采购合同与供应商管理模板.docVIP

采购合同与供应商管理通用工具模板指南

一、适用范围

二、操作流程详解

1.供应商准入与评估

目标：筛选合格供应商，建立合格供应商名录。

步骤：

1.1供应商信息收集：采购部通过公开招标、行业推荐、主动寻源等方式收集供应商资料，包括但不限于营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、产品/服务案例、报价单等。

1.2资质初审：采购专员*对供应商提交的资质文件进行初步审核，重点核查证照有效性、经营范围与采购需求的匹配度、资质等级等，形成《供应商资质初审表》。

1.3现场考察（如需）：对关键物料或高价值服务供应商，由采购经理*牵头，联合需求部门、质量部进行现场考察，评估生产能力、质量控制体系、供货稳定性等，记录《供应商现场考察报告》。

1.4综合评估：组织采购委员会（由采购部、法务部、需求部门负责人组成）对供应商进行打分评估，评估维度包括价格竞争力、质量保证能力、交付及时率、合作配合度、财务状况等，得分达标者纳入《合格供应商名录》，有效期1年，到期需重新评估。

2.采购合同拟定与审批

目标：明确双方权利义务，规避合同风险。

步骤：

2.1需求确认：需求部门提交《采购申请单》，明确采购标的、规格型号、数量、交付时间、质量标准、预算金额等，经部门负责人*审批后传递至采购部。

2.2合同草拟：采购专员*根据采购需求和供应商报价，参照《采购合同模板》起草合同，核心条款包括：

合同双方信息（供应商全称、地址、联系人等）；

采购标的、数量、单价、总金额（含税/不含税）；

质量标准（需明确国标、行标或双方约定的技术参数）；

交付条款（交货地点、时间、运输方式、风险转移节点）；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；

验收标准（如抽样方法、不合格品处理流程）；

违约责任（逾期交货、质量不达标等情况的赔偿标准）；

争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼管辖地）。

2.3内部审核：法务专员*对合同条款的合法性、严谨性进行审核，财务部审核付款条款与财务制度的一致性，需求部门确认技术参数的准确性，形成《合同审核记录表》。

2.4对方签署：审核通过后，由采购经理*与供应商正式签署合同，双方加盖公章或合同章，合同一式三份（采购部、财务部、供应商各执一份，需求部门可根据需要留存复印件）。

3.合同执行与跟踪

目标：保证合同按约定履行，及时处理执行偏差。

步骤：

3.1交付跟踪：供应商按合同约定交付货物/服务，采购专员*通过物流跟踪、现场验收等方式确认交付时间、数量，记录《合同交付跟踪表》。

3.2质量验收：需求部门联合质量部依据合同约定的质量标准进行验收，出具《验收报告》，验收合格后办理入库（如为货物采购）或服务确认单（如为服务采购）；验收不合格的，及时通知供应商整改或按违约条款处理。

3.3付款申请：采购专员根据验收结果和合同付款条款，整理付款凭证（如发票、验收报告、合同复印件），提交《付款申请单》，经财务部审核、总经理审批后安排付款。

3.4异常处理：若出现交付延迟、质量争议等问题，采购专员*需第一时间与供应商沟通，协商解决方案（如延期交付、赔偿损失、更换货物等），并记录《合同异常处理记录》，必要时启动合同违约条款。

4.供应商绩效评估与维护

目标：动态管理供应商，优化供应商结构。

步骤：

4.1数据收集：在合作周期内（如每季度/每半年），收集供应商的交付及时率、验收合格率、价格稳定性、服务响应速度、配合度等数据，由需求部门、采购部、质量部分别评分。

4.2绩效评级：根据综合评分将供应商分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四级，标准可设定为：A级（≥90分）、B级（80-89分）、C级（60-79分）、D级（60分）。

4.3结果应用：

A级供应商：优先加大采购份额，纳入“战略供应商”名单，可适当简化后续审核流程；

B/C级供应商：保持合作，针对薄弱环节提出改进要求；

D级供应商：暂停合作，要求限期整改，整改后仍不达标则移出《合格供应商名录》。

4.4名录更新：每年末对《合格供应商名录》进行全面复核，更新供应商资质信息、绩效评级结果，保证名录信息的时效性和准确性。

三、核心模板表格

表1：供应商准入申请表

申请部门

申请日期

申请类型（□新供应商□现有供应商增项）

供应商基本信息

企业名称

统一社会信用代码

注册地址

联系人/职务/电话

主营业务

注册资本

资质文件清单

营业执照

□已提供□未提供

有效期至

行业资质证书

□已提供□未提供

证书编号/等级

质量体系认证

□已提供□未提供

认证范围/有效期

初审意见

采购专员初审

日期：_________

采购经理审核

日期：_________

表2：采购合同模板（核心条款节选）

合同编号：_________

甲方（采购方）