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行政公文写作格式与审批流程规范

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于公司内部各类行政公文的起草、审核、审批、印发及归档管理，涵盖通知、报告、请示、函、纪要等常用公文类型。典型应用场景包括：

公司内部重要决策传达（如年度工作计划、管理制度发布）；

跨部门工作协调与任务部署；

对上汇报工作或请示事项（如向集团提交的专项报告）；

对外正式沟通（如与合作单位的函件往来）；

会议记录与决议固化（如总经理办公会纪要）。

二、行政公文格式规范详解

行政公文需严格遵循国家《政机关公文处理工作条例》及公司内部格式要求，保证结构清晰、要素完整、表述规范。

（一）公文基本构成要素及规范

标题

要求：准确概括公文内容，简明扼要，一般由“发文机关+事由+文种”三部分组成（如“行政部关于2024年办公用品采购计划的通知”）。

格式：小标宋体二号，居中编排；标题中一般不用标点符号（除法规、规章名称加书名号外）。

主送机关

要求：指公文的主要受理机关，顶格编排，后加全角冒号；如涉及多个机关，用顿号分隔（如“公司各部门、各子公司：”）；普发性公文可统称“各单位：”。

格式：仿宋GB2312三号，顶格书写。

要求：内容真实准确、逻辑清晰、语言简练；层次序号规范统一：一、（一）、1.、（1）。

格式：仿宋GB2312三号，每段首行缩进2字符，行距28磅；文中结构层次序数可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层黑体、第二层楷体GB2313、第三层仿宋GB2312加粗、第四层仿宋GB2312。

附件说明

要求：如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.2024年度员工培训计划表”）；附件名称后不加标点符号，附件不止1个时，用阿拉伯数字标注序号（如“附件：1.××××2.××××”）。

格式：仿宋GB2312三号，“附件”二字加粗。

发文机关署名

要求：署发文机关全称或规范化简称（如“有限公司行政部”）；联合行文时，发文机关名称按主办机关在前、其他机关在后的顺序排列。

格式：成文日期之上、以成文日期为准居中编排；如需加盖印章，印章用红色，上不压、下压成文日期（印章顶端距2-4mm）。

成文日期

要求：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期；电报以发出日期为准。

格式：阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（如“2024年3月15日”），月、日不编虚位（即1不编为01）；右空四字编排（印章右空四字）。

版记

要求：抄送机关（如需）、印发机关和印发日期；抄送机关在印发机关之上，占一行，左空一字编排“抄送”二字，后加冒号；印发机关为公司办公室，印发日期以公历为准（如“2024年3月15日印发”）。

格式：仿宋GB2312三号，“抄送”“印发机关”二字加粗；印发日期右空一字，阿拉伯数字标注。

（二）公文排版与用纸要求

用纸：国际标准A4型（210mm×297mm），纸张白度80-90g/m2。

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。

页码：单页码右空一字，双页码左空一字，四号宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线（如“-1-”）。

三、审批流程标准化操作指南

行政公文审批需遵循“谁起草、谁负责，逐级审核、权责清晰”原则，保证公文内容合规、流程规范。

（一）审批流程全步骤

环节

责任主体

操作要点

时限要求

拟稿

经办人（*明）

1.根据工作需求起草公文，内容需符合公司制度及实际情况；2.严格按格式规范排版，核对要素完整性（标题、主送机关、等）；3.附相关背景材料（如数据支撑、会议纪要等）。

1个工作日内

部门审核

部门负责人（*华）

1.审核公文内容是否与部门职责匹配，数据、表述是否准确；2.检查格式是否符合规范，提出修改意见；3.涉及跨部门事项需协调一致后签字。

1个工作日内

会签（如需）

相关部门负责人

对公文涉及本部门业务的内容进行审核，确认无异议后签字；若存在分歧，需与起草部门沟通达成一致。

2个工作日内

领导审批

分管领导/总经理（*总）

1.分管领导审核公文必要性、合规性及可行性；2.重大事项（如战略调整、大额资金支出）需经总经理审批；3.审批通过后签字确认，注明意见（如“同意印发”）。

1-3个工作日（视事项复杂度）

编号登记

办公室文秘（*琳）

1.按公司公文编号规则（如“X行文〔2024〕X号”）编制唯一文号；2.登记台账（记录文号、标题、起草人、审批人、印发日期等）；3.在OA系统中录入公文信息。

半个工作日内

用印

办公室印章管理员（*磊）

1.核对审批手续是否齐全（拟稿人、审核人、审批人签字完整）；2.检查公文内容与审批意见是否一致；3.加盖