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行政事务审批流程优化操作手册

一、适用范围与典型场景

本手册适用于企业内部各类行政事务的审批流程管理，旨在通过标准化操作提升审批效率、规范管理过程。典型场景包括但不限于：

日常办公物资申领：如文具、设备耗材等采购申请；

会议室及公共资源使用：如会议室预订、办公区域临时占用等；

行政服务支持申请：如车辆调度、维修服务、快递寄送等；

制度执行相关审批：如行政管理制度变更、流程优化建议等；

其他行政类事务：如办公环境调整、固定资产内部调拨等。

二、标准化操作流程详解

（一）申请发起：线上提交申请信息

登录系统：申请人通过企业OA系统或行政管理系统，进入“行政事务审批”模块；

选择事务类型：根据实际需求选择对应审批类型（如“办公物资申领”“会议室预订”等），系统自动关联对应审批模板；

填写申请信息：

基础信息：申请人姓名（*某某）、所属部门、联系方式（内线电话）；

事务详情：具体需求（如“A4纸10箱”“3楼会议室2023-10-2514:00-16:00”）、使用事由、紧急程度（一般/紧急）；

附件：如物资采购需提供规格型号、参考报价，维修服务需提供故障描述照片等；

提交申请：确认信息无误后“提交”，系统自动申请编号（如“XZSP20231025001”）并推送至下一审批节点。

（二）部门审核：初步把关需求合理性

接收审批任务：部门负责人（*经理）在系统收到待办提醒，查看申请详情及附件；

审核内容：

需求真实性：是否符合部门工作实际需求；

资源匹配度：现有物资/资源是否可满足，是否需新增采购；

预算合规性：涉及费用的申请是否符合部门预算标准（如物资采购是否超季度预算）；

审核处理：

通过：“同意”，系统推送至下一审批节点（如行政部专员）；

驳回：填写驳回理由（如“规格型号不符标准”“预算超支”），系统将申请退回申请人，需修改后重新提交；

补充材料：如附件信息不全，“补充材料”，注明需补充内容（如“需提供3家供应商报价单”）。

（三）专业审核：行政部专项评估

接收审批任务：行政部专员（*某某）根据事务类型接收审核任务（如物资采购由物资管理员审核，会议室预订由场地管理员审核）；

审核内容：

物资类：核对规格型号、库存情况（如A4纸是否有库存，需采购时确认供应商资质）；

场地类：检查会议室可用性、设备状态（投影仪、麦克风等是否正常）；

服务类：评估服务资源调配可行性（如公司车辆是否可用，维修人员排期）；

审核处理：

通过：“同意”，推送至终审节点（如行政部负责人）；

特殊情况处理：

库存不足：需采购的物资，同步触发采购流程，系统通知采购专员对接；

冲突解决：如会议室已被预订，主动联系申请人协调其他时间段或场地。

（四）终审审批：行政负责人决策

接收审批任务：行政部负责人（*总监）接收待办提醒，查看全流程审核意见；

审核重点：

重大事项：单次申请金额超过5000元、涉及跨部门协调的事务；

政策合规性：是否符合公司行政管理制度（如“三公经费”管理规定）；

资源统筹：从公司整体资源调配角度评估合理性（如紧急用车是否影响其他部门安排）；

审批处理：

同意：“审批通过”，系统审批结果通知申请人及相关部门；

驳回：注明驳回原因（如“不符合年度预算规划”“与公司行政制度冲突”），退回申请人或部门重新发起；

提级审批：涉及重大事项（如10万元以上采购），系统自动推送至公司分管领导审批。

（五）结果反馈与执行

通知结果：审批通过后，系统通过消息、短信或邮件通知申请人，审批结果同步更新至“进度跟踪表”；

事务执行：

物资类：行政部专员按申请信息发放物资，申请人签字确认领取；

场地类：会议室管理员提前准备设备，使用后申请人签字确认；

服务类：行政部对接供应商或内部资源，按时提供服务（如派车、维修）；

归档管理：审批完成后，系统自动归档申请单、审批记录、附件等资料，保存期限不少于3年。

三、常用模板工具包

（一）行政事务审批申请单

申请编号

申请人

所属部门

联系方式

*某某

行政部

8888

事务类型

□办公物资申领□会议室预订□车辆调度□维修服务□其他______

紧急程度

□一般□紧急

事务详情

（填写具体需求，如：“采购黑色签字笔100支，型号0.5mm，用于部门日常办公”）

使用事由

（说明需求背景，如：“现有签字笔不足，影响文件签署效率”）

附件清单

□规格说明书□报价单□故障照片□其他______

申请人签字

日期

年月日

（二）审批进度跟踪表

申请编号

事务类型

当前节点

处理人

处理意见

处理时间

XZSP20231025001

办公物资申领

部门审核

*经理

同意

2023-10-2510:30

专业审核

*某某

同意，需采购

2023-10-2514:20

终审审批

*总监

同意

2023-10-2516:00