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采购管理标准化审批流程表功能介绍

一、适用范围与核心价值

本流程表适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购活动，涵盖办公用品采购、生产设备采购、服务外包采购、原材料采购等多种场景。通过标准化审批流程，可规范采购申请、审核、执行全环节操作，明确各岗位职责权限，提升采购效率与透明度，有效控制采购成本，降低合规风险，保证采购活动与企业预算管理、内部控制制度要求保持一致。

二、标准化操作流程详解

1.采购申请发起

操作主体：需求部门经办人（如专员、主管）

操作内容：

（1）登录采购管理系统或填写纸质《采购申请单》，准确填写采购基本信息：申请单号（系统自动）、申请部门、申请人、联系方式、申请日期。

（2）详细列明采购物品/服务信息：名称（需注明规格型号、品牌参数）、单位、数量、预估单价、预估总价、采购用途（需说明具体使用场景或项目名称）。

（3）必要附件：如采购需求说明书、市场询价对比表（至少3家供应商报价）、技术参数要求、历史采购记录（如有）等，保证采购需求合理且可追溯。

关键要点：预估总价需符合部门年度预算，超预算采购需提前提交预算调整申请；物品名称、规格等描述需准确无误，避免模糊表述（如“办公用品”需细化至“A4纸、80g、500张/包”）。

2.部门负责人审核

操作主体：需求部门负责人（如经理、总监）

操作内容：

（1）核对采购需求的必要性：确认申请物品/服务是否为部门业务必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）。

（2）审核预算合理性：对照部门预算指标，检查预估总价是否在预算范围内，超预算部分需说明调整理由。

（3）确认采购紧急程度：根据业务需求标注“紧急”或“常规”（紧急采购需注明原因，如生产停工风险、客户紧急交付等）。

操作结果：审核通过后，在系统中“同意”并签字确认；审核不通过需注明驳回原因（如“预算不足”“需求不合理”），退回申请人修改。

3.财务部门审核

操作主体：财务部审核岗（如会计、主管）

操作内容：

（1）复核采购金额：核对预估总价与市场询价资料的匹配性，检查是否存在价格虚高、重复采购等问题。

（2）审核资金安排：确认采购资金是否已纳入年度/月度预算，未纳入预算的需检查预算审批流程是否完备。

（3）评估支付方式：根据企业财务制度，确认预付款、进度款、尾款的比例及支付条件是否符合规定（如大额采购需签订合同并约定分期支付）。

操作结果：审核通过后，在系统中签署“财务审核意见”；若发觉价格异常或资金问题，需与需求部门沟通调整，必要时提交财务经理复核。

4.分级审批执行

操作主体：分管领导/总经理/采购总监（根据采购金额分级）

分级标准（示例）：

金额≤5000元：部门负责人+财务审核通过后，即可提交采购部门执行；

5000元＜金额≤5万元：需分管副总（如*副总）审批；

金额＞5万元：需总经理（如*总）最终审批。

操作内容：

（1）分管领导/总经理重点审核采购的战略匹配性（如是否符合企业发展方向）、成本效益比及合规性（如是否回避关联方交易）。

（2）审批通过后，流程流转至采购部门；审批不通过需明确意见，终止采购流程或要求申请人重新申报。

5.采购部门执行与反馈

操作主体：采购部经办人（如采购员、主管）

操作内容：

（1）根据审批通过的申请单，实施采购：小额采购可通过比价后从合格供应商库下单；大额采购需组织招标、竞争性谈判或公开询价，确定最终供应商。

（2）签订采购合同（金额≥1万元需签订正式合同），明确交货期、质量标准、验收方式、违约责任等条款。

（3）采购完成后，在系统中更新采购状态，采购合同、订单、付款凭证等附件，反馈给申请部门及财务部门。

6.验收与归档

操作主体：需求部门（验收）、采购部（归档）

操作内容：

（1）需求部门收到物品/服务后，按合同约定进行验收（如核对数量、检查质量、测试功能），填写《验收确认单》，验收人签字确认。

（2）采购部收集《采购申请单》《审批记录》《采购合同》《验收确认单》《付款凭证》等资料，整理归档（电子档存管理系统，纸质档按年度分类保存），保存期限不少于3年。

三、采购审批流程表模板

基本信息

采购详情

审批流程

执行结果

申请单号：____________

采购物品/服务名称：___________________________

需求部门负责人审核：

采购方式：□比价采购□招标采购□其他_________

申请部门：________________

规格型号/品牌：_______________________________

□同意□不同意（原因：_________）签字：_________日期：_________

供应商名称：_______________________________

申请人：__________________

单