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会议室预约及管理使用指南

一、适用范围与常见使用场景

本指南适用于企业内部各部门员工对会议室的预约、使用及管理需求，常见场景包括但不限于：

日常工作会议：部门例会、项目组碰头会、跨部门协调会等；

专项沟通：客户洽谈、面试沟通、绩效面谈等；

培训与分享：内部技能培训、经验分享会、知识讲座等；

临时应急：突发事务讨论、紧急项目推进等临时性会议。

二、会议室预约全流程操作步骤

1.登录会议室管理系统

通过企业内部办公平台（如OA系统、钉钉/企业工作台）进入“会议室管理”模块；

使用个人账号密码登录，保证账号信息准确（如遇登录问题，可联系行政部*协助处理）。

2.查看会议室可用状态

在会议室列表页，可按“楼层”“容量”“设备类型”等条件筛选会议室；

系统实时显示会议室的“可预约”“已占用”“维护中”状态，优先选择“可预约”且符合需求的会议室；

会议室名称可查看详细信息，如容纳人数、配备设备（投影仪、视频会议系统、白板等）、使用规则等。

3.填写并提交预约申请

选择目标会议室后，填写以下核心信息：

基础信息：会议主题、预约人（姓名及部门）、参会人数；

时间信息：会议日期、开始时间、预计结束时间（建议预留10分钟缓冲时间，避免超时影响后续预约）；

需求备注：是否需要特殊设备支持（如麦克风、翻页笔）、是否提供茶水服务等；

确认信息无误后提交申请，系统将自动发送预约确认信息至预约人及参会人（若需）。

4.审核与预约确认

标准会议室：提交后系统自动审核通过，实时更新为“已预约”状态；

特殊会议室（如董事会议室、多媒体培训室）：需经部门负责人或行政部*审核，审核结果将通过系统通知，审核通过后生效。

5.预约成功后的操作

保存预约成功通知（截图或系统记录），便于现场使用时核对；

若会议时间、参会人数或需求有变，需提前2小时通过系统修改预约或取消，释放会议室资源；

会议结束后，请在系统中“结束会议”，并协助整理会议室（如关闭设备、清理垃圾、归位桌椅）。

三、会议室预约信息表示例

预约编号

会议室名称

会议主题

预约人

部门

参会人数

会议日期

开始时间

预计结束时间

设备需求

备注

YYY20240501001

3楼-01会议室

项目进度评审会

*小明

研发部

8

2024-05-02

14:00

15:30

投影仪、麦克风

需提前调试设备

YYY20240501002

5楼-多功能厅

新员工入职培训

*小红

人力资源部

20

2024-05-03

09:00

11:00

视频会议系统、白板

培训资料已提前提交

YYY20240501003

2楼-洽谈室

客户需求对接

*小刚

市场部

4

2024-05-02

16:00

17:00

无

客户方3人+我方1人

四、使用过程中的关键注意事项

1.预约规则遵守

每人/每部门每天最多可预约3个会议室，单次预约时长不超过4小时（特殊情况需提前向行政部*申请）；

禁止虚假预约（如预约后未使用且未提前2小时取消），累计3次将暂停1周预约权限；

会议室按“先到先得、预约优先”原则分配，已预约时段不可擅自占用他人预约会议室。

2.设备与卫生维护

使用前请检查会议室设备（如投影仪、空调）是否正常，若发觉问题可联系行政部*或现场IT支持；

禁止携带易燃、易爆、刺激性气味物品进入会议室，会议期间保持安静，避免影响他人；

会议结束后，请将个人物品带走，关闭所有电器设备（灯光、投影仪、空调等），并将桌椅恢复原位。

3.突发情况处理

若临时需延长会议时间，请提前30分钟查看该会议室后续是否空闲，若空闲可延长使用，需在系统中更新结束时间；若后续已被占用，需提前结束会议并腾退场地；

如遇设备故障等紧急情况，可联系行政部*（分机号：8888）或现场值班人员协助处理。

4.隐私与保密

会议室内的讨论内容涉及敏感信息时，请提醒参会人员注意保密，会议结束后及时销毁纸质资料、关闭电子设备屏幕；

不得擅自录制会议内容，如需录音录像需提前获得所有参会人员同意。