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采购管理流程标准化操作手册——供应商管理
一、适用范围与管理目标
本手册适用于企业各类采购业务中供应商的全生命周期管理，涵盖供应商准入、合作评估、绩效监控及优化退出等环节。通过标准化流程实现以下目标：
保证供应商资质合规，降低采购风险；
建立科学评价体系，提升供应商合作质量；
规范采购行为，保障采购效率与成本可控；
促进供应商与企业共同成长，构建稳定供应链。
二、标准化操作流程
（一）供应商准入管理
信息收集与初步筛选
操作主体：采购专员*
操作步骤：
（1）根据采购需求（如物料类型、技术标准、服务要求等），通过行业平台、展会推荐、主动寻源等方式收集潜在供应商信息；
（2）对收集的供应商进行初步筛选，重点核查其主营业务是否匹配企业需求、生产/服务能力是否达标，形成《潜在供应商清单》。
输出成果：《潜在供应商清单》。
资质文件审核
操作主体：采购专员、法务专员、质量工程师*
操作步骤：
（1）向潜在供应商发送《供应商资质文件清单》，要求提供以下材料（加盖公章）：
营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；
相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证等，根据采购品类确定）；
产品/服务说明书、检验报告、主要客户合作案例；
法定代表人证件号码明、授权委托书（如委托他人办理）；
（2）法务专员审核资质文件的合法性与有效性（如营业执照有效期、认证范围是否与采购需求一致）；质量工程师审核产品/服务质量相关文件（如检验报告标准是否符合企业要求）；
（3）审核通过后，供应商进入下一环节；审核未通过，书面反馈原因并终止流程。
输出成果：《供应商资质审核记录表》。
现场实地考察
操作主体：采购经理、质量工程师、技术专员*
操作步骤：
（1）根据采购品类重要性，制定考察计划，明确考察重点（如生产设备、工艺流程、仓储物流、质量管控体系、财务状况等）；
（2）组成考察小组（至少3人），赴供应商现场实地核查，填写《供应商现场考察评分表》，重点关注：
生产/服务环境是否符合行业标准；
关键设备配置与维护状况；
质量检测流程与设备是否完善；
供货能力（产能、库存管理）及应急响应机制；
财务状况（资产负债率、现金流等，可通过供应商提供的财务报表或第三方征信核实）；
（3）考察结束后，3个工作日内完成《供应商考察报告》，明确考察结论（推荐/不推荐）。
输出成果：《供应商现场考察评分表》《供应商考察报告》。
准入评审与决策
操作主体：供应商评审委员会（由采购经理、质量总监、技术总监、财务经理组成）
操作步骤：
（1）采购专员*汇总《潜在供应商清单》《资质审核记录表》《供应商考察报告》，提交评审委员会；
（2）评审委员会结合资质、考察结果、价格竞争力、合作案例等维度，对供应商进行综合评议（可采用评分制，总分≥80分为合格）；
（3）评审通过后，纳入《合格供应商名录》；评审未通过，书面通知供应商并说明理由。
输出成果：《供应商评审会议纪要》《合格供应商名录》。
签订合作协议与建档
操作主体：采购专员、法务专员、供应商代表
操作步骤：
（1）与准入供应商签订《采购合作协议》，明确双方权利义务，包括：
供应产品/服务的规格、价格、交付周期及结算方式；
质量标准与验收流程、违约责任（如质量不达标、延迟交货的赔偿标准）；
知识产权保护、保密条款及协议有效期；
（2）协议签订后，采购专员*建立供应商档案，内容包括：资质文件、考察报告、评审记录、合作协议等，保证档案完整可追溯。
输出成果：《采购合作协议》《供应商档案（电子+纸质）》。
（二）供应商合作过程管理
订单下达与交期跟踪
操作主体：采购专员、计划专员
操作步骤：
（1）根据生产/项目需求，在ERP系统中创建采购订单，明确物料编码、数量、交付时间、质量要求等，发送至供应商；
（2）供应商确认订单后，采购专员*跟踪生产进度，关键节点（如备料、生产、发货）与供应商沟通，保证按期交付；
（3）若供应商可能延迟交货，提前3个工作日预警，协调调整交期或启动备选供应商方案。
输出成果：《采购订单》《交期跟踪记录表》。
质量检验与问题处理
操作主体：质量工程师、仓库管理员、采购专员*
操作步骤：
（1）供应商交付物料后，仓库管理员*核对送货单与采购订单信息（型号、数量、批次号），无误后送检；
（2）质量工程师*按《进料检验标准》进行检验，填写《进料检验报告》，判定结果为：合格、让步接收、退货；
（3）若检验不合格，质量工程师及时通知采购专员，采购专员*与供应商沟通处理方案（如换货、返工、索赔），并跟踪问题整改闭环；
（4）对“让步接收”物料，需经使用部门负责人及质量总监*审批，明确后续使用限制。
输出成果：《送货单》《进料检验报告》《质量问题处理单》。
交付验收与结算管理
操作主体：仓库管理员、采购专
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