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文书档案整理新手操作指南

引言：为何要重视文书档案整理？

在日常工作中，我们会产生大量的各类文件材料，这些材料是各项工作开展过程的原始记录，承载着单位或个人的知识、经验与成果。文书档案整理，简而言之，就是将这些零散、杂乱的文件材料，按照一定的原则和方法进行系统化、条理化的处理，使其成为能够真实反映历史面貌、便于日后查找利用的档案。对于新手而言，掌握文书档案整理的基本方法，不仅能提升工作效率、确保工作的规范性与连续性，更是对历史负责、为未来存档的重要体现。

一、新手入门：文书档案整理的基本原则

在动手整理之前，首先要明确并遵循以下基本原则，它们是确保档案整理质量的基石：

1.真实性原则：档案必须是历史活动中形成的原始记录，其内容、形式、载体都应真实可靠，严禁涂改、伪造。

2.完整性原则：确保归档文件材料的齐全完整，不仅包括正文，还应包含相关的附件、处理单、签批件等，力求反映事项的全貌。

3.规范性原则：整理过程中的分类、排列、编号、编目、装订等各项操作，都应遵循统一的规范和标准，保证档案的标准化和规范化。

4.便于利用原则：整理档案的最终目的是为了提供利用。因此，整个整理过程都要从便于日后查找、借阅、研究等实际利用需求出发。

二、操作指南：文书档案整理的基本步骤

文书档案的整理通常遵循“收集—分类—排列—编号—装盒—编目—归档”的基本流程。

（一）收集：全面汇聚，不遗漏

这是整理工作的起点。

*范围：明确归档范围，将本单位在各项职能活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料收集齐全。这包括上级来文、本单位发文、内部流转的各类表单、会议记录、合同协议、调研报告等。

*要求：定期（如每月、每季度或每年）对分散在各个部门或个人手中的应归档文件进行收集。确保收集到的文件材料是办理完毕的正式文本，手续齐全。

（二）分类：科学划分，有条理

将收集到的文件材料按照一定的逻辑关系进行分组，以便于管理和检索。常用的分类方法有：

*年度分类法：按照文件材料形成或处理的年度进行分类。这是最基本、最常用的分类方法，能反映不同年度的工作特点。

*组织机构分类法：按照文件材料形成的部门或机构进行分类。适用于内部机构分工明确、职责清晰的单位。

*问题分类法：按照文件材料内容所反映的主题或问题进行分类。

*保管期限分类法：按照文件材料的价值确定不同的保管期限（如永久、定期），并据此分类。

在实际操作中，通常采用“年度—组织机构（或问题）—保管期限”或“年度—保管期限—组织机构（或问题）”的复式分类法。新手建议从简单的“年度—保管期限”开始尝试，逐步过渡到更复杂的分类体系。

（三）排列：有序组合，定先后

在同一类别的文件材料内，按照一定的顺序进行排列，使其系统化。

*通常方法：

*按时间顺序：即按照文件形成的先后顺序或办结时间的先后顺序排列。这是最常用的方法。

*按重要程度：对于某些重要会议文件或专项工作文件，可按其重要性或逻辑关系排列。

*按文号顺序：对于本单位的发文，可按照发文号的顺序排列。

*注意：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。

（四）编号：赋予标识，利检索

对排列好的文件材料逐一编写页号或件号，固定其在案卷或盒内的位置。

*件号：以“件”为单位进行编号。每份文件为一件（正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发件与被转发件为一件）。在同一年度、同一机构（或问题）、同一保管期限的文件中，从“1”开始依次编写。

*页号：如果文件篇幅较长，需要装订成册，则需在每份文件的每页材料上编写页号，通常在文件正面的右上角、背面的左上角。空白页一般不编页号。

（五）装盒与填写备考表：规范入盒，明责任

将编号后的文件材料按照顺序装入档案盒。

*装盒：不同年度、不同保管期限、不同类别的文件材料不能混装一盒。盒内文件应按照件号顺序排列整齐。

*填写备考表：在每个档案盒的末尾，应放置一张备考表。备考表用于注明盒内文件的总件数、总页数，以及文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并由整理人、检查人签名，并注明日期。

（六）填写案卷（盒）目录与脊背：清晰著录，便识别

*案卷（盒）目录：是检索档案的基本工具。将每个档案盒内的文件信息（如件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等）逐一著录到案卷（盒）目录中。

*填写档案盒脊背：在档案盒的脊背上，用规定的格式填写年度、保管期限、机构（或问题）、起止件号、盒号等信息，以便于在档案架上识别和取放。

（七）编制检索工具：提升效率，便利用

除了案卷（盒）目录外，还可以根据需要编制更细致的检索工具，如全引目录、文号索引、主题索引等，以提高档案