技术文档编写与审查标准流程.docVIP

技术文档编写与审查标准流程工具模板

一、适用场景与对象

本流程适用于企业内部各类技术文档的规范化编写与质量管控，具体场景包括但不限于：

新产品研发：如产品需求文档（PRD）、系统设计说明书、接口文档等从需求到交付的全流程文档管理；

系统升级与维护：如版本更新说明、故障排查手册、运维操作指南等技术文档的编写与修订；

跨团队协作：研发、测试、产品、运维等多团队协作时，保证文档内容一致、信息同步；

知识沉淀与传承：关键项目经验、技术方案、操作规范等文档的标准化编写与归档，保证团队知识可复用、可追溯。

适用对象包括产品经理、研发工程师、测试工程师、技术负责人、文档专员等参与技术文档编写与审查的相关角色。

二、标准操作流程详解

（一）需求分析与目标明确

明确文档目标

根据项目或业务需求，确定文档的核心目标（如指导开发、规范操作、用户培训等），避免文档偏离实际用途。例如API文档需明确目标受众为开发者，重点包含接口定义、调用示例及错误码说明。

定义受众与场景

分析文档使用对象（如终端用户、运维人员、研发人员等），针对不同受众调整内容深度与表达方式。例如给终端用户的使用手册需避免专业术语，侧重操作步骤；给研发人员的技术文档需包含详细逻辑与参数说明。

梳理核心内容模块

基于文档目标，拆解核心内容模块（如功能概述、操作步骤、技术参数、常见问题等），形成文档大纲，保证内容覆盖全面且逻辑清晰。

（二）文档规范编写

遵循结构规范

技术文档需包含标准结构，常见模块如下（根据文档类型调整）：

封面（文档名称、版本号、编写人、编写日期）；

目录（自动，包含章节标题及页码）；

引言（文档目的、背景、适用范围）；

（按模块分章节，如功能描述、安装部署、使用指南、技术架构等）；

附录（术语表、缩略语、参考资料等）。

内容规范要求

准确性：数据、参数、逻辑需与实际系统一致，避免模糊表述（如“大概”“可能”），关键信息需通过测试或代码验证；

一致性：术语、符号、格式需统一（如“用户ID”与“用户id”统一为“用户ID”），图表编号与引用一致；

可读性：语言简洁明了，避免冗长句子，复杂逻辑可通过流程图、时序图等可视化方式辅助说明；

完整性：覆盖所有关键信息，如操作步骤需包含前置条件、操作动作、预期结果，异常情况需包含错误提示与处理方法。

格式与排版规范

字体：统一使用宋体/微软雅黑五号，标题加粗且分级明确（如一级标题三号，二级标题四号）；

段落：首行缩进2字符，行间距1.5倍，段前段后间距6磅；

图表：图表需有编号（如图1-1，表2-1）和标题，图表下方需注明数据来源或说明文字，图表清晰无歧义；

代码：代码块需使用等宽字体（如Consolas），添加语法高亮，关键步骤需添加注释。

（三）多轮审查与修订

初稿自审

编写人完成初稿后，需对照文档需求清单与内容规范进行自审，重点检查：

是否覆盖所有核心模块；

数据、逻辑是否准确；

术语、格式是否统一；

表述是否清晰易懂。

自审通过后，提交至技术负责人*进行交叉审查。

交叉审查

技术负责人*组织相关角色（如研发工程师、测试工程师、产品经理）进行交叉审查，审查要点包括：

完整性：是否满足文档目标，是否遗漏关键信息；

准确性：技术参数、操作步骤是否符合系统实际；

一致性：跨模块内容、术语是否统一；

可操作性：用户是否可按文档完成操作（如用户手册需通过实际操作验证）。

审查人需填写《审查意见反馈表》（见表1），明确标注问题位置（章节号/页码）及修改建议。

修订与复检

编写人根据审查意见逐条修订，修订后需在《修订记录表》（见表3）中记录修改内容、修改原因及修改人。修订完成后，提交审查人进行复检，确认所有问题已闭环后，进入终稿确认环节。

（四）终稿确认与归档

终稿审核

技术负责人对修订后的文档进行终审，确认内容达标后，组织产品经理、测试负责人共同签字确认（签字模板见表4），形成正式版本。

版本管理与归档

文档需明确版本号（如V1.0、V1.1），版本号规则：主版本号（重大修订，如架构调整）、次版本号（功能增减）、修订号（细节修正）；

文档归档至企业文档管理系统（如Confluence、SharePoint），归档信息包括文档名称、版本号、创建日期、创建人、审核人、存储路径；

重要文档（如系统设计文档、核心接口文档）需进行纸质备份，由行政部统一存档。

三、关键模板工具表单

表1：文档审查意见反馈表

文档名称

文档版本

审查人

审查日期

审查要点

具体意见（含位置：章节号/页码）

修改状态（待修订/已修订/已确认）

修改人

完整性

第3章“安装部署”缺少“系统环境要求”

待修订

准确性

表4-2中接口“获取用户信息”的请求URL与实际系统不一致

待修订

一致性

第2章“功能概述”中“用户角色”与第5章“权限管理”描述不一致

已修订

可读性