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企业合同管理工具与审批流程说明

一、适用业务场景

本工具与流程适用于企业各类合同的规范化管理，覆盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同等常见类型，适用于企业法务部门、业务部门（如采购部、销售部、项目部）、财务部门及相关管理层。具体场景包括：

业务部门需与合作方签订合作合同时发起合同起草与审批；

法务部门需对合同条款进行合法性、合规性审核；

财务部门需对合同金额、付款方式、税务条款等进行财务风险评估；

管理层需对重大或高金额合同进行最终审批；

合同签署后需进行归档管理及履行过程跟踪。

二、合同全流程操作指引

（一）合同发起与起草

发起主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理等）根据业务需求发起合同申请。

准备材料：

合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式等）；

业务需求说明（如采购标的、服务内容、数量、质量标准等）；

历史合作记录（如有）；

参考模板（企业标准合同模板或行业通用模板）。

起草合同：

使用企业标准合同模板，或根据业务需求起草非标合同；

合同内容应包含核心条款：合同主体、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款等；

涉及特殊业务（如进出口、知识产权）时，需提前咨询法务或专业顾问。

（二）部门内部审核

审核主体：业务部门负责人（如采购部经理、销售总监）。

审核内容：

业务条款是否符合企业战略及部门年度目标；

标的物/服务需求是否明确，数量、质量标准是否合理；

合作方背景是否初步调研（如行业口碑、履约能力）；

合同金额是否符合部门预算权限。

审核结果：通过后提交至法务部门；驳回时需注明修改意见，退回业务部门重新起草。

（三）法务部门审核

审核主体：法务专员/法务经理。

审核内容：

合同主体是否具备完全民事行为能力（如营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖业务内容）；

合同条款是否合法合规（如违反法律强制性规定、显失公平等）；

权利义务是否对等，违约责任是否明确且合理；

争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否清晰；

涉及特殊条款（如担保、知识产权、保密协议）的合规性。

审核结果：通过后提交至财务部门；需修改时，出具《法务审核意见书》，明确修改点及法律依据，业务部门根据意见调整后重新提交。

（四）财务部门审核

审核主体：财务专员/财务经理。

审核内容：

合同金额是否准确，是否符合企业财务制度及预算要求；

付款方式、进度节点是否合理（如预付款比例、质保金设置）；

涉及税务条款是否合规（如发票类型、税率、纳税义务发生时间）；

资金安排是否对企业现金流造成压力。

审核结果：通过后提交至管理层；需调整时，出具《财务审核意见书》，明确金额、付款方式等修改建议。

（五）管理层审批

审批主体：根据合同金额及重要性分级审批（示例）：

金额≤10万元：部门负责人+分管副总审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总+总经理审批；

金额＞50万元：总经理+董事长审批。

审批内容：

合同是否符合企业整体经营策略；

业务风险是否可控，合作方选择是否合理；

资源投入与预期收益是否匹配。

审批结果：通过后进入签署环节；驳回时，由管理层出具书面意见，终止流程或退回重新协商。

（六）合同签署与用印

签署准备：

审批通过的合同文本由法务部门统一编号（格式：年份-部门-序号，如“2023-采-001”）；

打印一式两份（或多份，根据合作方需求），保证文本内容与审批版本一致，无涂改。

用印管理：

业务部门持签署申请单、审批表、合同文本至行政部门申请用印；

行政部门核对审批流程完整性及文本一致性后，加盖企业合同专用章或公章（严禁以部门章代替）；

合作方签署后，双方各执一份，原件由行政部门统一归档。

（七）合同归档

归档主体：行政部门档案管理员。

归档内容：

合同审批流程全文件（发起申请、部门审核意见、法务/财务审核意见、管理层审批表）；

合同文本原件（含附件、补充协议）；

合作方资质文件复印件（营业执照、授权委托书等）；

签署过程中的往来函件（如邮件、确认函）。

归档要求：

按合同编号分类存放，建立电子台账（含合同名称、编号、对方方、金额、签署日期、履行状态等）；

保管期限：一般合同不少于10年，重大合同（如不动产、长期合作）不少于20年。

（八）履行监控与归档更新

责任主体：业务部门为履行第一责任人，法务、财务部门协同监督。

监控内容：

按合同约定跟踪履行进度（如供货时间、验收节点、付款申请）；

对方违约时，业务部门需及时收集证据（如逾期证明、质量检测报告），并上报法务部门启动应对程序；

履行完毕后，及时办理验收、结算手续，更新合同台账状态为“已终止”。

三、常用模板与表单

（一）合同审批单

申请部门

申请人

申请日期

合同编号

合同名称

合同类型

□采购□销售□服务□其