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行业通用采购清单与合同管理模板

一、适用场景与目标群体

企业日常办公物资（如文具、设备耗材）采购；

项目专项采购（如原材料、设备、服务外包）；

长期供应商合作框架协议下的分批采购；

及事业单位的合规采购流程辅助。

目标群体涵盖采购部门、行政部门、项目组、财务部门及法务相关人员，通过标准化模板实现采购全流程的可追溯、可管理。

二、全流程操作步骤详解

1.采购需求发起与审核

操作内容：需求部门（如行政部、项目组）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预算金额及期望交付时间，部门负责人*某签字确认后提交至采购部门。

关键动作：采购部门需核对需求的合理性（如预算是否符合公司规定、规格是否明确），对模糊需求（如“一批办公用品”）要求需求部门补充细节，避免后续争议。

2.供应商筛选与比价

操作内容：采购部门根据采购类型（如公开招标、邀请报价、单一来源采购）开展供应商工作：

公开采购：通过合格供应商库、公开平台发布采购信息；

紧急/小额采购：从3家及以上合格供应商获取报价单；

单一来源采购：需说明唯一性原因（如专利、独家代理），并经采购负责人*某审批。

关键动作：对比供应商资质（营业执照、相关行业许可证）、报价、交货期、售后服务等，形成《供应商比价分析表》，明确推荐供应商及理由。

3.采购清单编制与确认

操作内容：根据确定的供应商及采购细节，编制《采购清单》，逐列填写采购物品/服务的品名、规格型号、数量、单价、金额、技术参数、交付地点、质量要求等信息，需求部门、采购部门、财务部门共同审核签字。

关键动作：采购清单需与合同条款一致，尤其数量、单价、交付时间等核心信息不得遗漏，避免“清单与合同不符”的风险。

4.合同拟定与审批

操作内容：采购部门依据采购清单，使用《合同模板》拟定合同文本，条款包括：

双方主体信息（供应商全称、地址、联系人）；

采购标的（清单明细、技术标准）；

价格与支付方式（总价、分阶段付款节点、账户信息）；

交付与验收（时间、地点、标准、流程）；

违约责任（逾期交付、质量不达标等的处理方式）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖地）。

关键动作：法务部门审核合同条款的合法性与严谨性，重大合同需经公司管理层某审批；最终版本由双方签字盖章（供应商盖章、采购方授权代表某签字并加盖公章）。

5.合同执行与履约跟踪

操作内容：

采购部门向供应商发送《订单确认函》，明确交付时间及要求；

供应商按约定交付后，需求部门组织验收（对照采购清单及合同质量标准），填写《验收确认单》，参与验收人（需求部门、采购部门、使用人）签字；

财务部门凭《验收确认单》、合同、发票（若涉及）办理付款。

关键动作：建立《合同履约跟踪表》，记录交付时间、验收结果、付款进度，对逾期未交付或验收不合格的情况，及时启动违约责任条款。

6.合同归档与资料管理

操作内容：采购部门将采购全流程资料（需求申请表、比价分析表、采购清单、合同文本、验收单、付款凭证等）整理归档，建立《采购合同台账》，记录合同编号、名称、供应商、签订日期、金额、履行状态、归档编号等信息。

关键动作：资料保存期限不少于合同终止后5年，电子档与纸质档同步备份，保证资料可查询、可追溯。

三、核心模板表格示例

表1：采购清单模板

采购项目编号

采购名称

规格型号/服务内容

单位

数量

单价（元）

总价（元）

技术参数/服务要求

交付地点

交付日期

备注

CG-2024-001

办公电脑

ThinkPadX1Carbon

台

10

8,000

80,000

i7处理器/16G内存/512G固态

公司总部

2024-05-20

需预装正版Office

CG-2024-002

清洁服务

办公楼日常保洁

项

1

12,000

12,000

每日8小时，含垃圾清运

公司总部

长期

月结

…

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…

…

…

…

…

…

…

…

合计

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92,000

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需求部门：行政部

采购负责人：*某

审核人：*某

日期：2024-04-15

表2：合同管理台账模板

合同编号

合同名称

供应商名称

签订日期

合同金额（元）

合同类型

履行状态（待执行/执行中/已完成/终止）

验收日期

付款日期

归档编号

备注

HT-2024-056

办公电脑采购合同

科技有限公司

2024-05-03

80,000

货物采购

执行中

2024-05-22

2024-05-30

DA-056

分三期付款

HT-2024-057

清洁服务框架协议

保洁服务有限公司

2024-05-10

144,000

服务采购

执行中

按月验收

按月结算

DA-057

年度合同

…

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…

…

…

…

…

…

…

…

统计

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224,000

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归档人：*某