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固定资产管理流程与操作手册

第一章适用场景与触发条件

本手册适用于企业、事业单位及各类组织对固定资产的全生命周期管理，涵盖从资产入库到最终处置的各环节。具体触发场景包括：

新增资产入库：因采购、捐赠、自制等方式取得固定资产时，需完成登记、贴标、入库操作；

资产领用与分配：部门因工作需要领用固定资产时，需办理领用手续并明确责任人；

资产内部转移：因部门调整、人员变动等导致资产使用主体变更时，需办理转移手续；

资产盘点与核对：定期（如季度、年度）对固定资产进行实地盘点，保证账实一致；

资产维修与维护：资产出现故障或需定期保养时，提交维修申请并跟踪处理结果；

资产报废与处置：资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，启动报废及处置流程。

第二章全流程操作步骤详解

第一节固定资产新增入库

操作主体：行政部门（或资产管理部门）、采购部门、财务部门

操作步骤：

资产验收与信息核对

采购部门根据采购合同到货后，通知行政部门及使用部门共同验收，重点核对资产名称、规格型号、数量、质量、供应商信息等是否与合同一致；

若为捐赠或自制资产，需提供资产来源证明（如捐赠协议、自制成本核算表）及验收报告，保证资产信息完整。

资产信息登记

行政部门根据验收结果，填写《固定资产新增信息登记表》（详见第三章模板），内容包括：资产编号、名称、规格型号、资产类别（如电子设备、办公家具、生产设备等）、购置日期、原值、供应商、使用部门、责任人、存放地点、预计使用年限、折旧方式等；

资产编号规则：组织简称-资产类别-年份-流水号（如“-电子设备-2023-001”），保证编号唯一。

资产贴标与入库

行政部门根据登记信息制作资产标签（包含资产编号、名称、购置日期），粘贴于资产明显位置（如设备机身、家具侧面）；

将资产信息录入固定资产管理系统（或Excel台账），更新“在库”状态，并通知财务部门进行账务处理（确认资产入账价值、计提折旧）。

输出结果：《固定资产新增信息登记表》、资产标签、系统台账更新。

第二节固定资产领用与分配

操作主体：使用部门、行政部门、财务部门

操作步骤：

提交领用申请

使用部门因工作需要领用资产时，由申请人某填写《固定资产领用申请表》（详见第三章模板），注明领用资产名称、规格型号、数量、用途、领用人、预计归还时间等，部门负责人某签字确认。

审批与发放

行政部门审核申请表，确认资产库存及领用合理性（如是否为重复领用、是否符合部门预算），审批通过后发放资产；

若为新增资产直接领用，同步更新资产状态为“在用”，并登记使用部门及责任人信息；

领用人*某核对资产信息无误后，在领用申请表签字确认，完成资产交接。

财务与系统更新

财务部门根据领用申请表及资产信息，确认资产使用部门及成本归属；

行政部门更新固定资产管理系统台账，将资产状态变更为“在用”，并记录领用日期、领用人信息。

输出结果：《固定资产领用申请表》、系统台账更新（状态“在用”）。

第三节固定资产内部转移

操作主体：转出部门、转入部门、行政部门

操作步骤：

提交转移申请

因部门合并、人员调动、资产调配等原因需转移资产时，由转出部门经办人某填写《固定资产内部转移申请表》（详见第三章模板），注明资产编号、名称、转出部门、转入部门、转移原因、经手人等，转出部门负责人某及转入部门负责人*某签字确认。

审核与资产交接

行政部门审核转移申请，确认资产状态（如是否为“在用”、是否存在未结清维修等），审批通过后组织资产交接；

转出部门与转入部门经办人*某共同核对资产信息（名称、编号、外观等），确认无误后在转移申请表签字，保证资产完好无损。

信息更新

行政部门更新固定资产管理系统台账，修改资产使用部门、责任人、存放地点等信息，并将状态保持为“在用”；

转移申请表及相关交接记录由行政部门存档，作为资产权属变更依据。

输出结果：《固定资产内部转移申请表》、系统台账更新（使用部门、责任人、存放地点）。

第四节固定资产盘点

操作主体：行政部门、财务部门、各使用部门

操作步骤：

制定盘点计划

行政部门根据管理需求，定期（如每季度末、每年年末）组织固定资产盘点，明确盘点范围（全资产或部分资产）、时间、参与人员（部门专员、财务人员、行政部门人员）及分工。

实地盘点与记录

盘点人员按部门或存放地点逐项清点资产，核对资产编号、名称、数量、使用状态（在用、闲置、维修中、报废）等信息，填写《固定资产盘点表》（详见第三章模板）；

对盘点的差异情况（如盘盈、盘亏、资产损坏）需备注原因，并由盘点人员签字确认。

差异处理与账务调整

行政部门汇总盘点结果，对比系统台账，分析差异原因（如漏登记、资产遗失、信息错误等）；

盘盈资产需补充登记信息（参照新增入库流程），盘亏资产需填写《固定资产盘亏报告说明》，经部门负责人*某及行政部门审批后，由财