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合同审查流程与审批标准化手册

前言

为规范公司合同管理，防范合同风险，保证合同内容合法合规、条款严谨可行，提高合同审查与审批效率，保障公司合法权益，特制定本手册。本手册旨在明确合同审查各环节职责、操作规范及标准，为各部门合同处理提供统一指引，保证合同全流程管理规范化、标准化。

一、适用范围与业务场景

本手册适用于公司及所属各部门、分支机构在业务开展中拟定的各类合同，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议、租赁合同等。

典型业务场景包括但不限于：对外采购物资或服务、对外销售产品或提供技术支持、接受或提供第三方服务、合作项目开发、资产租赁、知识产权授权等需通过合同明确双方权利义务的业务活动。

二、合同审查与审批全流程操作指引

合同审查与审批流程分为合同发起、初步审查、专业审查、合规审查、审批决策、用印执行、归档七个环节，各环节责任主体、操作内容及输出成果

（一）合同发起

责任主体：业务部门（合同承办人）

操作内容：

需求梳理：明确合同交易背景、合作方基本信息、合同标的、数量、价款、履行期限、双方权利义务等核心要素。

材料准备：收集合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等）、交易相关资质文件（如行业许可证、认证证书等）、previous合作记录（如有）及其他支撑材料。

合同拟定：根据公司《合同示范文本库》（如有）或行业标准模板，结合交易需求拟定合同初稿，保证合同内容完整、条款清晰。

输出成果：合同初稿、合作方主体资格证明材料、交易需求说明等。

（二）初步审查

责任主体：综合管理部（或指定行政岗）

操作内容：

形式审查：检查合同文本是否完整（含合同、附件、签署页等），合同编号是否符合公司编号规则（如“合同类型简称-年份-序号”，如采购-2024-001），材料是否齐全（如缺少合作方营业执照等，需退回业务部门补充）。

基础信息核对：核对合同双方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等基本信息与证明材料是否一致；合同金额大小写是否一致，计量单位、履行期限等是否明确。

流程完整性检查：确认合同是否按公司规定流程发起，是否需前置审批（如重大合同需提前经部门负责人预审）。

输出成果：《合同形式审查表》（附件1），注明审查意见（如“通过”“需补充材料”“条款需调整”），反馈至业务部门。

（三）专业审查

责任主体：业务部门负责人、相关技术/财务专家

操作内容：

业务条款审查：业务部门负责人审查合同标的、数量、质量标准、履行期限、交付方式、验收标准等业务条款是否符合公司实际需求，是否存在履约风险（如质量标准不明确可能导致验收争议）。

技术条款审查：涉及技术服务的合同，由技术部门专家审查技术参数、服务内容、成果交付形式等是否科学可行，是否符合行业标准。

财务条款审查：财务部门审查合同金额、付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、开票信息、资金结算方式等是否符合公司财务制度，是否存在资金风险（如付款条件不明确可能导致资金占用）。

输出成果：《合同专业审查意见表》（附件2），各部门签署明确审查意见（如“同意”“建议修改条款”“需补充内容”），反馈至业务部门修订合同。

（四）合规审查

责任主体：法务部（或指定合规岗）

操作内容：

主体资格合规性：审查合作方是否具备签订合同的民事行为能力（如是否为依法成立的企业，是否在有效经营期内），是否存在失信被执行人、经营异常等风险（可通过“信用中国”等公开渠道核实，但不得记录具体）。

合法性审查：审查合同内容是否符合《民法典》《公司法》等相关法律法规，是否存在无效条款（如违反法律强制性规定、损害社会公共利益）；合同标的、交易模式是否合法合规（如涉及特许经营业务是否具备相应资质）。

权利义务对等性：审查双方权利义务是否对等，是否存在显失公平条款（如违约责任不对等、免责条款过于宽泛）；争议解决方式（仲裁/诉讼）、管辖法院是否明确且有利于公司。

合规风险提示：对合同中存在的合规风险（如数据安全条款缺失、知识产权归属不明等）提出修改建议，并提示法律后果。

输出成果：《合同合规审查意见表》（附件3），法务部签署审查结论（如“合规，通过”“需修改后再次审查”“存在重大风险，不建议签署”），反馈至业务部门。

（五）审批决策

责任主体：按合同金额、类型及公司《合同授权管理办法》规定的审批权限执行

操作内容：

权限划分：

一般合同（金额≤10万元）：由业务部门负责人、分管副总审批；

重大合同（10万元＜金额≤50万元）：由业务部门负责人、分管副总、总经理审批；

特殊重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务/战略合作）：除上述审批外，需提交总经理办公会集体审议。

审批内容：审批人重点审查合同是否符合公司战略目标、经济效益是否合理、风险是否可控，结合前序审查意见签署最终审批意见（如“同意签署”“