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采购流程管理与规范工具模板

一、适用范围与场景

本工具模板适用于各类企业（含中小微企业、事业单位）的日常采购管理，涵盖生产物料、办公用品、设备采购、服务外包等多元场景。无论是常规补货、应急采购还是项目专项采购，均可通过本模板实现流程标准化、责任清晰化，保证采购活动高效、合规、透明，降低运营风险，提升资源使用效率。

二、标准操作流程详解

采购流程需严格遵循“需求驱动、审批前置、阳光采购、全程留痕”原则，分为以下六个核心步骤：

步骤一：需求发起与审批——明确采购必要性

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

需求提报：需求部门根据实际业务需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望到货日期及紧急程度（如“常规”“紧急”），并附相关支撑材料（如技术参数、图纸、项目立项批复等）。

部门初审：需求部门负责人审核采购需求的合理性（如是否符合部门年度计划、预算是否在可控范围内），签字确认后提交至采购部门。

采购复核：采购部门对需求的可行性进行复核，重点核查：

需求描述是否清晰、完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类及数量）；

预估单价是否与历史采购价或市场行情匹配，超预算需求需说明原因；

紧急采购需标注原因（如生产断料、客户紧急需求），并同步报请分管领导审批。

分级审批：根据采购金额及重要性，逐级提交审批：

金额≤[具体金额，如5000元]：需求部门负责人+采购部门负责人双签；

5000元＜金额≤[具体金额，如5万元]：需求部门负责人+采购部门负责人+分管副总审批；

金额＞5万元：需提交总经理/总经理办公会审议。

输出成果：审批通过的《采购申请表》（含完整签字链），作为后续采购执行的依据。

步骤二：供应商寻源与评估——保证采购性价比

操作主体：采购部门（需求部门可协助技术参数确认）

操作内容：

供应商寻源：根据采购需求类型，通过以下渠道筛选潜在供应商：

公开渠道：行业招标平台、供应商库、企业官网招商信息；

定向邀请：针对定制化或高价值采购，邀请3家及以上合格供应商参与；

紧急采购：可从历史合作优质供应商中选取，需留存比价记录。

供应商资质初审：核实供应商的基本资质，包括：

营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）；

生产/经营许可（如代理品牌授权书、质量体系认证证书等）；

财务状况（近1年财务报表或资信证明）、供货能力（产能、库存情况）。

商务/技术评估：对通过资质初审的供应商，组织评估小组（含采购、需求部门、技术专家）进行综合打分，评估维度包括：

价格：报价合理性、批量折扣政策；

质量：历史供货合格率、样品检测报告（如需）、质量保障措施；

服务：售后响应速度、供货周期、退换货政策；

合作：过往合作评价、履约记录。

供应商确定：根据评估结果，选择综合得分最高的供应商（紧急采购可简化为“货比三家”书面记录），报请需求部门及分管领导确认。

输出成果：《供应商评估表》《比价/议价记录表》，确定最终合作供应商。

步骤三：合同拟定与签订——锁定采购条款

操作主体：采购部门（法务部门审核）

操作内容：

合同拟定：采购部门根据《采购申请表》及供应商报价，拟定采购合同，核心条款包括：

标的物信息（名称、规格、型号、数量、质量标准）；

价格与支付方式（单价、总价、付款节点如“到货付30%验收合格付60%质保金10%”）；

交付条款（时间、地点、运输方式、风险转移节点）；

验收标准与方法（依据技术协议、行业标准或双方约定）；

违约责任（逾期交货、质量不达标等的处理方式）；

争议解决方式（协商、仲裁或诉讼）。

合同审核：

采购部门审核条款与需求、报价的一致性；

需求部门审核技术参数的准确性；

法务部门审核合规性（如法律条款、免责声明、知识产权等）；

金额≥10万元的合同需经总经理最终审批。

合同签订：审核通过后，由授权代表（总经理或其授权人）与供应商签订合同，合同一式三份（采购部门、财务部门、供应商各执一份），电子版同步存档。

输出成果：正式采购合同（含完整审批签字页）。

步骤四：订单下达与执行——跟踪采购进度

操作主体：采购部门

操作内容：

订单：签订合同后，采购部门根据合同条款，制作《采购订单》，明确订单号、供应商信息、物品明细、交付时间、收货地址等，通过邮件、系统或书面形式发送给供应商，并要求供应商确认回传。

进度跟踪：采购专员定期跟进订单执行情况，重点监控：

生产/备货进度（如供应商是否按计划排产）；

物流状态（如发货时间、物流单号、预计到达时间）；

异常处理：如延迟交货，需第一时间与供应商沟通，明确新的交付时间并报备需求部门；如出现不可抗力，需启动应急方案（如启用备用供应商）。

信息同步：每周向需求部门反馈订单进度，保证需求方提前做好收