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采购订单审批模板高效采购管理版

适用场景与价值

在企业采购管理中，采购订单审批是控制成本、规范流程、防范风险的核心环节。本模板适用于企业日常生产经营所需的各类物料、设备、服务采购（如生产原材料、办公用品、固定资产采购等），尤其适合多部门协作、预算管控要求严格的场景。通过标准化审批流程，可缩短审批周期、减少重复沟通、保证采购需求与预算匹配，同时实现采购全流程可追溯，提升采购管理效率与合规性。

标准化操作流程

采购申请发起

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）

操作说明：

（1）需求部门根据实际需求（如生产计划、办公消耗），填写《采购订单审批表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付日期等关键信息；

（2）同步相关附件，如《采购需求说明书》、比价记录（至少3家供应商报价单，紧急采购可提供书面说明）、技术参数要求等；

（3）在系统中提交申请，选择对应审批流程（如常规采购、紧急采购），并抄送部门负责人及采购部。

部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人

操作说明：

（1）审核采购需求的合理性：核对需求是否符合部门年度工作计划、预算额度，是否存在重复采购或可替代方案；

（2）审核附件完整性：检查比价记录、技术参数等材料是否齐全，预估价格是否与市场行情基本匹配；

（3）审核通过后，在审批表中签署意见并提交至采购部；若不通过，需注明原因并退回需求部门修改。

采购部复核

操作主体：采购部专员/经理

操作说明：

（1）复核需求合规性：确认采购物品是否属于企业采购目录、是否符合采购政策（如是否需要公开招标、是否为定点供应商）；

（2）审核供应商信息：对比比价记录，评估供应商资质（营业执照、相关资质证书）、供货能力、售后服务质量，必要时进行实地考察或补充询价；

（3）核对预算匹配度：通过财务系统查询采购项目剩余预算，保证总金额不超预算；若超预算，需需求部门提交预算调整申请并附说明；

（4）复核通过后，签署意见并提交至财务部；若需调整供应商或价格，与需求部门沟通后修改。

财务部审核

操作主体：财务部专员/经理

操作说明：

（1）审核预算准确性：核对采购金额是否与部门预算一致，资金来源是否明确（如运营资金、专项预算）；

（2）审核价格合理性：结合历史采购数据、市场价格波动，评估预估单价是否合理，防止虚高报价；

（3）审核付款方式：确认付款条件（如预付款比例、到账周期是否符合企业财务制度）、票据类型（如增值税专用发票要求）等；

（4）审核通过后，签署意见并提交至对应审批权限领导；若涉及大额资金或特殊支出，需标注并提升审批层级。

领导审批

操作主体：根据采购金额划分审批权限（如：部门总监审批≤5万元，分管副总审批5万-20万元，总经理审批＞20万元）

操作说明：

（1）审批核心：重点审核采购事项的战略匹配度（如是否支持企业重点项目）、成本效益比、风险控制（如供应商依赖度、市场风险）；

（2）紧急采购处理：对因生产急需等特殊情况的紧急采购，需求部门需在申请中注明“紧急”原因，经部门负责人及采购部确认后，可启动绿色审批通道，但事后需补全流程说明；

（3）审批通过后，签署最终意见，审批流程结束；若不通过，注明退回原因至采购部。

采购订单与归档

操作主体：采购部

操作说明：

（1）审批通过后，采购部根据审批表内容与最终选定的供应商签订正式《采购订单》，明确双方信息、物品规格、数量、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款；

（2）将采购订单复印件抄送需求部门、财务部，原件与审批表、附件等资料一并归档保存，保存期限不少于5年；

（3）跟进供应商履约情况，保证按时交付，并将订单进度同步至需求部门及财务部。

采购订单审批表模板

基本信息

申请部门

申请人

申请日期

年月日

采购类型

□物料采购□设备采购□服务采购□其他（请注明：_________）

预算归属

项目名称/部门预算科目：_________

采购明细

规格/型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

供应商名称（如有）

预算编码

合计金额

大写金额

仟佰拾万仟佰拾元角分

附件清单|□采购需求说明书□比价记录（3家及以上）□技术参数要求□供应商资质证明□其他：_________|

审批流程

部门负责人意见：

签名：

日期：

采购部意见：

□通过□调整供应商/价格（说明：_________________）

签名：

日期：

财务部意见：

□通过□预算不足（需调整：_________________）

签名：

日期：

领导审批：

□同意□不同意（原因：_________________）

签名：

日期：

备注信息|1.紧急采购原因：_________2.特殊要求：_________3.其他说明：_________|