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企业物资采购审批及记录表格标准版

一、适用范围与典型场景

本工具模板适用于各类企业（含中小型企业、集团各子公司、事业单位等）的日常物资采购管理场景，涵盖办公用品、生产设备、原材料、服务类采购（如维修、咨询）等全品类物资。具体典型场景包括：

常规采购：部门因业务需要申请采购日常办公耗材（如纸张、文具）、生产辅料等；

专项采购：企业固定资产购置（如电脑、machinery）、项目专用物资采购；

紧急采购：突发情况下的应急物资采购（如设备故障急需更换的零部件）；

供应商结算：采购完成后基于审批记录进行付款、对账及财务归档。

通过标准化表格，可规范采购流程、明确审批责任、保证采购可追溯，同时提升采购管理效率与合规性。

二、采购流程操作步骤详解

（一）需求发起与部门初审

需求提出：申请人（部门经办人）根据实际业务需求，填写《企业物资采购申请及审批表》（详见第三部分模板），明确以下信息：

物资名称、规格型号、数量、预估单价及总价；

采购用途（需注明具体使用项目/部门）；

期望到货时间（如无特殊要求可填“不急”）。

部门负责人审核：申请人将表格提交至本部门负责人（部门负责人），部门负责人需核实：

采购需求是否与部门工作计划匹配；

数量、规格是否合理，是否存在重复采购；

预算是否在部门年度/月度预算范围内（如需预算前置审批，需先完成预算流程）。

审核通过后，部门负责人在“部门审批”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人调整。

（二）采购申请提交与采购部审核

提交申请：部门审批通过后，申请人将《采购申请及审批表》提交至采购部（采购经办人），同时附上相关支撑材料（如：固定资产采购需附设备参数说明、技术要求；服务类采购需附服务方案等）。

采购部审核：采购部重点审核：

采购物资的合规性（是否属于企业集中采购目录、是否符合采购政策）；

供应商选择方式（根据采购金额及企业制度，确定采用询价、比价、招标或直接采购）；

预估价格的合理性（参照历史采购数据、市场行情或第三方报价）。

审核通过后，采购部在“采购部审核”栏签字；若需调整采购方式或供应商，需与申请人沟通后修改。

（三）分级审批与权限确认

根据采购金额及物资重要性，企业需设置分级审批权限（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：

低值采购（金额≤5000元）：由采购部负责人（采购部经理）审批，在“采购负责人审批”栏签字；

中等采购（5000元＜金额≤50000元）：除采购部负责人审批外，需提交至财务部（财务经理）审核预算，再由分管副总（分管副总）审批；

重大采购（金额＞50000元或关键设备采购）：需经总经理（总经理）审批，必要时提交至总经理办公会集体决策。

审批人需在收到申请后1-2个工作日内完成审批，逾期未视为默认通过（需在制度中明确）。

（四）供应商选择与合同签订

供应商确定：采购部根据审批通过的采购方式，开展供应商比选/招标：

询价/比价：至少邀请3家合格供应商提供报价，填写《供应商比价记录表》（可作为附件）；

招标：按企业招标流程发布招标公告、开标评标，确定中标供应商。

合同签订：供应商确定后，采购部牵头拟定采购合同（需经法务或指定人员审核），合同中需明确：物资名称、规格、数量、单价、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，将复印件附于《采购申请及审批表》后。

（五）物资验收与入库

到货验收：物资送达后，由采购部（采购经办人）、使用部门（申请人/指定验收人）、仓库管理员（仓库主管）共同验收，核对：

物资名称、规格型号、数量是否与采购单一致；

质量是否符合合同约定（如提供检测报告、试用功能等）；

包装是否完好、配件是否齐全。

填写验收单：验收合格后，三方共同在《物资验收单》（可作为附件或表格内置栏）签字确认；若不合格，需当场注明问题并联系供应商退换货，同时记录退换货流程。

办理入库：仓库管理员凭验收单办理入库手续，更新库存台账，并在《采购申请及审批表》“入库情况”栏填写入库单号、入库数量及日期。

（六）付款申请与财务归档

付款申请：采购部根据合同约定及验收情况，填写《付款申请单》，附《采购申请及审批表》《物资验收单》《采购合同》《发票》等材料，提交至财务部。

财务审核与付款：财务部审核单据的完整性、合规性（如发票抬头、税号是否正确，付款条件是否达成），确认无误后按流程办理付款，并在《采购申请及审批表》“付款情况”栏填写付款日期、金额及凭证号。

资料归档：采购部将《采购申请及审批表》及所有附件（比价记录、合同、验收单、发票等）整理成册，按“年份-月份-申请单号”编号归档，保存期限不少于3年（或按企业档案管理规定执行）。

三、标准模板表格说明

企业物资采购申请及审批表

基本信息

申请单号

（由采购部按规则填写，如“CG-YYYY-MM-X”）

申请部门

申请人

联系电话

申