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合同管理标准化模板及条款审查清单

一、适用范围与典型应用场景

对外采购原材料、设备或服务时与供应商签订的买卖/服务合同；

向客户销售产品或提供服务时签订的销售/服务合同；

与合作伙伴共同开展项目时签订的合作开发、联营合同；

企业租赁办公场所、生产设备或对外租赁资产时签订的租赁合同；

委托第三方进行研发、设计、咨询等服务时签订的委托合同；

其他涉及双方权利义务、需通过书面形式明确的法律关系场景。

二、标准化操作流程指引

（一）合同准备阶段

需求对接与资料收集

业务部门明确合作需求（如标的物规格、服务内容、数量、预算、履约期限等），填写《合同需求审批单》，经部门负责人*审批通过后启动合同起草。

收集合作方主体资格材料：营业执照（需加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若签约人为非法定代表人）、特殊行业资质（如食品经营许可证、建筑施工资质等），保证材料在有效期内且与合同主体一致。

确定合同类型与基本框架

根据合作性质选择对应合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），或基于模板框架起草非标合同。

明确合同核心要素：合同主体（甲方/乙方）、合同编号（规则：年份-部门代码-序号，如“2024-CG-001”）、签订时间、签订地点。

（二）条款审查阶段

形式审查

检查合同文本是否完整（含封面、附件、签字页等），页码是否连续，关键条款（如金额、期限、违约责任）是否无涂改（若有涂改需双方盖章确认）。

确认合同文本份数是否符合要求（如正本2份，双方各执1份；副本若干份用于备案）。

实质审查（核心环节）

主体资格审查：核对合作方名称与营业执照是否一致，是否存在股权关联、失信被执行人、经营异常等情况（可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道初步核查）。

标的与描述审查：明确标的物名称、规格、型号、数量、质量标准（需引用国家标准、行业标准或双方约定标准），避免使用“大约”“优质”等模糊表述。

权利义务审查：双方权利义务是否对等，如甲方的付款义务与乙方的交付/服务义务是否明确，验收标准、流程及时间节点是否具体（如“乙方交付后5个工作日内，甲方完成验收并出具书面验收报告”）。

价款与支付审查：金额大小写是否一致，支付方式（银行转账/支票）、支付节点（如“预付款30%，验收合格后付65%，质保期满后付5%”）、账户信息（户名、账号、开户行）是否准确，避免约定“现金支付”（大额交易需通过公户转账）。

履约期限与地点审查：起止时间是否明确（如“2024年1月1日至2024年12月31日”），履行地点（如“甲方所在地项目现场”）是否便于确定管辖。

违约责任审查：违约情形是否全面（如逾期交货、质量不符、迟延付款等），违约金计算方式是否合理（一般不超过实际损失的30%，避免“过高”或“过低”），是否约定定金条款（定金不超过主合同标的额的20%，且与违约金不可并用）。

保密与知识产权审查：保密范围、期限（如“合同终止后3年内”）是否明确，知识产权归属（如“研发成果归甲方所有”）是否清晰，是否限制对方后续使用相关技术/信息的权利。

争议解决审查：优先约定“向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”，或选择明确、唯一的仲裁机构（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”），避免约定“由双方协商解决”（无强制执行力）。

不可抗力与合同解除审查：不可抗力范围（如自然灾害、战争等）是否合理，通知与证明义务是否明确，合同解除条件（如“一方违约超过30日且未补救”）是否具体。

会签与修订

审查完成后，将合同文本发送至业务部门、财务部门、法务部门（或合规部门）会签，各部门需在2个工作日内反馈意见。

根据会签意见修订合同，重大条款变更需重新履行审批流程，保证所有部门无异议后形成终稿。

（三）签订与用印阶段

用印申请与审批

填写《合同用印申请表》，附合同终稿、会签记录、对方主体资格材料，经法务专员、分管领导审批后，到印章管理部门加盖合同专用章或公章（严禁以部门章代替公章签订合同）。

合同交换与存档

双方签字盖章后，正本合同由双方各执1份，副本由业务部门、财务部门、法务部门（或档案管理部门）分别存档；电子版合同同步至企业合同管理系统，保证可追溯。

（四）履约与归档阶段

履约跟踪

业务部门负责跟踪合同履行进度，定期向法务部门、财务部门反馈履约情况（如交付时间、验收结果、付款状态），对逾期履约、违约行为及时收集证据（如催告函、验收报告、沟通记录）。

变更与解除管理

合同履行中需变更的，双方应签订《补充协议》，明确变更内容、生效条件；需解除合同的，协商一致后签订《解除协议》，约定财产返还、违约责任等事项。

归档管理

合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、附件、履约记录（如付款凭证、验收报告）、变更/解除协议等整理成册，移交档案管理部门保存，保存期限不少于合同终止后5年（涉及知识产权、重大