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企业合同管理制度

引言：随着企业规模的不断扩大和业务范围的日益复杂，合同管理在保障企业合法权益、防范经营风险方面发挥着至关重要的作用。为规范合同管理行为，提高合同执行效率，降低法律纠纷发生率，特制定本制度。本制度适用于公司所有涉及经济合作、权利义务关系的合同签订、履行、变更及终止等全流程管理。制度的核心原则是合法合规、权责明确、流程规范、风险可控。通过建立健全合同管理体系，确保合同管理工作的标准化、制度化，为企业稳健发展提供有力支撑。制度实施后，将覆盖所有业务部门，覆盖范围包括但不限于采购、销售、投资、合作等环节。各部门需严格按照制度要求执行，确保合同管理工作有序开展。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：合同管理部门作为公司合同管理的归口部门，负责制定和完善合同管理制度，监督合同履行情况，处理合同纠纷，并提供法律咨询服务。该部门直接向总经理汇报，与法务部、财务部、业务部门等紧密协作。合同管理部门需定期与法务部沟通法律风险，与财务部协调资金支付，与业务部门对接合同需求。通过跨部门协作，确保合同管理工作的全面性和有效性。

（二）核心目标：短期目标包括建立合同管理信息系统，实现合同电子化存储和流程自动化；长期目标是将合同管理纳入公司绩效考核体系，提升合同管理水平。目标设定与公司战略高度关联，例如，通过优化合同流程，降低交易成本，支持公司市场扩张战略；通过加强风险控制，保障公司资产安全，支撑公司稳健经营战略。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：合同管理部门采用三级架构，包括总监、经理、专员。总监负责部门全面工作，经理分管流程管理、风险控制等模块，专员负责具体合同操作。部门内部设置流程管理组、风险控制组、法务支持组。流程管理组负责合同模板管理、流程优化等；风险控制组负责合同评审、风险预警等；法务支持组负责法律咨询、纠纷处理等。各组之间既独立又协作，形成合力。

（二）人员配置：部门初期编制X人，包括总监1人，经理2人，专员X人。人员招聘需具备法律、财务、管理等相关专业背景，并通过专业能力测试。晋升机制基于绩效考核，优秀专员可晋升为经理。轮岗机制规定，专员每两年轮岗一次，跨模块体验不同业务。通过轮岗，提升员工综合能力，增强团队凝聚力。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：采购合同审批需经部门负责人初审→财务部审核→CEO终审三级签字。销售合同审批流程为业务部门提交合同→合同管理部评审→法务部法律把关→总经理批准。项目合同执行过程中，需按节点召开项目启动会、中期评审会、结项验收会。每个节点需形成书面记录，存档备查。例如，项目启动会明确项目目标、责任分工；中期评审会评估项目进度、风险；结项验收会确认项目成果、验收标准。

（二）文档管理：所有合同文件需统一命名，格式为“合同类型-编号-日期”。合同存档采用加密存储，权限设置为总监可全权调阅，经理仅可查看本部门合同，专员仅可操作自己负责的合同。会议纪要需包含会议时间、参与人员、决议事项、责任人等要素，每月整理归档。报告模板包括合同履行报告、风险评估报告等，提交时限为每月X号前。通过规范文档管理，确保信息安全，提高工作效率。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：合同审批权限分为三级，部门负责人可审批金额低于X万元的合同；经理可审批金额低于X万元的合同；CEO可审批所有合同。紧急情况下，金额低于X万元的合同可由临时小组直接执行，事后补办手续。授权范围明确，避免越权审批，确保流程合规。

（二）会议制度：每周召开合同管理例会，参与人员包括总监、经理、专员。每季度召开战略会，总经理、各部门负责人参与。会议决议需详细记录，明确责任人及完成时限。决议内容通过企业微信同步给所有参会人员，确保信息传达无误。24小时内完成任务分配，并跟踪执行进度，形成闭环管理。

五、绩效评估与激励机制

（一）考核标准：销售部门按客户转化率、合同金额评分；技术部门按项目交付准时率、合同履行率评分；合同管理部门按流程优化次数、风险控制效果评分。评估周期为月度自评、季度上级评估。通过量化指标，客观评价合同管理工作成效。

（二）奖惩措施：超额完成合同金额目标，可获得奖金或晋升机会。违反合同管理制度，造成损失的，需承担相应责任。例如，数据泄露需立即报告，并接受内部调查。通过奖惩机制，激发员工积极性，维护制度权威性。

六、合规与风险管理

（一）法律法规遵守：合同管理需严格遵守行业规范，如数据保护要求。所有合同内容不得违反法律法规，需进行合法性审查。通过合规培训，提升员工法律意识，防范合规风险。

（二）风险应对：制定应急预案，明确风险触发条件、应对措施。每季度进行内部审计，抽查流程合规性。例如，发现合同漏洞，立即启动修正程序，避免损失扩大。通过风险防控，保障公司稳健经营。

七、沟通与协作

（一）信息共享：重要通知通过企业微信发布，紧急情