会议纪要标准化记录模板重要决策记录.docVIP

适用会议类型与场景

标准化操作流程

一、会前准备：明确目标与分工

确定会议核心议题：会议发起人需提前梳理会议目标，明确需讨论的核心议题及预期决策成果（如“确定项目A的推进方案”“明确Q3营销预算分配”等），并提前至少24小时通知参会人员。

指定记录人：会议组织者需指定1名记录人，提前熟悉模板结构，准备会议签到表、议题清单等材料。

材料预审：如涉及决策依据（如方案文档、数据报告等），需提前分发至参会人员，保证各方充分准备。

二、会中记录：聚焦决策关键信息

基本信息记录：会议开始后，记录人需首先填写会议基本信息，包括会议名称、日期、时间、地点、主持人、参会人员（含缺席人员及原因）、记录人等。

议题与讨论过程：按议题顺序逐项记录讨论要点，重点标注不同观点的核心分歧（如“技术部门提出方案X成本过高，建议采用方案Y；市场部门认为方案Y效果不足，需进一步测试”），避免流水式记录。

重点决策记录：针对每个议题，明确最终决策结果，需包含“决策事项”“决策依据”“决策结论”“支持人”“反对人（如有）”“备注”等要素，保证决策内容无歧义（如“决策事项：项目A采用方案X推进；决策依据：成本可控且技术可行性通过评审；决策结论：下周三前启动第一版开发”）。

行动项确认：对决策执行需落实的行动项，明确“行动内容”“责任人”“协助人（如有）”“完成时间”“交付成果”，避免责任模糊（如“行动内容：完成用户调研报告初稿；责任人：；协助人：；完成时间：2024年X月X日；交付成果：含3份用户访谈记录的调研报告”）。

三、会后整理：核对与分发

纪要初稿撰写：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会中记录整理纪要初稿，重点核对决策事项、行动项的完整性（如是否明确责任人、时间节点），保证信息准确无误。

与会人员确认：初稿完成后，发送至所有参会人员及相关方，确认内容无遗漏或表述偏差；如有修改意见，需在1个工作日内反馈并调整。

定稿与归档：确认无误后，形成正式会议纪要，标注“最终版”，通过公司内部系统或邮件分发至各责任部门，并同步归档至项目/部门知识库，保存期限不少于1年。

会议纪要模板结构示例

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

[例如：项目A启动会]

会议日期

[年月日]

会议时间

[上/下午时分-时分]

会议地点

[会议室/线上会议]

主持人

[姓名]

参会人员

[姓名1]、[姓名2]、[姓名3]……（含缺席人员及原因：[姓名4]因事请假）

记录人

[姓名]

二、议题讨论与决策记录

序号

议题名称

讨论要点摘要

决策事项

决策依据

决策结论

支持人

反对人（如有）

备注

1

项目A整体推进方案

技术部：推荐方案X，开发周期6周，成本15万；市场部：建议方案Y，周期8周，效果更优

项目A采用何种推进方案

技术可行性评估报告、市场调研数据

采用方案X，优先保证开发效率

[姓名1]

[姓名2]

需同步优化用户反馈机制

2

Q3营销预算分配

线上推广占比60%，线下活动占比40%；线上推广中信息流广告占比50%

Q3营销预算分配比例及重点投向

上半年营销数据复盘、部门年度目标

线上推广占比60%（含信息流广告50%），线下活动占比40%，重点投入新品推广渠道

[姓名3]

—

预算总额度待财务部最终确认

三、行动项跟踪表

序号

行动内容

责任人

协助人（如有）

完成时间

交付成果

状态（未启动/进行中/已完成/延期）

备注

1

完成方案X技术文档初稿

[姓名5]

[姓名6]

2024–

技术文档V1.0版

—

需包含风险评估

2

组织用户反馈机制研讨会

[姓名7]

—

2024–

研讨会会议纪要

—

邀请产品部参与

使用要点与常见问题规避

客观性原则：记录时需保持中立，避免加入个人主观评价，如实反映讨论过程及各方观点，尤其是分歧点需明确标注。

决策明确性：决策结论需具体、可执行，避免使用“尽快”“原则上”等模糊表述，保证责任人对行动项无理解偏差（如“完成时间”需明确至具体日期，“交付成果”需说明格式或标准）。

闭环管理：行动项需纳入后续跟踪机制，可在下次会议中同步进展，保证“决策-执行-反馈”闭环，避免“议而不决、决而不行”。

信息脱敏：记录中涉及敏感数据（如成本、未公开方案）时，需按公司规定脱敏处理；人名统一用“[姓名]”替代，避免使用真实姓名以外的隐私信息。

版本控制：正式纪要需标注版本号（如V1.0、V2.0）及更新日期，修改时需注明修改内容及原因，保证历史记录可追溯。