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企业人事档案管理与招聘流程模板

一、模板应用场景

二、标准化操作步骤

（一）人事档案管理操作流程

1.档案建立

触发条件：员工通过试用期考核，正式入职当日。

操作步骤：

（1）HR向员工发放《员工基本信息表》，要求员工如实填写个人信息（含姓名*、证件号码号、学历、联系方式、紧急联系人等），并核对证件号码、学历证书、离职证明等原件，留存复印件。

（2）HR将员工信息录入人事管理系统，唯一员工编号，同步建立电子档案与纸质档案（纸质档案按部门-岗位-姓名分类存放）。

（3）档案材料需包含：《员工基本信息表》、入职登记表、证件号码复印件、学历/学位证书复印件、离职证明（如有）、劳动合同等。

2.日常更新

触发条件：员工信息发生变更（如联系方式调整、岗位晋升、薪资调整、学历提升等）。

操作步骤：

（1）员工填写《档案更新申请表》，注明变更内容及原信息，部门负责人*签字确认后提交HR。

（2）HR核对变更材料（如岗位晋升需附审批单、学历提升需附毕业证书复印件），更新电子档案与纸质档案，并在《档案更新记录表》中登记变更日期、变更项目、申请人及审批人信息。

3.档案分类与存储

分类标准：按“在职员工”“离职员工”两大类划分，每类下按部门细分，部门内按入职时间排序。

存储要求：

（1）电子档案：加密存储于企业服务器，定期备份（每月1次），仅HR部门授权人员可访问。

（2）纸质档案：使用专用档案盒存放，盒外标注“部门-岗位-员工姓名*及编号”，档案柜双人双锁管理，防火防潮。

4.查阅与借阅

查阅权限：仅HR部门负责人及员工本人（需出示有效证件号码件）可查阅个人档案，部门负责人*因工作需要可查阅本部门员工档案（需提前向HR申请）。

借阅流程：

（1）申请人填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、档案编号、借阅期限（最长不超过3个工作日）。

（2）HR负责人审批后，登记《档案借阅登记表》，借阅人签字确认。

（3）借阅档案需妥善保管，不得涂改、拆散、复印，到期后及时归还，HR检查档案完整性后归位。

（二）招聘全流程操作规范

1.需求确认

触发条件：部门因业务发展或人员离职产生招聘需求。

操作步骤：

（1）用人部门填写《招聘需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、岗位职责、任职要求（如学历、经验、技能）、到岗时间、薪资预算等，部门负责人*签字后提交HR。

（2）HR审核需求的合理性（如与编制匹配度、薪资标准是否符合公司规定），汇总后报管理层审批，审批通过后启动招聘流程。

2.渠道选择与信息发布

渠道选择：根据岗位性质匹配渠道（如技术岗优先招聘网站、基层岗优先内部推荐/劳务市场、管理岗优先猎头合作）。

信息发布：HR统一编制招聘信息，包含公司简介、岗位职责、任职要求、工作地点、福利待遇（如“提供岗前培训”“弹性工作”等，避免敏感词）、投递方式（仅接受简历投递，不留联系方式），经审核后发布。

3.简历筛选

筛选分工：HR负责初筛（匹配基本信息、学历、任职资格等硬性条件），用人部门负责复筛（评估工作经验、专业技能、岗位匹配度等）。

筛选标准：

（1）初筛：剔除信息不全、明显不符合任职要求的候选人，筛选比例控制在3:1（即3份简历选1人进入面试）。

（2）复筛：HR将初筛通过的简历提交用人部门，部门负责人*在2个工作日内反馈复筛结果，确定面试候选人名单。

记录要求：HR填写《简历筛选记录表》，注明候选人编号、姓名*、简历来源、筛选结果及理由，存档备查。

4.面试安排

面试形式：根据岗位级别确定（如基层岗初试为HR面试+业务复试，管理岗增加终试环节）。

操作步骤：

（1）HR通过电话/邮件通知候选人面试时间、地点、所需材料（证件号码、学历证书、离职证明等），发送《面试须知》。

（2）HR提前准备面试材料（候选人简历、《面试评估表》、笔试题（如需）），协调面试会议室，通知面试官（HR、部门负责人等）参加面试。

（3）面试当日，HR引导候选人填写《面试登记表》，核对身份信息后安排面试。

5.面试评估

评估维度：专业能力（60%）、沟通表达（20%）、岗位匹配度（15%）、职业素养（5%），具体分值可根据岗位调整。

操作步骤：

（1）面试官根据《面试评估表》逐项打分，并填写综合评价意见（如“具备项目经验，沟通能力较强”）。

（2）多人面试时，取平均分作为最终成绩，HR汇总各面试官意见，确定拟录用候选人（按成绩排序，预留1-2名备选）。

6.背景调查

调查对象：拟录用候选人（关键岗位必查，一般岗位可选查）。

调查内容：学历验证（通过学信网）、工作经历核实（联系前雇主HR*或直接上级）、离职原因、有无不良记录等。

操作要求：

（1）HR提前与候选人沟通，获得其书面授权（《背景调查授权书》）。

（2）采用电话或邮件方式核实信息，填写《背景调查报告》，注明调查结