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【自查报告】企业采购自查报告

为进一步规范企业采购行为，提升采购管理水平，降低采购成本，防范采购风险，根据公司年度内部审计工作计划，我们于2023年10月至11月组织开展了采购管理专项自查工作。自查范围涵盖公司所有采购活动，包括原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等，涉及采购管理制度建设、采购流程执行、供应商管理、采购行为规范性、采购信息化建设及风险防控等多个方面。通过本次自查，旨在全面梳理采购管理中存在的问题和不足，明确整改方向，完善管理措施，确保采购工作合法合规、高效有序进行。

在采购管理制度建设方面，公司高度重视采购管理体系的构建与完善，目前已形成了以《采购管理办法》为核心，涵盖《招投标管理细则》《供应商管理办法》《采购合同管理规定》等在内的制度体系。制度内容对采购流程、岗位职责、审批权限、招投标管理、供应商准入与评估、合同签订、付款结算等关键环节均作出了明确规定。为确保制度的有效执行，公司每年组织采购人员进行制度培训，培训内容包括采购制度解读、法律风险防范、廉洁从业教育等，2023年累计开展采购专项培训4次，参训人员覆盖采购部、各需求部门采购对接人及分管领导，培训考核通过率达100%。同时，公司建立了采购制度动态修订机制，2023年根据《中华人民共和国政府采购法实施条例》最新修订内容及公司业务发展需求，对《招投标管理细则》中关于公开招标限额标准、竞争性谈判流程等条款进行了更新，确保制度与国家法律法规及公司实际情况保持一致。但自查过程中也发现，部分子制度如《采购应急管理预案》尚未根据近年来供应链波动情况进行修订，预案中对极端情况下的供应商替代方案、采购渠道切换流程等内容不够具体，存在应急响应滞后的风险。此外，针对小额零星采购的管理细则不够完善，部分部门存在小额采购流程简化过度、审批环节缺失的情况，如2023年第二季度行政部采购办公用品过程中，因金额未达到招标标准，直接从合作供应商处采购，未执行三家比价流程，违反了《采购管理办法》中关于小额采购需至少两家比价的规定。

在采购流程执行层面，我们重点检查了采购需求提报、采购方式选择、招投标管理、合同签订、履约验收、付款结算等全流程执行情况。采购需求提报环节，各部门需根据年度预算及实际业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购标的、数量、技术参数、质量标准、交付时间等信息，并经部门负责人、财务部、采购部审核后提交分管领导审批。2023年1-10月，公司共收到采购需求申请326份，其中289份需求申请要素完整、审批流程规范，占比88.65%；37份存在需求描述不清晰、技术参数不明确等问题，经采购部与需求部门沟通后补充完善，占比11.35%。采购方式选择方面，公司严格按照制度规定执行，对于单项或批量采购金额达到50万元以上的货物及服务采购、100万元以上的工程采购，均采用公开招标方式；20万元至50万元的货物及服务采购采用邀请招标或竞争性谈判方式；20万元以下的小额采购采用询价或单一来源采购方式。2023年1-10月，公司累计完成采购项目287个，采购总金额1.86亿元，其中公开招标项目53个，金额1.21亿元，占比65.05%；邀请招标及竞争性谈判项目89个，金额0.43亿元，占比23.12%；询价及单一来源采购项目145个，金额0.22亿元，占比11.83%。招投标管理环节，公司建立了规范的招投标流程，包括招标公告发布、招标文件编制、投标人资格审查、开标、评标、定标等环节，均有详细的操作记录和档案留存。评标委员会由采购部、需求部门、技术部门、财务部及外部专家组成，其中外部专家占比不低于三分之一，确保评标过程的独立性和公正性。2023年共组织开标活动68次，未发现泄露招标信息、串标围标、评标不公等违规行为。合同签订环节，所有采购合同均采用公司标准合同模板，特殊条款需经法务部审核，重大合同需提交总经理办公会审议。2023年签订采购合同276份，合同履约率达98.2%，其中12份合同因供应商原因导致交付延迟，经协商后均达成赔偿协议。履约验收环节，公司实行“双人验收”制度，由需求部门和采购部共同对采购标的的数量、质量、规格型号等进行验收，并签署《采购验收单》，验收不合格的不予付款。2023年共开展验收工作312次，发现不合格产品18批次，均已作退货处理并要求供应商承担违约责任。付款结算环节，财务部严格按照合同约定及验收单进行付款审核，2023年采购付款及时率达96.5%，未发生无合同付款、超合同付款等违规情况。但自查中也发现，部分采购项目存在流程执行不规范的问题，如15个招标项目存在招标文件发售时间不足20天的情况，违反了《招标投标法》关于公开招标项目招标文件发售时间不得少于5个工作日的规定；8个项目在评标过程中，评标委员会成员未独立出具评审意见，存在集体讨论后统一填写评审表的现象