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会议策划与执行综合工作表

一、适用场景解析

本工具适用于各类会议的全流程管理，包括但不限于：企业内部战略研讨会、客户对接交流会、行业峰会、项目启动会、培训分享会等。无论是小型10人会议还是大型200人以上会议，均可通过此工作表实现目标清晰化、流程标准化、责任明确化，避免会议策划中的遗漏、执行中的混乱，保证会议高效达成预期效果。尤其适合需要跨部门协作（如市场部、行政部、销售部*共同参与）的复杂会议场景，通过统一模板推动信息同步与进度管控。

二、标准化操作流程

（一）需求确认：明确会议“为什么开、为谁开”

操作目标：清晰定义会议核心要素，避免方向偏差。

关键动作：

对接需求方：通过会议需求调研表（见模板1），与发起部门（如市场部负责人张）确认会议目标（如“发布Q4新产品并收集客户反馈”）、类型（如“产品发布会+客户圆桌讨论”）、规模（预计参会人数150人，其中客户80人、内部70人）、时间（建议2024年10月25日，避开节假日）、预算上限（20万元）等核心信息。

输出《会议需求确认函》：与需求方逐项核对无误后签字确认，作为后续策划依据，避免需求反复变更。

（二）方案策划：细化会议“怎么开、在哪开”

操作目标：将需求转化为可执行的落地方案，覆盖时间、地点、人员、物料等全要素。

关键动作：

制定会议议程：根据目标设计环节，如产品发布会需包含签到、开场致辞、产品讲解、互动体验、圆桌讨论、闭幕式等环节，明确每个环节时长、负责人（如“产品讲解”由研发部经理李负责）、所需物料（如PPT、产品样机）。

确定场地与供应商：对比至少3家场地（如酒店会议厅/公司展厅），确认容纳人数、设备（投影仪、音响、麦克风）、配套服务（茶歇、停车位）；筛选供应商（如搭建商、摄影团队），要求提供报价单及案例，优先选择有同类会议服务经验的合作方。

编制预算表：分项列出场地费、搭建费、物料费、餐饮费、人员费等，预留10%-15%备用金应对突发支出（见模板2）。

（三）执行落地：推动会议“按计划进行”

操作目标：保证各环节无缝衔接，现场执行有序。

关键动作：

任务分工与进度跟踪：通过《会议执行分工表》（见模板3）明确各小组职责（如签到组、物料组、技术支持组），设定关键节点时限（如“会前3天完成物料到位确认”），每日通过进度群同步完成情况。

前期准备：

参会人员：发送邀请函（含会议议程、地点、交通指引），收集报名信息（姓名、联系方式、dietary需求），制作胸牌、座位表；

物料准备：按清单核对物料（如背景板、宣传册、礼品、茶歇），保证数量准确、质量达标（如背景板内容需法务部*审核无误）；

场地布置：提前1天进场搭建，调试设备（音响、麦克风、投影），检查电源、网络稳定性。

现场执行：

签到：设置签到台，采用“电子签到+纸质签到”双备份，引导参会者就座；

流程把控：总控台（由行政部主管王负责）按议程时间推进，各环节负责人提前30分钟到位，技术组全程保障设备运行；

突发情况处理：针对可能的问题（如设备故障、人员迟到）启动预案（如备用设备、联系应急联系人刘*）。

（四）会后总结：评估效果“是否达成目标”

操作目标：沉淀经验，输出成果，为后续会议提供参考。

关键动作：

资料归档：整理会议签到表、照片、视频、PPT、会议纪要等资料，按“年份+会议名称”分类存档（如“2024-产品发布会”）。

效果评估：通过问卷星收集参会者反馈（如“对议程满意度”“建议改进点”），结合会议目标完成度（如“是否收集到50条以上客户反馈”），输出《会议效果评估报告》（见模板4）。

费用结算：整理供应商发票、费用清单，提交财务部*报销，公示最终费用明细。

三、核心工具模板

模板1：会议需求调研表

项目

内容

会议名称

例：2024年Q4新产品发布会

发起部门

市场部*

需求方联系人

张*（1385678）

会议目标

1.发布Q4核心产品；2.收集客户对产品的改进建议；3.维护客户关系

会议类型

产品发布会+客户圆桌讨论

预计参会人数

150人（客户80人，内部70人）

参会人员范围

客户（重点客户、行业合作伙伴）、公司内部（管理层、研发、销售、市场团队）

建议会议时间

2024年10月25日（周五）9:00-17:00

建议会议地点

市中心五星级酒店会议厅（需容纳150人+茶歇区）

预算上限

20万元

特殊需求

1.需配备同声传译设备（针对外籍客户）；2.提供定制化礼品（印公司LOGO）

需求方签字

___________日期：___________

模板2：会议预算表

费用类别

明细

预算金额（元）

实际金额（元）

备注

场地费

五星级酒店会议厅（1天）+茶歇（2次）

80,000

含基础设备（投影、音响）

搭建费

舞台搭建、背景板设计制作、签到台布置

30,000

尺寸：6m×3m背