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费用申请与审批流程工具使用指南

一、适用范围与常见应用场景

本工具适用于企业内部各类费用的规范化申请与审批管理，覆盖不同部门、不同性质的费用支出需求。常见应用场景包括但不限于：

日常办公支出：如办公用品采购、打印复印费、通讯费等；

业务差旅支出：如员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通补贴等；

项目专项支出：如研发项目采购的实验材料、市场推广活动的场地租赁费等；

客户接待支出：如业务洽谈中产生的餐费、礼品费（需符合企业相关规定）；

其他临时性支出：如突发维修费、快递费等确因工作需要的费用。

二、详细操作步骤

（一）第一步：明确申请需求，准备基础材料

确定费用类型与用途：申请人需明确费用所属类别（如办公费、差旅费等），详细说明费用用途（如“采购部门A4纸200张，用于日常文件打印”），保证费用与工作直接相关。

预估费用金额：根据实际需求和市场价格，合理预估费用金额，若涉及大额支出（如超过部门月度预算限额），需提前与部门负责人沟通预算调整事宜。

准备证明材料：根据费用类型准备相应支撑材料，如：

采购类：提供至少2家供应商的报价单（或电商平台截图）、采购清单；

差旅类：提供出差审批单（含出差事由、时间、地点）、行程计划（如机票、车票预订单）；

接待类：提供客户信息、接待事由说明、预估人数及标准。

（二）第二步：填写费用申请单

获取申请单模板：通过企业OA系统、行政部或财务部官网《费用申请单》（模板见第三部分），或使用标准化电子表单。

逐项填写信息：

基础信息：填写申请人姓名、所属部门、联系方式、申请日期；

费用明细：按费用类别分项填写（如交通费、住宿费），注明每项费用的用途、金额、发生日期；

预算归属：选择对应的项目编号或成本中心（如“2024年度研发项目A”）；

附件清单：列明所附证明材料的名称及数量（如“报价单1份，行程单1张”）。

核对信息准确性：检查金额大小写是否一致、用途描述是否清晰、附件是否齐全，避免错填或漏填。

（三）第三步：提交审批申请

确定审批权限：根据企业《费用审批权限表》（示例：单笔费用≤5000元由部门负责人审批；5000元＜单笔费用≤20000元由分管领导审批；单笔费用＞20000元由总经理审批），明确审批流程节点。

逐级提交审批：

部门负责人审批：申请人将填写完整的申请单及附件提交至部门负责人*经理，重点审核费用的必要性、合理性及是否在部门预算内；

分管领导审批：部门负责人通过后，提交至分管领导*总监，重点审核费用与部门目标、项目进度的匹配度；

财务审核：分管领导通过后，提交至财务部*会计，重点审核票据合规性、金额准确性、预算执行情况；

总经理审批：大额或特殊费用需经总经理*总最终审批，确认是否符合企业战略及成本控制要求。

跟踪审批进度：申请人可通过OA系统或联系各环节审批人，及时跟踪审批状态，避免因流程停滞影响费用执行。

（四）第四步：审批结果反馈与费用执行

审批通过：最终审批人签字确认后，申请单返回至申请人，申请人可在1个工作日内领取审批通过的通知，按计划执行费用支出（如联系供应商下单、预订差旅）。

审批不通过：若任一审批环节未通过，审批人需注明不通过原因（如“超预算”“用途不明确”），申请单退回至申请人，根据意见修改后重新提交。

（五）第五步：费用报销与归档

取得合规票据：费用执行后，及时取得合法有效的票据（如增值税发票、定额发票），票据抬头需为企业全称，内容与申请用途一致（如“办公用品”不可开为“材料费”）。

提交报销申请：将审批通过的《费用申请单》、原始票据及附件（如采购合同、行程单）提交至财务部，填写《费用报销单》，注明申请编号（与原申请单一致）。

报销审核与付款：财务部核对票据与申请单信息是否一致、审批手续是否齐全，审核通过后按企业规定时间（如每月10日、25日）安排付款；若票据不合规，退回申请人补充或更换。

资料归档：报销完成后，财务部将《费用申请单》《费用报销单》及票据复印件整理归档，保存期限不少于5年，以备后续审计或查询。

三、费用申请单模板及填写说明

（一）费用申请单模板

基础信息

内容

申请人

工号：部门：联系方式：

申请日期

年月日

申请编号（由行政部或财务部按规则填写，如“FY-2024-X”）

费用明细

项目

1.

2.

…

费用合计

人民币（大写）：

预算归属

项目编号/成本中心：

附件清单

1.

审批流程

部门负责人：*经理（签字）日期：

分管领导：*总监（签字）日期：

财务审核：*会计（签字）日期：

总经理：*总（签字）日期：

（二）填写说明

基础信息：申请人需填写正确姓名、工号及联系方式，保证审批人可及时沟通；申请编号由行政部门统一编制，便于追溯。

费用明细：每项费用需单独列示，不得合并填写（如“交通费+住宿费”需拆分为两项），用途说明需具体（如“上海出差往返高