采购订单处理与验收入库操作手册.docVIP

采购订单处理与验收入库操作手册

引言

本手册旨在规范企业采购订单的、审批、执行及验收入库全流程操作，保证采购活动有序、高效、准确进行，明确各部门职责，保障物料及时、合规入库，为企业生产经营提供可靠物料支持。手册适用于采购部、仓库部、申请部门及相关协作人员。

适用情境

本手册适用于企业各类生产经营所需物料、设备、办公用品等采购项目的订单处理与验收入库管理。具体包括但不限于：生产原材料采购、固定资产购置、MRO物料采购、办公用品采购等场景。当各部门提出采购需求后，从采购订单的发起至最终物料入库并完成信息归档的全过程，均应参照本手册执行。

操作流程与步骤

一、采购需求发起与确认

需求提出：各部门根据实际工作需要，由申请人填写《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、数量、预计到货日期、用途、预算金额等信息，经部门负责人审批后提交至采购部。

需求审核：采购部收到《采购申请单》后，对需求的合理性、准确性及预算符合性进行审核。如需补充信息或调整需求，与申请部门沟通确认。

市场调研与供应商选择：采购部根据物料特性，进行必要的市场调研，选择合格供应商。对于常规物料，可从合格供应商名录中选取；对于新供应商或大宗采购，需进行询价、比价或招标，保证性价比最优。

二、采购订单的与审批

订单制作：采购部根据确认的采购需求及供应商信息，在采购系统中或使用标准《采购订单》模板，制作采购订单。订单内容需与需求及供应商报价/合同一致，包括但不限于：订单编号、供应商全称、联系人、联系方式、物料详细信息（名称、规格型号、编码、单位、数量、单价、金额）、交货期、交货地点、付款方式、质量要求、验收标准等。

订单审核：

采购部负责人*对订单内容的准确性、合规性及供应商选择的合理性进行审核。

如订单金额达到一定标准或涉及重要物资，需提交至财务部及分管领导进行最终审批。

订单下达：审批通过的采购订单，由采购部加盖公司公章（或电子签章）后，正式发送给供应商（可采用邮件、系统推送或书面形式），并保留发送凭证。同时将订单复印件（或电子版）分发至仓库部，以便后续收货准备。

三、订单执行与供应商发货

订单跟踪：采购部负责跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确认供应商是否已接收订单、备货进度、预计发货时间等。

发货通知：供应商根据订单要求组织发货后，应提前将发货通知单（内容包括订单号、物料名称、数量、发货日期、预计到达日期、物流单号等）发送至采购部。采购部收到发货通知后，及时通知仓库部做好收货准备。

四、货物送达与初步接收

到货准备：仓库部收到采购部的到货通知后，根据订单信息准备好验收场地、装卸工具、检验设备（如需要）及相关单据。

货物核对：

供应商送达货物时，仓库收货员*首先核对外包装标识是否与订单信息一致（供应商名称、物料名称、规格型号、订单号等）。

清点货物数量是否与送货单及订单数量大致相符，检查外包装是否完好，有无破损、变形、浸湿、受潮等情况。

如发觉数量不符、包装严重破损或货物明显异常，应立即向采购部及供应商反馈，并拍照留证，根据实际情况拒收或协商处理。

暂收与登记：初步核对无误后，对货物进行暂收，并在《货物到货登记表》上记录到货日期、供应商名称、订单号、物料名称、规格、数量、送货单号、收货人*等信息，并通知质检部门（如需要）进行检验。

五、质量检验与数量确认

检验通知：对于需要检验的物料，仓库部在暂收后及时通知质检部门*安排检验。紧急物料可优先检验。

实施检验：

质检部门根据采购订单、技术标准、图纸或样品要求，对物料的外观、尺寸、功能、成分等进行检验或试验。

检验过程中应做好详细记录，填写《检验记录表》。

检验结果判定：

检验合格：质检人员在《检验报告》或《入库单》上签字确认“合格”。

检验不合格：质检人员在《检验报告》上注明不合格项目、原因，判定“不合格”，并通知采购部及申请部门。采购部负责与供应商沟通退换货、索赔等事宜。

特殊情况（如让步接收）需经相关部门负责人及分管领导*审批后方可放行。

最终数量确认：检验合格后，仓库收货员与送货人员共同打开包装，对物料进行最终清点，保证实际数量与订单、送货单一致。

六、入库处理与信息更新

办理入库：

检验及数量确认无误后，仓库收货员根据实际入库数量，填写《入库单》，注明入库日期、订单号、物料名称、规格型号、单位、入库数量、单价、金额、库位、生产日期/批次号（如适用）、检验状态（合格）等信息，并由仓管员、质检员签字确认。

《入库单》通常为一式多联（如至少三联：仓库联、财务联、采购/申请部门联）。

货物上架：仓库管理员*根据物料特性及库位规划，将合格物料搬运至指定库位，做到“账物相符、标识清晰、堆放有序”。

信息录入与传递：

仓库管理员*在规定时间内将《入库单》信息准确录入企业ERP系统或库存管理软件，更新库存数据。

将《入库单》各联分送