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合同管理模板与审核指南

一、适用场景与业务价值

本指南适用于企业日常经营中的各类合同管理场景，包括但不限于：采购与销售合同、服务外包合同、合作开发合同、租赁合同、劳动合同等。通过规范合同起草、审核、签署及归档全流程，可有效防范法律风险，明确合同双方权利义务，保障企业合法权益，提升合同管理效率，为业务开展提供合规支持。

二、合同全流程管理操作步骤

（一）合同起草阶段

明确需求与核心要素

根据业务目标，梳理合同核心条款，包括合同主体、标的物（或服务内容）、数量与质量标准、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式等。

涉及特殊需求的（如保密、知识产权、不可抗力等），需单独约定附加条款。

收集基础资料

起草方需提供：对方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书）、业务背景说明、技术参数或服务标准等支撑材料。

内部需明确：审批流程节点、涉及部门（如法务、财务、业务部门）及职责分工。

编制合同文本

使用企业统一合同模板（无模板时参考行业范本），保证条款表述清晰、无歧义，避免使用“大概”“尽量”等模糊词汇。

合同编号规则：按“年份-部门-合同类型-序号”编制（如2024-采-购-001），便于后续管理。

（二）合同审核阶段

初审（业务部门）

审核重点：合同内容是否符合业务需求，标的物/服务描述是否准确，数量、价格、履行期限等商务条款是否合理，对方主体信息是否完整。

初审通过后，流转至法务部门；需修改的，注明意见并退回起草方调整。

复审（法务部门）

审核重点：

合法性：是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在无效条款（如违反强制性规定、恶意串通等）；

完整性：必备条款是否齐全，附件（如技术协议、验收标准）是否与主合同一致；

风险点：违约责任是否明确、对等，争议解决方式是否约定明确（如仲裁或诉讼管辖地），知识产权、保密条款是否覆盖业务需求。

复核通过后，流转至财务部门；需重大修改的，协同起草方及业务部门共同调整。

终审（财务及管理层）

财务部门审核：价款计算是否准确，支付方式是否符合财务制度，发票类型、税务责任是否明确。

管理层审核：合同金额是否在审批权限内，是否符合企业战略及成本控制要求，重大合同需提交总经理办公会审议。

（三）合同签署阶段

内部审批完成

审核流程全部通过后，由授权签署人（如法定代表人、授权代表）签字并加盖企业公章（或合同专用章），保证“骑缝章”齐全（多页合同）。

对方签署与用印管理

合同一式多份（通常至少一式两份，双方各执一份），对方需在合同上签字盖章，并核对与主体资格证明一致的信息（如公司名称、统一社会信用代码）。

禁止在空白合同或未审核通过的合同上盖章，避免法律风险。

合同交付与备案

签署完成后，由行政或合同管理部门将合同正本分存（一份交财务部门，一份交业务部门，一份存档），电子版同步录入合同管理系统（如有）。

（四）合同履行与归档阶段

履行跟踪

业务部门负责跟踪合同履行进度，如交付、验收、付款等节点，及时记录履行情况，发觉问题立即上报并采取应对措施（如发函催告、协商变更）。

变更与解除管理

合同履行需变更的，双方应签订《补充协议》，明确变更内容、生效条件及责任划分；

需解除合同的，协商一致后签订《解除协议》，明确已履行部分的处理及违约责任（如有）。

归档管理

合同履行完毕或终止后，由合同管理部门整理全套资料（包括合同文本、审批单、签署页、附件、履行记录、补充协议等），按编号顺序归档，保存期限不少于合同履行结束后5年（重大合同建议长期保存）。

三、标准合同模板框架

条款类别

核心内容

合同编号

按企业规则编号（如2024-销-合-003）

合同主体

甲方（采购方）：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人、电话；乙方（供应方）：同上

标的物/服务内容

名称、规格型号、数量、质量标准（可引用国标/行标或附件）

价款与支付

总金额（大小写一致）、支付方式（如电汇）、分期节点（如预付款30%、验收款70%）、账户信息

履行期限与地点

交付/服务开始时间、完成时间；履行地点（如甲方仓库、乙方项目现场）

双方权利义务

甲方：按时付款、提供配合条件；乙方：按时交付/提供服务、保证质量、提供售后服务

验收标准与方式

验收依据（如合同附件、技术标准）、验收期限、异议处理流程

违约责任

违约情形（如逾期交货、质量不达标）及责任（如违约金计算方式、赔偿范围）

争议解决

约定由“合同签订地有管辖权的人民法院诉讼”或“仲裁委员会仲裁”

保密条款

保密范围（如技术信息、商业秘密）、保密期限（如合同终止后3年）

不可抗力

定义（如自然灾害、政策变更）、通知义务、责任减免

其他约定

合同生效条件（如签字盖章后生效）、份数、附件清单

签署页

甲方（盖章/签字）：法定代表人/授权代表；乙方（盖章/签字）：同上；日期

四、风