合同管理标准化模板合同签订与履行全流程管理版.docVIP

合同管理标准化模板：合同签订与履行全流程管理版

一、适用范围与典型场景

业务部门因合作需要发起合同签订流程；

法务部门对合同条款进行合规性审核；

财务部门对合同付款条款、发票要求进行审核；

项目负责人跟踪合同履行进度，保证双方权利义务落实；

管理层对重大合同进行决策审批。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：合同需求提出与立项

责任主体：业务部门负责人、需求发起人（如经理）

操作内容：

业务部门根据业务需求（如采购设备、外包服务、合作开发等），填写《合同需求立项表》，明确以下信息：

合同名称（如“项目采购合同”）；

合作对方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；

合同目的、主要标的（货物/服务/工程规格、数量、质量标准等）；

预算金额、资金来源；

履行期限、关键节点要求（如交付时间、验收标准）。

业务部门负责人对需求的必要性、可行性进行初审，签字确认后提交至法务部门或合同管理专员。

输出成果：《合同需求立项表》（含部门负责人签字）。

步骤2：合同起草与初步审核

责任主体：法务部门/合同管理专员、业务部门对接人（如专员）

操作内容：

法务部门或合同管理专员根据《合同需求立项表》，结合企业《合同管理办法》及模板，起草合同文本，核心条款应包括：

双方主体信息（名称、地址、法定代表人/授权代表）；

标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式；

权利义务（如交付验收、付款条件、保密条款、违约责任）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）；

合同生效条件（签字盖章后生效/附条件生效）。

业务部门对接人审核合同内容是否与需求一致，重点核对标的、数量、价格、履行节点等业务条款，提出修改意见并反馈至法务部门。

输出成果：合同初稿（含业务部门审核意见）。

步骤3：合同多部门联合审核

责任主体：法务部门、财务部门、业务部门、分管领导（如总监）

操作内容：

法务审核：重点审核合同条款的合法性、合规性，如主体资格、违约责任是否明确、争议解决方式是否有效、是否存在法律漏洞等，形成《合同审核意见表》。

财务审核：审核合同付款方式、资金安排、发票要求（如“提供增值税专用发票”）、涉税条款、履约保证金等财务相关内容，保证符合企业财务制度。

业务部门复核：确认审核后的合同文本仍满足业务需求，无重大偏离。

分管领导审批：对金额较大或影响重大的合同（如超过万元），由分管领导结合业务重要性、风险等级进行最终审批。

输出成果：《合同审核意见表》（含各部门审核签字、审批意见）、合同修订稿（最终版）。

步骤4：合同签订与生效

责任主体：授权签约代表（如总经理）、法务部门、档案管理部门

操作内容：

确认签约主体：对方企业需提供营业执照复印件、法定代表人证件号码明书（如签约人为授权代表，需提供授权委托书），核对原件与复印件一致性。

签署方式：

纸质合同：双方加盖合同专用章或公章（骑缝章），法定代表人或授权代表签字；

电子合同：通过合法第三方电子签约平台签署，保证电子签章真实有效。

合同生效：自双方签字盖章之日起生效（另有约定除外），法务部门留存合同正本，业务部门、财务部门、档案管理部门留存副本或扫描件。

输出成果：已签订的合同正本、副本，签约过程记录（如签字页扫描件）。

步骤5：合同履行与监控

责任主体：业务部门负责人、项目负责人（如主管）、财务部门

操作内容：

履行跟踪：项目负责人建立《合同履行跟踪表》，记录合同履行关键节点（如交付时间、验收进度、付款节点），定期与对方沟通，保证双方按约定履行义务。

验收与确认：标的交付后，业务部门按照合同约定的质量、数量标准进行验收，形成《验收确认单》，由双方签字盖章确认。

付款管理：财务部门根据合同约定的付款条件（如验收合格后30日内付款），审核《验收确认单》等付款凭证，办理付款手续，留存付款凭证。

风险预警：若对方可能违约（如延迟交付、质量不达标），项目负责人应及时向分管领导汇报，启动风险应对预案（如发函催告、协商变更合同）。

输出成果：《合同履行跟踪表》、《验收确认单》、付款凭证、风险预警报告（如需）。

步骤6：合同变更、解除与终止

责任主体：业务部门、法务部门、分管领导

操作内容：

变更：因业务需要变更合同内容（如标的数量、履行期限），双方需签订《合同变更协议》，明确变更条款，履行与原合同相同的审核、签订流程，原合同相关条款同时失效。

解除：出现法定或约定解除情形（如对方严重违约、不可抗力导致合同无法履行），一方需书面通知对方，说明解除理由，经双方协商一致或通过法律途径确认解除，签订《合同解除协议》，明确善后事宜（如已付款项返还、损失赔偿）。

终止：合同履行完毕或终止后，项目负责人确认双方无未了结事项，形成《合同终止确认书》，归档管理。

输出成果：《合同变更协议》、《合同解除协议》、《合同终止确认书》。

步骤7：