合同管理标准化操作流程.docVIP

合同管理标准化操作流程工具模板

一、适用业务场景

本流程适用于企业内部各类经济合同的规范化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等类型，涉及业务部门、法务部门、财务部门等多协同场景。具体包括：

业务部门与合作方达成合作意向后，需通过标准化流程签订合同；

企业为实现合同全生命周期管理，防范法律风险与财务风险；

跨部门协作中，明确合同各环节责任分工与时间节点。

二、标准化操作流程详解

阶段一：合同需求发起与前置准备

责任主体：业务部门（需求方）

操作步骤：

明确合作需求：业务部门根据业务目标与合作方沟通合作细节，确定合同主体、合作内容、标的物/服务范围、履行期限、预算金额等核心要素，形成《合作需求说明书》（附件1）。

尽职调查（如需）：对合作方主体资格、履约能力、信用状况等进行核实（可通过国家企业信用信息公示系统、行业信用平台等渠道），保证合作方具备合法签约资质。

内部审批：业务部门负责人审核《合作需求说明书》，确认需求合理性与预算合规性，签字批准后启动合同起草。

阶段二：合同起草与内容审核

责任主体：业务部门（起草）、法务部门（法律审核）、财务部门（财务审核）

操作步骤：

合同起草：

业务部门根据《合作需求说明书》，使用企业标准合同模板（附件2）起草合同文本，明确以下核心条款：

合同主体（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）；

标的物/服务描述（名称、规格、数量、质量标准等）；

权利义务（双方主要责任、交付/验收标准、保密条款等）；

履行安排（时间、地点、方式、进度节点）；

价款与支付（金额、币种、定价方式、支付条件、发票类型等）；

违约责任（违约情形、赔偿计算方式、争议解决方式）；

合同生效与终止条件、附件清单等。

合同内容需语言规范、表述清晰，避免歧义，不得违反法律法规及企业内部制度。

内部审核：

业务部门初审：起草人核对合同内容与需求一致性，保证无遗漏关键条款，部门负责人签字确认。

法务审核：法务部门重点审核合同合法性（如条款是否符合《民法典》《公司法》等规定）、合规性（如是否涉及垄断、不正当竞争等风险）、完整性（如违约责任、争议解决等必备条款是否齐全），并出具《合同审核意见表》（附件3），提出修改建议。

财务审核：财务部门审核价款条款（如支付方式、税务处理是否合规）、违约责任中的财务影响（如违约金是否合理）、资金安排是否符合企业财务制度，签署审核意见。

多轮修改：起草人根据审核意见修订合同文本，再次提交审核直至通过，最终形成《合同审定稿》。

阶段三：合同签署与用印管理

责任主体：行政部（用印）、法定代表人/授权代表（签署）

操作步骤：

签署审批：业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人在《合同签署审批单》（附件4）上联合审批，确认合同文本无误后，报请法定代表人或其授权代表签署。

用印申请：行政部根据《合同审定稿》和《合同签署审批单》，核对合同文本与审批单一致性，确认用印份数（如正本X份、副本Y份），办理用印手续。

正式签署：法定代表人或授权代表在合同文本指定位置签字（或盖章），行政部加盖企业合同专用章（或公章），保证“骑缝章”齐全（多页合同需每页加盖或加盖骑缝章）。

文本分发：签署完成后，行政部将合同正本交业务部门（1份）、财务部门（1份）、法务部门（1份）存档，副本根据合作方需求提供。

阶段四：合同履行与过程跟踪

责任主体：业务部门（执行）、财务部门（付款）、法务部门（风险监控）

操作步骤：

履行跟踪：业务部门指定专人作为合同履行负责人，根据合同约定跟踪合作方履约进度（如交付时间、质量验收），记录《合同履行跟踪表》（附件5），包括履行节点、实际完成情况、存在问题及处理措施。

验收确认：标的物/服务交付后，业务部门组织验收（可邀请技术、质检等部门参与），出具《验收合格证明》（附件6），明确验收结果、时间及参与人员签字。

款项支付：财务部门根据合同约定支付条款及《验收合格证明》，办理付款手续，核对收款方账户信息与合同主体一致，避免支付错误。

异常处理：若合作方违约（如延迟交付、质量不达标），业务部门应及时收集证据（如沟通记录、验收报告），法务部门协助制定应对方案（如发函催告、协商解除、追究违约责任），并报管理层审批。

阶段五：合同变更、解除与归档

责任主体：业务部门（发起）、法务部门（审核）、行政部（归档）

操作步骤：

变更/解除流程：

若需变更合同内容（如履行期限、价款等），业务部门与合作方协商一致后，起草《合同变更协议》（附件7），参照“合同起草与审核”流程审批签署；

若需解除合同，业务部门提出书面解除申请，说明解除原因及依据，法务部门审核解除程序的合法性（如是否符合约定解除条件或法定解除情形），经审批后与合作方签订《合同解除协议》，明确责任划分（如已履行部分的结算、违约金承担等