC+年份+流水号”）、购置日期、金额、供应商、使用部门（如“技术部”）、责任人（*工程师）；

资产照片、采购合同、验收报告等附件，标记资产状态为“在用”。

资产调拨与维保

部间调拨时，由原使用部门发起“调拨申请”，填写新使用部门及责任人，审批通过后系统更新资产归属；

系统根据资产类型自动维保计划（如电脑每半年清灰一次），到期前15天发送“维保提醒”至责任人；

维保完成后，在“维保记录”中填写维护内容、更换配件、费用等信息，同步更新资产状态。

资产盘点与报废

每季度末发起“全量盘点”，系统《资产盘点清单》，包含资产编号、名称、责任人、存放位置等信息；

盘点人员实地核对，在系统内标记“正常”“盘盈”“盘亏”“待报废”状态，提交后《盘点差异报告》；

需报废资产由使用部门提交申请，说明报废原因（如“使用年限超过5年”），经技术部鉴定、行政部审批后，系统更新状态为“已报废”，并同步清理库存。

（四）访客接待标准化流程

目标：规范访客接待流程，提升接待体验与安全管理效率。

访客预约登记

-受访人通过“访客管理”模块发起预约，填写访客姓名（如“”）、证件号码号（后四位用于核验，如“”）、来访单位（如“科技有限公司”）、来访事由（如“商务洽谈”）、预计到访/离开时间、人数；

访客证件照片（可选），添加陪同人员（*），提交预约申请。

接待准备与身份核验

系统自动发送访客通知至前台及陪同人员，《访客接待单》（含二维码）；

访客到访