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合同管理合同审查及归档模板

一、适用范围与工作场景

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同接收与登记

发起主体：业务部门根据合作需求，向法务/行政部门提交合同草案（纸质版需加盖部门公章，电子版需命名规范，如“项目采购合同-初稿-业务部”）。

登记要求：法务/行政部门收到合同后，1个工作日内完成《合同基本信息登记表》（见表1）的填写，内容包括合同编号、名称、双方主体、类型、金额、签订日期、有效期、负责人等。编号规则建议为“年份-部门代码-合同类型-序号”（如“2024-FW-采-001”），保证唯一可追溯。

资料完整性核对：检查合同附件（如技术协议、资质文件、对方营业执照复印件等）是否齐全，缺失的需及时联系业务部门补充。

（二）初步审查

审查主体：由法务专员*某或指定行政人员负责，重点审查合同基础信息及主体资格。

审查要点：

合同名称与类型是否匹配（如“采购合同”是否实际为服务协议）；

双方主体信息（名称、地址、统一社会信用代码）是否完整、准确，与营业执照一致；

合同金额（大小写是否一致）、币种、支付方式等核心条款是否明确；

合同有效期、履行期限、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）等基础要素是否缺失。

处理方式：对明显错误（如金额不符、主体信息不全），退回业务部门修改；对基础要素齐全的，进入下一步专业审查。

（三）专业审查

审查主体：法务部门牵头，联合财务部、业务部组成审查小组，必要时邀请外部法律顾问参与。

审查分工与要点：

法务审查：重点审查法律条款合法性、合规性，包括：

格式条款是否公平，是否存在“霸王条款”（如“最终解释权归甲方所有”且未说明）；

违约责任是否明确、对等（如单方解除权、违约金计算方式）；

知识产权、保密条款是否清晰（如技术成果归属、保密期限）；

争议解决方式是否符合企业偏好（优先选择企业所在地法院或仲裁机构）。

财务审查：由财务经理*某负责，审查：

价格条款是否合理，是否符合预算；

支付条件、节点是否明确（如“验收合格后30日内支付”），避免“货到付款”等模糊表述；

涉及税费、发票开具的条款是否符合财税法规（如“提供13%增值税专用发票”）。

业务审查：由业务部门负责人*某负责，审查：

技术参数、服务标准是否可执行（如“响应时间不超过2小时”是否具备条件）；

履行期限、地点是否与项目计划匹配；

双方权利义务是否对等，是否存在业务部门无法承担的义务。

审查意见反馈：审查小组需在3个工作日内出具书面审查意见（使用《合同审查意见表》，见表2），明确修改建议及修改期限，并抄送业务部门。

（四）修订完善

修订主体：业务部门根据审查意见修改合同草案，法务部门协助确认法律条款修改的合规性。

修订要求：对审查意见逐条回应，修改处需标注（如用红色字体或批注说明），无法采纳的需书面说明理由。

确认流程：修订后的合同需经业务部门负责人、法务专员*某签字确认，形成终稿。涉及重大修改（如核心条款变更、金额调整），需重新提交审批。

（五）签署审批

审批权限：根据合同金额及类型划分审批权限（示例）：

金额≤5万元：业务部门负责人+法务专员*某审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总+法务经理*某审批；

金额＞50万元：总经理+外部法律顾问审批。

签署规范：

纸质合同：需由法定代表人或授权代表签字（附授权委托书），并加盖合同专用章或公章（禁止使用部门章）；

电子合同：通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实、意愿真实。

签署后留存：纸质合同一式至少三份（双方各执一份，企业存档一份）；电子合同需PDF版本并加密存储至企业服务器。

（六）归档管理

归档时间：合同签署后5个工作日内完成归档。

归档分类：按合同类型（采购/销售/服务等）、年份-月份分类存放，电子档与纸质档同步归档。

归档内容：包括合同终稿、审查意见表、审批单、附件（资质文件、技术协议等）、签署页等完整资料。

登记造册：使用《合同归档清单》（见表3）记录归档编号、合同名称、归档日期、存放位置（如“档案柜-2024年-采购-001”）、电子档路径、保管人等信息，保证可快速检索。

（七）后续跟踪

履行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、验收结果），每月向法务部门提交《合同履行报告》，记录履行中的问题及处理措施。

变更与解除：合同履行需变更的，双方需签订补充协议，参照原流程审查；需解除的，需明确解除条件、责任划分及后续处理，避免单方解除违约。

到期提醒：法务部门在合同到期前30天发出《合同到期提醒函》，通知业务部门续签、终止或协商处理后续事宜。

三、核心工作模板清单

表1：合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

甲方名称

乙方名称

合同类型（采购/销售/服务等）

合同金额（元）

币种

签订日期

有效期

业务负责人

联系方式

备注

2024-FW-采-0