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行政会议策划及组织工作清单

一、适用会议类型与场景

本清单适用于企业内部各类行政会议的策划与组织工作，包括但不限于：

常规管理会议（如月度/季度工作例会、年度总结会）

专项工作会议（如项目启动会、跨部门协调会、制度宣贯会）

临时应急会议（如突发问题处理会、紧急任务部署会）

仪式性会议（如年会、表彰会、新员工入职见面会）

二、会议策划与组织全流程操作说明

（一）会前筹备阶段

步骤1：明确会议核心目标与范围

确定会议需解决的核心问题（如决策、通报、讨论、培训等），避免目标模糊导致会议低效。

定义会议范围：明确是否需要跨部门参与、是否需外部嘉宾（如客户、专家）加入。

步骤2：确定会议基本信息

时间：优先选择参会人员普遍空闲的时段（如工作日上午9:00-11:00，避开午休前后），紧急会议需提前24小时以上通知。

地点：根据会议规模选择会议室（小型会议可选用独立办公室，大型会议需提前预定多功能厅），确认会议室设备（投影仪、麦克风、白板）可用性。

形式：明确线下/线上/hybrid（线上线下结合）形式，线上会议需提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom）稳定性。

步骤3：拟定参会人员名单

必邀人员：会议议题直接相关的决策层、执行负责人（如部门经理、项目负责人）。

可选人员：需知晓会议内容的支持人员（如记录员、后勤保障人员），避免无关人员参会浪费时间。

提前与关键参会人员确认时间冲突，必要时调整会议安排。

步骤4：制定详细会议议程

按逻辑顺序排列议题（如先通报进度，再讨论问题，最后决策），每个议题明确“负责人”和“预计时长”。

示例议程：

序号

议题内容

负责人

预计时长

备注（如需提前准备材料）

1

上月工作总结汇报

*经理

30分钟

需提交数据报表

2

本月重点项目难点讨论

*主管

40分钟

提前准备问题清单

3

下一阶段任务部署

*总监

20分钟

步骤5：准备会议物料与资料

必备物料：签到表、会议议程表、纸笔、矿泉水、会议资料（纸质版/电子版，提前1天发送至参会人员邮箱）。

特殊物料：投影仪幕布、激光笔、会议横幅（如需）、投票器（如需表决）。

线上会议：提前分享会议、测试麦克风/摄像头，提醒参会人员提前登录设备。

步骤6：发送正式会议通知

通知内容需包含：会议名称、时间、地点/、议程、参会人员、需提前准备的材料、联系人及联系方式。

发送时间：常规会议提前3天发送，紧急会议提前24小时发送，重要会议可电话二次提醒关键人员。

（二）会中执行阶段

步骤1：签到与入场引导

线下会议：门口设置签到台，发放会议资料，引导参会人员入座（按部门或职级安排座位，重要领导居中或前排）。

线上会议：提前10分钟开启会议室，主持人引导参会人员测试设备，提醒开启摄像头/麦克风。

步骤2：会议开场与纪律强调

主持人开场（5分钟内）：明确会议目标、议程及时长要求，强调会议纪律（如手机静音、发言前举手、避免无关讨论）。

步骤3：按议程推进会议

每个议题由负责人汇报，主持人控制发言节奏，避免超时（可设置计时器）。

需讨论的议题，引导参会人员聚焦问题，避免偏离主题；对争议点及时总结，必要时举手表决。

关键信息安排专人记录（如会议纪要员，记录决议、行动项、负责人及时限）。

步骤4：处理突发情况

设备故障：提前准备备用设备（如备用麦克风、投影仪），技术人员现场支持。

人员迟到：主持人可根据议程灵活调整，重要人员迟到时可先推进其他议题。

讨论僵局：主持人适时介入，引导双方换位思考或暂时搁置争议，后续小范围沟通。

步骤5：会议总结与收尾

主持人总结核心决议、行动项及负责人，明确后续跟进时间。

宣布会议结束，提醒线上参会人员退出会议室，线下会议有序离场，回收会议资料（如需保密）。

（三）会后跟进阶段

步骤1：整理会议纪要

24小时内完成会议纪要，内容包括：会议基本信息、参会人员、缺席人员及原因、各议题讨论要点、决议事项、行动项（任务描述、负责人、完成时限）。

示例行动项：

任务描述

负责人

完成时限

备注

提交Q3销售数据报表

*专员

9月30日

发送至*经理邮箱

优化项目排期方案

*主管

10月8日

需协调研发部

步骤2：分发会议纪要与任务确认

将会议纪要发送至所有参会人员及相关领导，抄送需配合执行任务的部门负责人。

对行动项负责人进行一对一确认，保证理解任务要求及时限。

步骤3：跟踪任务进度

建立“任务跟进表”，在截止日前2天提醒负责人，逾期未完成需上报原因并调整计划。

重要任务每周同步进度至会议决策层，保证会议成果落地。

步骤4：会议资料归档

将会议通知、议程、签到表、纪要、相关材料整理归档（电子档存共享文件夹，纸质档装订存档），保存期限不少于1年。

三、会议管理实用模板

模板1：会议基本信息表

会议名称

类型（例：月度例会）

日期

2023年月日

时间

上午9:00-1