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行政文员公文培训

演讲人：XXX

01

公文基础知识

02

公文写作规范

03

公文格式要求

04

公文处理流程

05

常见问题防范

06

培训总结提升

01

公文基础知识

公文是上下级之间、平级单位之间信息传递的重要载体，为政策制定、工作部署提供书面依据。

信息传递与决策依据

公文作为公务活动的原始记录，具有历史凭证作用，需长期存档以备查考。

记录与存档功能

01

02

03

04

公文是党政机关、企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，具有法律约束力和行政执行力。

法定性与权威性

通过明确职责、流程和标准，公文可规范组织行为并协调跨部门协作。

规范行为与协调工作

公文定义与作用

常见公文类型

1

2

3

4

决议与决定

用于重大事项的决策和部署，如《XX会议关于推进数字化转型的决议》。

通知适用于发布规章或周知事项（如会议通知），通报则用于表彰、批评或传达重要情况。

通知与通报

请示与报告

请示是向上级请求指示或批准（如经费申请），报告用于汇报工作或反映问题（如年度工作总结）。

函与纪要

函用于不相隶属机关间商洽事务，会议纪要则需忠实记录议定事项和主要精神。

核心法律法规

《党政机关公文处理工作条例》

01

规定公文种类、格式、行文规则及处理流程，是公文撰写的根本依据。

《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）

02

细化公文排版标准，包括字体、字号、页边距等技术要求。

《档案法》相关条款

03

明确公文归档范围、保管期限及电子公文的法律效力，确保文件可追溯性。

《保密法》与信息公开条例

04

规范涉密公文管理，同时界定应主动公开或依申请公开的公文范围。

02

公文写作规范

语言风格要求

严谨正式

公文语言需避免口语化表达，使用规范术语和书面语，体现权威性和严肃性，如“特此通知”等固定句式。

简洁明了

表述需不带个人情感色彩，避免主观评价，以事实和数据为依据，如“根据调查结果显示”等客观引述方式。

内容应避免冗长赘述，突出重点信息，确保读者能快速理解核心内容，例如采用分条列项的方式呈现要点。

客观中立

结构逻辑性

标题与正文分层清晰

标题需准确概括内容，正文按“背景—事项—要求”逻辑展开，层级标题（如一、二、三）需严格对应内容层级。

段落衔接自然

段落间通过过渡句或关联词（如“综上所述”“据此”）保持连贯性，避免内容跳跃或重复。

附件与正文呼应

若涉及附件，正文需明确标注“详见附件X”，附件内容应与正文描述一致，避免信息脱节。

内容准确性

数据与事实核查

引用的政策文件、统计数字等需核实来源，确保无误，例如“依据《XX管理办法》第十条规定”。

术语使用规范

专业术语（如“抄送”“签发人”）需符合行业标准，避免歧义，如“请示”与“报告”不可混用。

格式统一性

字体、字号、行距等格式需遵循《党政机关公文格式》要求，确保全文风格统一，提升正式感。

03

公文格式要求

公文标题需采用分级格式，一级标题为二号方正小标宋简体，居中排列；二级标题为三号黑体，左对齐；正文内容统一使用三号仿宋_GB2312字体，段落首行缩进2字符。

标题与正文格式

标题层级规范

正文行距固定为28磅，页边距上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米，确保版面整洁且符合装订要求。

行距与页边距设置

文中需强调的关键词或数据可用三号楷体加粗标注，引用法规名称需用书名号《》标出，并注明条款序号。

特殊内容标注

编号与日期规则

发文字号结构

由机关代字、发文类型代字和顺序号组成，例如“XX办发〔2023〕1号”，字号用六角括号括起，序号不设虚位（如“001”）。

密级与紧急程度

涉密公文需在右上角标注“秘密”“机密”或“绝密”，紧急文件需加“特急”“急件”字样，两者并存时密级在前。

日期书写标准

成文日期需用阿拉伯数字完整标注，如“2023年1月1日”，不得使用“.”或“/”分隔；联合行文时以最后签发机关负责人签批日期为准。

电子公文需使用符合《电子签名法》的数字证书签章，签章图像清晰、位置规范（通常位于成文日期上方），且不得覆盖正文内容。

电子签章要求

印章需端正清晰，骑年盖月，联合行文时各机关印章排列整齐、互不交叉，首排不超过3个印章且两端不超出版心。

纸质文件盖章规范

附件与签章标准

04

公文处理流程

收到公文后需立即进行登记，记录文件编号、来源、标题等关键信息，并按照紧急程度和业务类型分类，确保后续处理有序高效。

检查公文完整性、格式规范性及附件是否齐全，根据内容性质分发给相关部门或责任人，明确办理时限和要求。

建立公文流转台账，定期跟踪办理进度，对临近时限或滞后的文件及时催办，确保按时完成。

办理完毕后将结果反馈至发文单位，并将公文及相关材料归档保存，便于后续查阅和审计。

收文处理步骤

登记与分类

初步审核