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供应链管理基础流程手册

一、适用范围与应用场景

本手册适用于制造业、零售业、电商等行业的企业供应链管理部门及相关协作部门（如采购、仓储、物流、生产计划等），旨在规范供应链核心环节的操作标准，保证各流程衔接顺畅、数据准确、风险可控。具体应用场景包括：企业供应链体系搭建、新员工岗位培训、跨部门协作流程优化、供应链异常问题处理等，通过标准化操作提升整体供应链响应速度与运营效率。

二、核心流程操作指引（以“采购管理流程”为例）

1.需求识别与申请

责任部门：需求部门（如生产部、销售部、仓储部）

操作步骤：

需求部门根据生产计划、销售预测、库存水位等，梳理物料/商品需求，明确物料编码、名称、规格型号、需求数量、需求日期及用途。

填写《采购申请表》（见模板1），经部门负责人*经理审批后提交至采购部。

采购部收到申请后，核对需求的合理性与紧急程度，如需求数量超出安全库存或涉及新品采购，需启动额外评估流程。

输出文档：《采购申请表》《需求评估报告》（如涉及）。

2.供应商选择与评估

责任部门：采购部、质检部

操作步骤：

采购部根据物料特性（如标准件、定制件）及需求规模，从《合格供应商名录》中筛选候选供应商，或通过市场调研开发新供应商。

对候选供应商进行资质审核（营业执照、生产许可证、质量体系认证等）及现场考察（生产能力、工艺水平、仓储条件等），形成《供应商考察记录》。

组织质检部、需求部门对供应商样品进行检验（如适用），或参考供应商历史合作数据（交货准时率、合格率、价格竞争力等），综合评分后确定最终供应商，报采购总监*总审批。

输出文档：《供应商考察记录》《供应商评估表》《合格供应商名录更新表》。

3.采购订单下达

责任部门：采购部

操作步骤：

采购部与供应商确认采购细节（价格、交货期、付款方式、运输方式等），保证条款符合公司采购政策。

使用ERP系统或书面形式《采购订单》（见模板3），注明订单号、供应商信息、物料明细、数量、单价、总金额、交货地点及时间、质量标准等，经采购部负责人审核后正式发送供应商。

供应商确认订单后，采购部将订单信息同步至仓储部（备货）、财务部（付款计划）、需求部门（进度跟踪）。

输出文档：《采购订单》《订单确认函》（供应商盖章）。

4.收货与验收

责任部门：仓储部、质检部、需求部门

操作步骤：

供应商按订单要求送货至指定仓库，仓储部核对送货单与采购订单信息（物料编码、数量、批次号），确认无误后办理入库手续，《入库单》。

质检部根据《质量检验标准》对物料进行抽检或全检，重点检查外观、规格、功能等指标，填写《收货验收单》（见模板4），注明合格数量、不合格数量及处理意见（如退货、挑选使用）。

需求部门参与定制件或关键物料的验收，确认物料是否符合生产/销售要求。验收合格后，物料正式入库；不合格物料由采购部联系供应商处理（退换货、索赔等）。

输出文档：《入库单》《收货验收单》《不合格品处理报告》。

5.付款结算

责任部门：财务部、采购部

操作步骤：

采购部收集《采购订单》《入库单》《收货验收单》《供应商发票》等单据，核对“三单匹配”（订单、入库单、发票信息一致），确认无误后提交财务部。

财务部审核单据真实性及合规性，按照合同约定的付款周期（如月结30天）安排付款，《付款申请单》经财务总监*总审批后，通过银行转账或承兑汇票等方式支付货款。

付款完成后，财务部将付款凭证同步至采购部与供应商，更新供应商应付账款信息。

输出文档：《付款申请单》《付款凭证》《应付账款台账》。

三、常用流程模板示例

模板1：采购申请表

申请部门

申请日期

采购类型

□常规采购□紧急采购□新品采购

物料编码

物料名称

规格型号

单位

———-

———-

———-

——

需求原因

□生产补料□销售订单□新品试制□其他（请注明）

申请人

采购部意见

□同意采购□需调整数量□需替换供应商□其他（请注明）

审批人

模板3：采购订单

订单号

PO001

订单日期

2023-10-08

供应商编码

SUP-2023-005

供应商名称

科技有限公司

联系人

联系方式

*-

交货地址

市区路号

交货日期

2023-10-20

运输方式

□供应商送货□公司自提

序号

物料编码

物料名称

规格型号

单位

数量

——

———-

———-

———-

——

——

1

MAT-001

芯片

A32-256G

片

1000

2

MAT-002

电阻

1KΩ±1%

个

50000

付款方式

□货到付款□月结30天□预付30%余款70%

其他约定

如延迟交货，按日收取0.05%违约金

采购部负责人

供应商确认

（盖章）日期：

模板4：收货验收单

验收单号

YS002

验收日期

2023-10-21

供应商

科技有限公司