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医疗合同管理规范制度

引言：随着医疗行业的快速发展，合同管理在保障业务合规、提升运营效率方面扮演着日益重要的角色。为了规范合同签订、履行及归档的全流程，防范法律风险，确保公司利益最大化，特制定本制度。该制度适用于公司所有涉及医疗服务的合同管理活动，核心原则包括合法性、标准化、透明化及责任明确。通过明确各部门职责、优化工作流程、强化权限控制，构建一套科学严谨的合同管理体系，为公司的稳健发展奠定坚实基础。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：合同管理部门作为公司组织架构中的核心职能部门，负责统筹全公司的医疗合同管理工作。该部门直接向CEO汇报，与法务部、财务部、业务部等部门保持紧密协作。合同管理部门需确保所有合同符合法律法规要求，同时监督合同履行情况，定期出具风险评估报告。与其他部门协作时，需建立清晰的沟通机制，确保信息传递准确及时。例如，在合同谈判阶段，需与业务部门共同确定合同条款；在合同履行阶段，需与财务部门协调付款事宜。通过跨部门协作，提升合同管理的整体效能。

（二）核心目标：本制度的短期目标是在一年内建立标准化的合同管理流程，实现合同电子化存档，降低人工操作错误率。长期目标则是通过持续优化，将合同管理效率提升30%，减少合规风险事件的发生。这些目标与公司战略紧密关联，如业务扩张需要高效的合同支持，成本控制需要规范的流程管理。通过明确目标，确保合同管理部门的工作始终围绕公司核心战略展开，为业务发展提供有力保障。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：合同管理部门采用扁平化管理模式，设总监1名，分管三个核心团队：合同审核组、履约监控组及档案管理组。总监向CEO直接汇报，各团队负责人向总监汇报。汇报关系清晰，避免多头管理。例如，合同审核组负责新合同的条款审查，履约监控组负责跟进合同执行情况，档案管理组负责合同归档及查询。团队之间通过定期会议协调工作，确保信息同步。

（二）人员配置：部门初期编制为15人，包括总监、各组负责人及普通员工。人员招聘需具备法律、医学或管理背景，通过专业考试及背景调查筛选。晋升机制基于工作表现及能力评估，每年一次。轮岗机制鼓励员工跨团队学习，如合同审核组成员可短期轮岗至履约监控组，了解实际操作流程。这种机制有助于提升员工综合素质，增强团队协作能力。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：标准化流程是合同管理的基石。以采购审批为例，需经过部门负责人初审→财务部复核→CEO终审的三级签字流程。每个环节均有明确时限，如初审需在2个工作日内完成，财务复核需在3个工作日内反馈。此外，关键节点需召开专项会议，如项目启动会需业务、技术、合同等部门共同参与，明确分工；中期评审需评估项目进度及风险；结项验收需确认交付成果符合合同要求。通过标准化流程，确保合同管理各环节有据可依。

（二）文档管理：合同文档需遵循统一的命名规则，如“项目名称-合同类型-编号”，便于检索。存储时采用加密服务器，权限设置仅限总监及审核组成员可调阅，普通员工需经批准方可访问。会议纪要需使用公司模板，记录参会人员、讨论内容及决议，并在2个工作日内提交至合同管理系统。报告模板包括合同履行报告、风险评估报告等，提交时限为每月5日前。通过规范化文档管理，确保信息安全，提升工作效率。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：审批权限分为三级：部门负责人可审批金额低于X万元的合同；财务部可审批金额低于X万元的合同；CEO可审批所有合同。紧急情况下，如合同即将到期无法延期，可由临时小组直接执行，但需事后补办审批手续。授权范围明确，避免越权操作。

（二）会议制度：每周召开合同管理例会，由总监主持，各部门接口人参与。季度召开战略会，CEO及核心管理层出席，讨论行业动态及制度优化方向。会议决议需形成书面记录，并指定责任人及完成时限，如决议需在24小时内分配任务。通过会议制度，确保决策高效执行。

五、绩效评估与激励机制

（一）考核标准：销售部按客户转化率、合同质量评分；技术部按项目交付准时率、合同纠纷率评分；合同管理部门按流程合规性、风险事件发生率评分。评估周期为月度自评、季度上级评估，结果直接影响奖金及晋升。通过量化考核，激励员工提升工作质量。

（二）奖惩措施：超额完成年度目标者可获奖金或晋升机会，连续X次考核优秀者可参与高级培训。违规处理包括：数据泄露需立即报告并接受内部调查，情节严重者解除劳动合同。奖惩措施明确，增强员工责任意识。

六、合规与风险管理

（一）法律法规遵守：合同管理需严格遵守行业合规要求，如患者隐私保护、药品监管规定等。所有合同条款需经法务部审核，确保合法合规。通过定期培训，提升员工合规意识。

（二）风险应对：制定应急预案，如合同纠纷发生时，由专项小组协调解决。每季度进行内部审计，抽查