仓库管理入库与出库记录模板.docVIP

仓库管理入库与出库记录通用模板

一、模板应用背景与价值

仓库管理是企业供应链体系的核心环节，精准的入库与出库记录是保障库存数据真实、责任可追溯、流程规范化的关键基础。本模板适用于各类企业的仓库场景，包括制造业原材料/成品仓、物流企业中转仓、商贸企业商品仓、电商企业仓储中心等，无论是供应商送货入库、生产车间领料出库，还是客户订单发货、跨仓库调拨，均可通过标准化记录实现全流程管控，有效避免库存积压、丢失、错发等问题，为库存盘点、成本核算、数据分析提供可靠依据。

二、入库与出库操作流程详解

（一）入库操作全流程

事前准备

接收供应商/送货方通知，核对采购订单（PO）、送货单信息（物料名称、规格型号、数量、批次号、预计到货时间）。

确认仓库库位容量，提前规划货物存放区域（如合格品区、待检区、不合格品区）。

准备验收工具：点数器、卡尺、质检报告模板、扫码枪（如需）。

现场验收

数量核对：与送货单逐一点收，散货过磅计数，整件清点箱数/件数，保证数量一致；如发觉数量不符，当场在送货单上注明差异并双方签字确认。

质量检查：检查外包装是否完好（破损、受潮、变形），核对物料规格型号、生产日期/保质期（如适用）、批次号是否与订单一致；对需质检的物料（如原材料、精密配件），通知质检部门进行抽样或全检，留存质检报告。

异常处理：如数量短少、质量不合格，立即联系采购部门或供应商协调退换货，同时将货物移至“不合格品区”，悬挂“待处理”标识，避免误发。

系统登记与上架

验收合格后，仓管员填写《入库记录表》（详见第三部分），录入仓库管理系统（WMS），唯一入库单号，关联采购订单、供应商信息。

贴附货物标签（含物料名称、规格、批次号、入库日期、库位信息），按规划库位上架，保证“账、物、卡”一致（货位卡实时更新数量）。

单据归档

整理采购订单、送货单、质检报告、入库记录表，按月度装订成册，电子版同步备份至指定服务器，保存期限不少于3年。

（二）出库操作全流程

出库申请与审批

领用部门（如生产车间、销售部、调拨方）提交《出库申请单》，注明领用物料名称、规格、数量、用途（如“生产A产品”“客户订单”）、领用人及部门负责人签字。

仓管员核对申请单信息与库存数据，确认库存充足后，交由仓库主管审批；紧急领料可先口头沟通，但需在24小时内补签审批单。

备货与复核

仓管员按“先进先出（FIFO）”原则拣货（如同一物料有多批次，优先发放早批次），核对物料名称、规格、数量与申请单一致。

复核员（可由另一名仓管员兼任）逐项核对拣货结果，保证无错发、漏发；对贵重、危险品物料需双人复核并签字确认。

出库确认与交接

领用人到场核验货物，确认无误后在《出库记录表》（详见第三部分）签字，仓管员同步更新WMS系统库存，出库单号。

如为外部发货（如客户订单），需与物流公司交接，核对货物数量、运输要求（如冷链、防震），签署《发货签收单》；内部领料则由领用人签字后直接提货。

单据归档与库存更新

整理出库申请单、领料单、出库记录表、发货签收单，按月度与入库单据一并归档；每日下班前核对WMS系统库存与实物库位卡数据，保证差异≤0.1%，超限立即复盘。

三、标准记录模板与填写示例

（一）入库记录表

日期

入库单号

供应商/来源

物料名称

规格型号

单位

数量

批次号

质量状态

验收人

仓管员

库位

备注

2023-10-08

RK20231008001

*有限公司

钢筋

Φ12mm

吨

5.2

合格

*明

*华

A-01-02

供应商送货单号：SZ2023100801

2023-10-08

RK20231008002

生产车间退料

塑料外壳

P-001

个

120

合格

*强

*华

B-03-01

退料原因：生产剩余

（二）出库记录表

日期

出库单号

领用部门/客户

物料名称

规格型号

单位

数量

批次号

用途

领用人

仓管员

库位

备注

2023-10-09

CK20231009001

生产一部

钢筋

Φ12mm

吨

2.1

生产A产品

*伟

*华

A-01-02

采购订单号：PO2023100501

2023-10-09

CK20231009002

*客户（上海）

塑料外壳

P-001

个

80

客户订单001

*磊

*华

B-03-01

物流公司：*速运

四、操作规范与风险防控要点

（一）核心操作规范

单据完整性：入库必须附采购订单、送货单、质检报告；出库必须附审批通过的申请单，任何环节无单据禁止操作。

信息一致性：物料名称、规格型号、批次号在单据、系统、实物上必须完全统一，严禁简化或使用别名（如“钢筋”不可简写为“钢”）。

责任可追溯：验收、复核、领用、仓管等关键环节必须由不同人员签字，杜绝单人操作；签字需清晰可辨，不得