采购订单处理及验收模板设置.docVIP

适用工作情境

标准化操作流程

一、需求提报与确认

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购专员*

操作内容：

需求部门根据业务需求填写《采购需求清单》，明确物资名称、规格型号、单位、需求数量、期望交货日期、用途及质量要求，部门负责人签字确认后提交至采购部。

采购专员*核对需求清单的合理性，包括数量与实际需求的匹配度、规格的明确性，对模糊信息（如“通用型配件”未注明具体参数）与需求部门沟通补充，保证采购信息无歧义。

确认无误后，采购专员*在采购管理系统中录入需求信息，“需求编号”，同步更新采购台账。

二、采购订单创建与审批

操作主体：采购专员、采购部经理、财务部*（视权限）

操作内容：

采购专员*根据确认的《采购需求清单》，在系统中选择合格供应商（或通过询价比价后确定），录入采购订单信息，包括：订单编号（唯一且可追溯）、供应商全称、联系地址、交货地点、交货日期、运输方式、付款条件（如“验收合格后30天付清”）、物资明细（名称、规格、单位、采购数量、单价、金额）。

订单后，提交至采购部经理*审批，重点审核采购数量是否超预算、供应商资质是否合规、交货周期是否满足需求。

涉及大额采购（如单笔金额超万元）或特殊物资（如进口设备），需额外提交财务部审核预算，或报请分管领导*审批，审批通过后订单正式生效。

三、订单下达与供应商跟踪

操作主体：采购专员*、供应商对接人

操作内容：

采购专员*将生效的采购订单加盖公章（或电子签章）后，通过书面形式（如邮件、系统推送）发送至供应商，并要求供应商在2个工作日内回复订单确认函，确认是否可按订单要求履约。

供应商发货前，采购专员*需与供应商确认发货时间、物流方式及预计到货日期，在系统中更新订单状态为“已发货”，并同步告知仓库管理部门准备验收。

发货后，采购专员*主动跟踪物流进度，若遇延迟（如天气影响、交通拥堵），需及时与供应商协商调整交货期，并通知需求部门及仓库，保证信息同步。

四、到货验收实施

操作主体：仓库管理员、采购专员、需求部门代表*（如需）

操作内容：

物资送达后，仓库管理员首先核对送货单信息与采购订单是否一致（供应商名称、订单编号、物资名称、数量），若单据不符（如订单号错误、数量不符），有权拒收并立即通知采购专员处理。

单据一致后，组织验收：

数量验收：逐一清点物资数量，保证与订单数量一致（如“100件”需点实100件，避免短装或多装）；

质量验收：对照采购订单中的“质量要求”及双方确认的样品（如有），检查物资外观、规格、型号是否达标（如设备是否完好、包装是否破损、是否有合格证），必要时使用专业工具检测（如尺寸测量、功能测试）；

资料验收：索取供应商提供的物资合格证、检验报告、保修卡等文件，保证资料齐全。

验收过程中，若发觉数量不符或质量问题，需当场记录（如“实收95件，短装5件”“包装破损2件”），由供应商送货人员签字确认，并拍照留存证据，采购专员*根据情况启动异常处理流程（详见“关键执行要点”）。

验收合格后，仓库管理员填写《到货验收单》（含验收单号、订单号、供应商、验收日期、物资明细、数量、质量结论、验收人），采购专员、需求部门代表*（如参与验收）签字确认，更新订单状态为“已验收”。

五、入库登记与信息更新

操作主体：仓库管理员、采购专员、财务部*

操作内容：

仓库管理员*根据验收合格的《到货验收单》，办理物资入库，在仓库管理系统中录入入库信息（入库单号、订单号、物资名称、规格、入库数量、存放库位、入库日期），入库单并打印，签字后留存。

物资按“分类存放、标识清晰”原则入库，如易碎品单独存放、危险品专区管理，并在货架上粘贴物资标签（含名称、规格、入库日期）。

采购专员在采购管理系统中更新订单状态为“已入库”，同步将《到货验收单》《入库单》扫描件至系统，保证财务部可及时获取结算凭证。

六、财务结算与归档

操作主体：财务部、采购专员

操作内容：

财务部收到采购专员提交的《采购订单》《到货验收单》《入库单》及供应商开具的合规发票（发票信息需与订单一致），核对无误后办理付款。

采购专员*负责将采购全流程文件（需求清单、订单、验收单、入库单、发票等）按订单编号整理成册，每月提交至档案管理部门归档，保存期限不少于3年。

核心工具表单

表1：采购订单模板

订单基本信息

订单编号

PO-2024-

订单日期

采购部门

采购部

供应商名称

供应商地址

市区路号

联系人/电话

交货地点

公司1号仓库

交货日期

运输方式

供应商承担

付款条件

物资明细

序号

物资名称

规格型号

单位

1

钢材

Q235B10mm

吨

2

螺丝

M6*20mm

千个

合计金额

审批信息

采购部经理签字

*（日期）

财务部审核

*（日期）

分管领导签字

*（日期）

表2：到货验收单模板

验收基本信息

验收单号

YS-20