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企业部门协同通讯联络管理模板

适用工作场景

跨部门联合项目启动后，需明确各部门联络人及信息传递路径；

突发事件（如客户投诉、系统故障）需快速协调多部门资源处理；

定期召开跨部门会议前，需统一收集参会人员及联络方式；

新制度、新流程下发时，需保证各部门信息传递无遗漏。

操作流程指引

第一步：明确协作需求与范围

根据具体工作目标（如项目启动、问题处理等），确定需参与的部门、协作周期及核心沟通事项。例如：“市场部与产品部联合推进‘新产品上线’项目，协作周期为3个月，需同步需求调研、进度反馈、测试协调等信息。”

第二步：指定部门联络人

各部门需指定1-2名正式联络人（建议为部门主管或核心骨干），负责信息传递、进度跟进及内部协调。联络人需具备较强的沟通能力和责任心，保证信息准确传达。例如：“市场部联络人：明（产品经理），产品部联络人：阳（研发主管）。”

第三步：建立统一通讯渠道

根据沟通需求选择合适的工具，保证信息可追溯、响应及时：

日常信息同步：使用企业/钉钉群组（命名规则：[项目名称]-部门协同群）；

正式文件传递：通过企业共享服务器或指定云盘（设置访问权限）；

紧急事务：建立紧急联络群（含各部门联络人及分管领导），保证30分钟内响应。

第四步：登记并更新联络信息

各部门通过“通讯联络信息登记表”（见下文）填写本部门联络人信息，由行政部统一汇总后同步至各部门。信息变更时（如联络人调整、联系方式更新），需在变更后1个工作日内提交更新申请。

第五步：执行信息传递与跟进

信息发送方需明确内容主题、接收部门、截止时间（如“【产品需求】请产品部于X月X日前反馈需求文档”）；

接收方需在24小时内确认收到（如“已阅，X月X日前完成反馈”），并按时反馈结果；

重要事项需通过邮件或书面文件确认，避免口头沟通歧义，同时抄送相关负责人。

第六步：复盘与优化

协作周期结束后，由牵头部门组织各部门复盘沟通效率，针对信息延迟、传递错误等问题优化流程，更新联络信息表。

通讯联络信息登记表

部门

联络人

职务

办公电话

企业

负责事项

更新日期

市场部

明

产品经理

13X1

WX_Ming

需求调研、进度反馈

2024–

产品部

阳

研发主管

13X2

WX_Yang

技术方案、测试协调

2024–

销售部

雪

客户经理

13X3

WX_Xue

客户需求收集、问题反馈

2024–

行政部

风

协调专员

13X4

WF_Feng

资源调配、会议组织

2024–

财务部

云

预算主管

13X5

WX_Yun

费用审批、成本控制

2024–

使用规范说明

信息及时性：联络人信息变更需第一时间更新，保证各部门能快速联系到对应负责人；

沟通准确性：重要信息需包含“事由、内容、要求、截止时间”四要素，避免模糊表述；

保密要求：未经允许，不得泄露企业内部通讯信息及协作内容，敏感文件需加密传输；

紧急响应：涉及客户投诉、生产等紧急事项时，联络人需立即启动应急流程，30分钟内反馈初步处理方案；

定期维护：行政部每季度组织一次联络信息核查，保证信息表与实际情况一致；

责任追溯：因信息传递延迟或错误导致工作延误的，将根据企业管理制度追究相关责任人责任。