跨部门协作会议记录表版.docVIP

跨部门协作会议记录表通用版工具说明

适用场景与价值

跨部门协作是企业高效运转的核心，但常因信息分散、责任不清导致协作低效。本工具适用于多部门共同参与的项目推进会、问题解决会、资源协调会、流程优化会等场景，通过系统化记录会议内容，明确各部门职责与行动节点，保证：

信息在跨部门间精准传递，避免信息差；

行动项责任到人、时限明确，推动问题闭环；

会议过程可追溯，为后续复盘提供依据；

提升协作效率，减少跨部门沟通成本。

会议记录全流程操作指南

一、会前：准备阶段——为高效会议奠基

明确会议目的与核心议题

组织方（如项目发起部门、协调人）需提前明确会议目标（如“确定Q3产品上线分工”“解决供应链断供问题”），梳理核心议题（建议不超过5个，避免议题发散），并提前3天同步给参会部门。

确定参会人员与分工

邀请与议题直接相关的部门负责人及执行人（如技术部、市场部、运营部接口人），避免无关人员参会导致效率低下。

指定1名记录人（建议由中立部门或项目组人员担任），提前熟悉模板结构，准备记录工具（如电子文档、协作平台）。

准备会议资料与工具

组织方需提前分发背景资料（如项目计划、问题数据表），让参会人熟悉议题；记录人需准备会议记录表模板（可提前打印或共享电子版），测试录音/记录设备（如需）。

二、会中：记录阶段——抓关键、明责任

记录会议基本信息

在记录表开头填写会议名称（需体现议题核心，如“2024年Q3新品上市跨部门协调会”）、日期/时间/地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人，以及参会部门及人员（按部门列明，如“市场部：经理、专员；技术部：主管、工程师”）。

逐项记录议题讨论内容

按“议题编号+议题名称”结构记录，每个议题下包含：

讨论背景：简要说明议题缘由（如“因供应链上游原材料涨价，需协调采购部与财务部调整预算”）；

各部门发言要点：客观记录各部门观点（避免主观评价，如“市场部建议优先保障A产品供货，技术部需2周内完成产能评估”）；

共识结论：明确各方达成一致的结果（如“确定A产品优先级，技术部于X月X日前提交产能评估报告”）；

分歧点：记录未达成一致的待议事项（如“B产品供货时间暂未确定，需待采购部进一步谈判后反馈”）。

聚焦行动项——会议成果的核心

对每个共识结论中需要落地执行的内容，单独记录为“行动项”，要素需包含：

行动内容（具体任务，如“完成A产品产能评估报告”）；

负责人（明确到人，如“技术部*工程师”）；

所属部门（负责人所在部门，便于跨部门协调）；

截止时间（精确到日期，如“2024年X月X日17:00前”）；

交付物（需提交的成果，如“PDF版评估报告，含产能数据及风险分析”）；

优先级（高/中/低，便于资源分配）；

状态（待启动/进行中/已完成，后续动态更新）。

记录待办与后续安排

会议结束前，主持人需确认所有议题讨论完毕，记录人复述关键行动项（负责人、截止时间），保证无遗漏；明确下次会议时间（如有）或信息同步节点（如“每周五下班前由各部门同步行动进展至项目群”）。

三、会后：跟进阶段——保证落地闭环

整理与审核会议记录

会后2个工作日内，记录人需整理会议记录，补充完善讨论内容（保证客观、无歧义），发送给主持人审核；主持人确认无误后，标注“最终版”。

分发与同步信息

审核通过后，1个工作日内将记录表同步至所有参会人员及相关部门抄送人（如项目组领导、协作部门负责人），可通过企业钉钉或邮件发送（邮件标题注明“【会议记录】+会议名称+日期”）。

跟踪行动项进展

记录人需建立“行动项跟踪表”，每周更新各行动项状态（如“技术部*工程师的产能报告已完成80%，预计延迟2天”），及时提醒负责人；对逾期未完成的行动项，协调主持人或部门负责人跟进原因，推动解决。

归档记录

会议记录表（含最终版、跟踪表）需按“年份+月份+会议主题”分类归档（如企业网盘、共享文件夹），保存期限至少1年，便于后续查阅或复盘。

跨部门协作会议记录表（通用模板）

会议基本信息

会议名称

会议日期

会议时间

会议地点

（线上请注明平台/）

主持人

记录人

参会部门及人员

部门1：*（姓名/职务）

部门2：*（姓名/职务）

部门3：*（姓名/职务）

部门4：*（姓名/职务）

部门5：*（姓名/职务）

列席人员：*（姓名/职务）

会议议程与议题讨论记录

议题编号

议题名称

讨论背景

各部门发言要点

共识结论

分歧点

1.1

新品上市优先级确认

因供应链产能紧张，需确定3款新品上市顺序

市场部：A产品用户需求高，优先保障；技术部：B产品研发进度快，可提前上线；运营部：C产品利润率高，需优先推广

1.优先级排序：A产品＞B产品＞C产品；2.技术部7日内完成B产品产能评估

C产品推广资源分配未明确，待下次会议讨论

1.2

供应链预算调整方案

原材料涨价15%，原预