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业务销售流程自动化处理操作手册

一、本工具覆盖的核心业务场景

本自动化工具旨在解决销售流程中重复性高、易出错、耗时长的问题，适用于以下典型场景：

销售线索全生命周期管理：从线索获取（如展会报名、官网咨询、渠道推荐）到线索分配、跟进提醒、转化率分析的自动化处理，避免线索遗漏或跟进不及时。

合同审批流程标准化：针对标准销售合同（如产品采购合同、服务合作协议），实现条款自动校验、审批流自动触发、审批进度实时跟踪，缩短合同签署周期。

订单与履约协同自动化：合同签订后自动订单，同步触发库存核查、物流对接、交付节点提醒，保证订单从到交付的无缝衔接。

客户信息动态维护：通过客户互动记录（如沟通日志、购买历史、投诉反馈）自动更新客户画像，支持销售团队精准跟进和二次营销。

销售数据实时统计：自动汇总各销售阶段的转化数据、业绩达成率、客户活跃度等指标，可视化报表，辅助管理层决策。

二、自动化处理全流程操作指南

（一）系统初始化配置

基础信息设置

登录系统后台，进入“基础配置”模块，录入公司信息（如公司名称、税号、开户行）、产品/服务目录（含价格、规格、折扣规则）、客户分级标准（如VIP客户、普通客户、潜在客户）。

示例：产品目录需包含“产品编码、产品名称、单价、单位、折扣类型（固定折扣/阶梯折扣）”等字段，保证后续订单时价格计算准确。

用户权限与角色分配

根据岗位职责创建角色（如销售代表、销售经理、财务专员、系统管理员），分配对应操作权限（如销售代表仅可查看和编辑自己负责的线索，销售经理可查看团队所有数据）。

示例：为销售代表小王分配“线索跟进”“合同拟稿”“订单提交”权限；为销售经理李经理分配“团队业绩查看”“合同审批”“权限调整”权限。

自动化规则配置

进入“自动化规则”模块，设置触发条件与执行动作：

线索分配规则：根据线索来源（如“线上官网”分配给A组，“线下展会”分配给B组）或客户行业（如“教育行业”分配给擅长该行业的张经理），实现线索自动分配。

跟进提醒规则：设置线索首次跟进时间（如线索导入后2小时内）、跟进频率（如每3天一次未跟进客户自动提醒），提醒方式支持系统内消息、短信或邮件（需提前绑定通知账号）。

合同审批流配置：根据合同金额设置审批层级（如金额≤10万元由销售经理李经理审批；10万＜金额≤50万元需销售总监王总审批；金额＞50万元需法务部刘专员会签+总经理赵总终审）。

（二）销售线索自动化处理

线索导入与去重

支持手动录入（通过“线索管理”模块逐条添加客户信息，如客户名称、联系人、电话、需求描述）或批量导入（模板表格，填写后系统，系统自动校验必填字段完整性）。

系统自动检测重复线索（根据手机号/邮箱匹配，提示“该客户已存在，是否合并”），避免重复跟进。

线索自动分配与标签化

线索导入后，系统根据预设规则自动分配给对应负责人（如“线上咨询-产品A”分配给小王），同时根据客户需求、行业、规模自动打标签（如“高意向”“教育行业”“中小企业”）。

分配完成后，系统自动向负责人发送“新线索待跟进”提醒（含客户基本信息和需求摘要）。

跟进过程自动化记录

销售代表“开始跟进”，系统自动记录跟进时间，并支持填写跟进内容（如沟通要点、客户反馈、下一步计划）。

若超过预设未跟进时长（如3天），系统自动向销售代表小王和其上级李经理发送“跟进超时提醒”，避免客户流失。

线索转化与升级

当客户确认需求并同意合作时，销售代表在系统中“转化为商机”，系统自动关联客户信息，并触发“商机审批”流程（由销售经理李经理审核商机真实性）。

审核通过后，商机状态更新为“已立项”，系统自动将客户信息同步至“合同管理”模块，提示准备合同。

（三）合同审批流程自动化

合同模板选择与拟稿

在“合同管理”模块，根据客户类型（如新客户/老客户）和产品类型选择对应合同模板（如《产品销售标准合同》《定制服务合同》），系统自动填充客户信息（从客户档案调取）、产品信息（从产品目录调取）、金额（根据订单数量和价格计算）。

销售代表可修改非核心条款（如交付日期、付款方式），核心条款（如价格、违约责任）需符合预设规则，否则系统提示“条款不符合规范”。

合同自动校验与提交审批

“提交审批”前，系统自动校验合同完整性（如双方信息、金额、签字盖章页是否齐全）、合规性（如条款是否违反法律法规或公司制度），校验通过后方可进入审批流。

系统根据合同金额自动触发审批流程（如10万元合同自动推送至销售经理李经理审批）。

审批进度实时跟踪

审批人可在系统内查看合同详情，“同意”或“驳回”（驳回需填写原因，系统自动通知销售代表修改）。

销售代表可实时查看审批进度（如“待审批”“审批中”“已通过”“已驳回”），并通过系统消息接收审批结果通知。

合同归档与版本管理

合同审批通过后，系统自动电子合同（含唯一编号），并同