合同审核与归档标准化流程表格.docVIP

合同审核与归档标准化流程工具指南

一、适用工作场景

本流程工具适用于企业法务部门、业务部门及行政协作场景，具体包括：

新合同审核：业务部门起草合同后，需通过标准化流程完成合规性审查与风险把控；

旧合同归档：合同签署完毕后，需系统整理资料并纳入统一管理体系，保证可追溯；

跨部门协作：法务、业务、财务等多部门参与时，明确职责分工与流程节点，提升协作效率；

合规管理：满足企业内控要求，规避合同法律风险，保障企业权益。

二、标准化操作流程

（一）合同接收与登记

操作内容：业务部门或法务部门接收合同文本（含电子版及纸质版），检查合同基本信息完整性（如合同名称、双方主体、标的、金额、签订日期等），填写《合同接收登记表》。

责任主体：行政助理/业务对接人

输出成果：《合同接收登记表》（含合同编号、名称、接收日期、接收人、文件份数等）

（二）初步审核（业务部门）

操作内容：业务部门负责人对合同的“业务真实性”进行审核，包括：需求是否匹配、条款是否符合业务逻辑、对方主体资质是否初步核查（如营业执照、授权委托书等）。

责任主体：业务部门负责人

输出成果：业务审核意见（通过/需修改/不通过），标注修改建议并反馈至起草人

（三）法务合规审核

操作内容：法务部门基于业务审核通过的版本，重点审核以下内容：

主体资格：对方签约人是否具备完全民事行为能力，授权是否有效；

条款合法性：是否存在法律禁止性条款、显失公平条款；

权利义务：双方权责是否明确、违约责任是否清晰；

风险点：知识产权、争议解决、保密条款等是否存在潜在风险。

责任主体：法务专员/法务负责人

输出成果：法务审核意见书（含具体修改条款及法律依据），重大争议需组织业务、法务联合会议讨论

（四）修订与二次确认

操作内容：起草人根据业务及法务意见修订合同，修订完成后反馈至业务部门与法务部门确认，直至所有审核意见闭环。

责任主体：合同起草人、业务部门、法务部门

输出成果：终版合同文本（需标注“修订版本号”及“修订说明”）

（五）签署与用印

操作内容：终版合同按权限分级签署（如法定代表人授权代表签署），签署后由行政或法务部门统一加盖企业公章/合同专用章，保证骑缝章完整。

责任主体：授权签署人、行政专员

输出成果：签署生效合同（纸质版+扫描件）

（六）归档登记

操作内容：行政专员将签署后的合同资料整理归档，包括：终版合同文本、审批流程记录（含业务、法务审核意见）、签署页、对方主体资质文件、补充协议等，填写《合同归档登记表》。

责任主体：行政专员/档案管理员

输出成果：《合同归档登记表》、合同档案袋（标注合同编号、名称、归档日期）

（七）资料整理与入库

操作内容：

纸质版：按“合同编号”顺序装入档案袋，标注清晰后移交至档案室；

电子版：扫描合同全部资料，命名规则为“合同编号-合同名称-签订日期”，存储至指定服务器/云盘，并设置查阅权限。

责任主体：档案管理员、IT支持人员

输出成果：实体档案入库、电子档案备份完成

（八）定期检查与更新

操作内容：档案管理员每季度对已归档合同进行抽查，检查资料完整性、电子与纸质版一致性；法务部门每年根据法律法规变化更新合同模板及审核要点。

责任主体：档案管理员、法务部门

输出成果：《合同档案抽查报告》、更新后的《合同审核指引》

三、流程记录模板表单

表1：合同接收登记表

合同编号

合同名称

合同类型（如采购/服务/销售）

对方单位

合同金额（元）

接收日期

接收人

文件份数（纸质/电子）

备注

表2：合同审核意见表

审核环节

审核人

审核日期

审核意见（具体说明修改条款及理由）

处理结果（通过/需修改/不通过）

业务审核

*经理

法务审核

*专员

最终确认

*总监

表3：合同归档登记表

合同编号

合同名称

签订日期

签署人

归档日期

归档人

档案存放位置（档案室编号/电子路径）

附件清单（如资质文件、审批记录）

四、关键实施要点

审核核心要点

主体资格：务必核实对方营业执照、授权委托书（如非法定代表人签署），避免“无权代理”风险；

条款一致性：合同文本与谈判纪要、订单等辅助文件需保持核心条款（如价格、履行期限）一致；

风险规避：对违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）等条款需重点关注，避免模糊表述。

归档管理规范

资料完整性：归档材料需包含合同全生命周期文件（从起草到签署的全部审批记录及附件），缺一不可；

编号唯一性：合同编号需按“年份-部门-流水号”规则编制（如“2024-法务-001”），避免重复；

保密存储：涉及商业秘密的合同档案需单独存放，查阅权限仅限授权人员，电子档案需加密。

特殊情况应对

紧急合同：可启动“绿色通道”，先口头同步审核要点，后24小时内补全书面流程；

争议条款：对法务与业务存在重大分歧的条款，需由分管领导牵头组织专项会议决策，并形成会议纪要归档。