合同审核流程及模板快速审批助手.docVIP

合同审核流程及模板快速审批工具说明

一、适用场景与价值

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常合同管理中需要标准化审核流程、提升审批效率、降低合规风险的场景，具体包括但不限于：

业务部门起草合同后需快速完成内部审核与审批；

跨部门协作时（如法务、财务、业务部门）对合同条款的协同审查；

标准化合同模板（如采购合同、服务合同、租赁合同等）的快速套用与修改；

合同审批全流程的留痕管理，保证合规可追溯。

通过统一流程模板与审核要点，可减少沟通成本，避免因流程混乱导致的合同风险，同时缩短审批周期，提升合同管理效率。

二、标准化操作流程

Step1：合同发起与材料准备

发起人：业务部门经办人（如经理）

操作内容：

根据合作类型（如采购、服务、销售等）选择对应的标准合同模板（见“核心模板工具包”）；

填写合同基本信息（合同主体、标的、金额、履行期限等），保证与业务需求一致；

收集并附上必要附件，包括：对方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书）、合作背景说明、技术规格书（如适用）、过往合作记录（如适用）等；

在内部审批系统中创建合同审批流程，合同文本及附件，填写《合同审核申请表》（见表1）。

Step2：部门初审（业务与财务协同）

审核人：业务部门负责人（如总监）、财务专员（如会计）

审核要点：

业务部门：检查合同内容是否与业务需求一致，标的、数量、质量标准等是否明确，双方权利义务对等性，履约可行性；

财务部门：审核合同金额、付款方式、税务条款是否符合财务制度，对方收款账户信息是否准确，是否存在潜在财务风险（如付款条件不明确、违约金过高）；

操作要求：审核人需在2个工作日内完成初审，通过审批系统填写《审批意见表》（见表2），若需修改，应明确标注修改意见并退回发起人。

Step3：法务合规审核

审核人：法务专员（如法务主管）

审核要点：

合同主体合法性：对方是否为依法设立并存续的法人/组织，授权代表是否具备有效授权；

合同条款合规性：是否存在违反法律法规的条款（如“霸王条款”）、是否涉及公司禁止性业务；

权利义务明确性：违约责任、争议解决方式、知识产权归属等条款是否清晰、可执行；

风险提示：对潜在法律风险（如不可抗力、合同解除条件）提出书面修改建议。

操作要求：法务审核需在3个工作日内完成，重大或复杂合同可适当延长，但最长不超过5个工作日，审核意见需同步抄送业务部门及财务部门。

Step4：最终审批与签署

审批人：根据合同金额及重要性确定（如分管副总、总经理）

操作内容：

审批人综合业务、财务、法务部门的审核意见，对合同进行最终决策；

审批通过后，由法务部门（或授权业务部门）制作正式合同文本，双方签字盖章（电子合同需完成电子签章）；

合同签署后，由行政部（或档案管理部门）进行统一编号、归档，同步更新《合同台账》（见表3）。

Step5：履约跟踪与归档管理

责任部门：业务部门、行政部

操作内容：

业务部门负责跟踪合同履行情况，按约定履行义务（如交付货物、提供服务），并记录履约进度；

如出现履约异常（如对方违约、不可抗力），业务部门应及时上报并启动争议解决程序；

合同履行完毕或终止后，行政部将合同正本、审批材料、履约记录等统一整理归档，保存期限不少于合同终止后5年。

三、核心模板工具包

表1：合同审核申请表

合同名称

合同编号

合同类型（□采购□服务□租赁□其他____）

甲方（我方）信息

名称：____________________统一社会信用代码：____________________

乙方（对方）信息

名称：____________________统一社会信用代码：____________________

合同金额

大写：____________________小写：￥____________________

履行期限

______年_月_日至______年_月_日

主要内容摘要

（简述合同标的、核心权利义务等，不超过200字）______________________________________________________

附件清单

□对方营业执照□授权委托书□技术规格书□其他____________________

发起部门

_________发起人：_________联系方式：_________

提交时间______年_月_日

表2：审批意见表

审核环节

部门/审核人

审核意见（□同意□修改后同意□不同意）

修改建议/反对理由

审核时间

业务初审

业务部总监

财务初审

财务部会计

法务合规审核

法务部法务主管

最终审批

分管副总*

表3：合同台账（示例）

合同编号

合同名称

签署日期

甲方

乙方

金额（元）

履行状态（□待履行□履行中□已完成□已终止）

归档编号

责任人

四、关键注