企业采购合同审核及执行标准化流程.docVIP

企业采购合同审核及执行标准化流程工具模板

一、业务应用场景与范围

本标准化流程适用于各类企业（含生产制造、服务、商贸等类型）在采购活动中，从合同起草到最终执行完毕的全流程管理场景，涵盖原材料采购、设备采购、服务外包等各类采购合同类型。流程涉及采购部、法务部、财务部、业务使用部门（如生产部、行政部等）及外部供应商，旨在通过标准化操作规范合同审核与执行环节，降低法律风险、控制采购成本、保证合同履约效率。

二、采购合同审核及执行标准化操作步骤

（一）合同起草与需求确认

责任部门：采购部（牵头）、业务使用部门

操作步骤：

需求提报：业务使用部门根据生产经营或工作需要，填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、预计交付时间、预算金额及技术要求，经部门负责人*审批后提交采购部。

供应商初步筛选：采购部根据需求内容，通过合格供应商名录、市场调研或招标方式筛选潜在供应商，收集供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、产品合格证等），保证供应商具备合法履约能力。

合同文本起草：采购部根据采购需求及供应商信息，参照企业《标准采购合同模板》起草合同文本，明确以下核心条款：

合同主体信息（供应商全称、统一社会信用代码、地址、联系人；采购方全称、统一社会信用代码、地址、联系人）；

采购标的（名称、规格型号、品牌、数量、单价及总价，含是否含税价格）；

质量标准（需明确执行的国家/行业标准、具体技术参数或验收标准）；

履约安排（交付时间、地点、方式；运输方式及费用承担；安装调试要求（如适用））；

付款方式（支付节点、比例、账户信息；发票类型及开具要求）；

双方权利义务（保密条款、知识产权归属、售后服务承诺等）；

违约责任（逾期交付/付款、质量不符等情形的违约金计算方式及赔偿范围）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）；

合同生效条件（签字盖章后生效/附条件生效）。

需求确认：采购部将合同初稿及《采购需求申请表》反馈至业务使用部门，确认技术条款、交付时间等需求是否准确，双方确认无异议后进入审核环节。

（二）合同内部审核

责任部门：法务部、财务部、采购部、业务使用部门

审核流程及要点：

采购部初审：采购部重点审核合同条款与采购需求的一致性（数量、价格、交付时间等）、供应商资质的完整性、履约安排的合理性，保证合同内容与前期沟通一致。

法务部审核：法务部重点审核合同主体的合法性（供应商是否存续、经营范围是否涵盖采购标的）、条款的合规性（是否符合《民法典》《合同法》等法律法规）、违约责任的明确性（是否覆盖主要风险点）、争议解决方式的合理性，避免法律漏洞。

财务部审核：财务部重点审核付款方式与企业资金管理制度的匹配性（如大额付款是否需分期）、发票类型及税务处理（如增值税专用发票的抵扣要求）、价格构成的合理性（是否超出预算、成本是否可控）、账户信息的准确性（避免收款账户错误导致风险）。

业务使用部门审核：业务使用部门重点审核技术参数、质量标准、验收要求、售后服务等条款是否满足实际使用需求，保证采购标的能直接应用于生产或工作场景。

审核意见处理：各部门若对合同条款有修改意见，需在《采购合同内部审核表》（见模板一）中明确标注修改建议及理由，反馈至采购部汇总。采购部与供应商沟通协调后，形成修改版合同再次提交审核，直至所有部门审核通过。

（三）合同审批与签订

责任部门：采购部、分管领导、总经理（根据合同金额）、供应商

操作步骤：

权限审批：审核通过的合同，根据企业《合同管理办法》履行审批权限：

金额≤10万元：由采购分管领导审批；

10万元＜金额≤50万元：由采购分管领导审核后，报总经理审批；

金额＞50万元：需经总经理办公会集体审议审批。

文本最终确认：审批通过后，采购部向供应商提供最终版合同文本，确认双方无异议，约定签订时间及方式（现场签订或电子签章）。

合同签订：

现场签订：双方授权代表在合同文本上签字（需提供授权委托书），并加盖合同专用章或公章（公章需预留印模备案）；

电子签章：通过合法电子认证服务平台签订，保证电子签章的法律效力。

签订后，采购部留存合同正本至少2份（采购部、财务部各1份），供应商留存副本，同步扫描存档至企业合同管理系统。

（四）合同执行跟踪

责任部门：采购部、业务使用部门、供应商

操作步骤：

履约计划制定：合同签订后3个工作日内，采购部根据合同约定制定《合同执行跟踪表》（见模板二），明确各履约节点（如生产周期、发货时间、到货时间、验收时间）及责任人，同步发送至业务使用部门。

进度跟踪：采购部定期（每周/每两周）与供应商沟通履约进度，确认是否按计划推进，重点跟踪：

大额或定制化采购：供应商生产进度、原材料准备情况；

周期较长采购：是否存在延期风险，需供应商提前书面预警；

物流运输：货物在途状态、预计到货时间，协调收货准备